Khi bạn đang đóng vai trò một nhà tư vấn cho một công ty mà bạn chưa có cơ hội làm việc với bất kỳ thành viên nào, hoặc bạn đang bắt đầu với công việc Business Analyst cho một dự án mới với những đối tượng liên quan (stakeholder) mới, bước đầu quan trọng nhất là bạn xây dựng mối quan hệ với các đối tượng liên quan của bạn. Không những bạn muốn họ tin tưởng bạn, bạn cũng muốn cho họ biết bạn đang thích thú và bạn sẵn sàng nhận bất kỳ sự chuyển giao thông tin nào từ họ. Bạn cũng muốn có thể xây dựng sự tin tưởng để tạo tầm ảnh hưởng và tác động đến dự án sau này. Vậy làm thế nào để xây dựng mối quan hệ với Stakeholders ?

Trong quá trình nhiều năm làm việc, tôi đúc kết được những kinh nghiệm riêng cho mình, xây dựng một số cách để tiếp cận tình huống này.

• Thể hiện sự chuyên nghiệp, luôn vui vẻ cởi mở.

Công việc đầu tiên tôi thường làm là giới thiệu bản thân – Tôi thể hiện khuôn mặt luôn hiện diện sự chân thành và tươi vui đến họ. Tôi chủ động bắt tay với họ – Thể hiện sự quan tâm đến họ. Điều này diễn ra một cách tự nhiên với tôi, cách mà tôi đã đầu tư nhiều thời gian thực hành trong các dự án trước đó, kể cả việc giao tiếp hàng ngày với các đồng nghiệp trong công ty. Các stakeholder sẽ nhận ra ngay sự thiện cảm này trong phút đầu tiên. Cách tôi nói chuyện, truyền đạt thông tin tích cực, chủ động lắng nghe, suy nghĩ về các rào chắn và cả chiến thắng cho tất cả các bên với tư cách như một người bạn.

• Thể hiện sự quan tâm.

Khi tôi nói chuyện với các bên liên quan về các cuộc họp kế tiếp, tôi luôn tận dụng thời gian thích hợp để đan xen vào các câu hỏi cá nhân kiểu như: Anh, chị đã gắn bó với công việc ở công ty lâu chưa? Nếu tôi phát hiện bên liên quan có đeo nhẫn cưới thì tôi hay hỏi, anh chị đã lập gia đình lâu chưa và có được mấy cháu?… Tôi tận dụng sự quan tâm và hài hước của mình để kéo mọi người ra khỏi những phút giây căng thẳng trong phiên họp.

• Chuyển giao thông tin rõ ràng, đúng thời điểm.

Ở thời điểm tôi bắt đầu chuyển giao thông tin, họ cũng bắt đầu thấy những gì tôi có thể làm, tôi luôn dẫn dắt cuộc trò chuyện theo hướng này và đặc biệt nhất là tôi luôn chuyển giao thông tin kịp thời hoặc sớm hơn. Nếu tôi không thể chuyển giao thông tin kịp thời thì tôi sẽ thảo luận mặt-đối-mặt với họ để đàm phán lại thời gian chuyển giao phù hợp. Họ bắt đầu thấy tôi liên quan đến dự án như thế nào và cũng bắt đầu tin tưởng hơn với sự tập trung và thích thú của bản thân tôi đang hiện ra trước mặt họ.

Khi rào chắn, vấn đề xảy ra, thì đây là thời gian để kiểm chứng sự tin tưởng mà bản thân mình vừa xây dựng được trong con mắt của các đối tượng liên quan. Bạn sẽ làm gì với tình huống này?

– Bạn suy nghĩ tiêu cực hay bạn đang tìm kiếm sự sáng tạo bên trong tình huống?

– Bạn có ủng hộ họ để cùng tìm kiếm một kết quả tích cực?

– Họ có thực sự hài lòng với kết quả đầu ra?

Tất cả điều này tiếp tục xây dựng sự tin tưởng từ các stakeholder về bạn.

Cuối cùng, chỉ cần bạn thể hiện sự trung thực với các bên liên quan. Bạn không nên giải quyết vấn đề như kiểu nói những thứ mà họ muốn nghe, thay vì đó bạn tập trung nói những thứ mà tạo ra sự chân thật với tin tưởng, những thứ thật sự cần thiết đi sâu vào vấn đề. Sự tin tưởng sẽ được đảm bảo cho bạn và các stakeholder có được sự thành công trong dự án.

Bạn thấy đó, khi bạn xây dựng được sự tin tưởng với các bên liên quan trong dự án, với đồng nghiệp của bạn, với quản lý của bạn thì bạn đã tạo ra cho mình một lợi thế hơn các thành viên khác. Làm việc trong môi trường có sự tin tưởng cao, thì mọi người sẽ cởi mở trong giao tiếp, chia sẻ thông tin và nhiều khi sẵn sàng cùng nhau để xử lý rào cản. Chắc bạn cũng đồng ý với tôi rằng “Bạn rất thích làm việc với người mà bạn tin tưởng” phải không?, đó là bước ngoặc của sự thành công.

Tuỳ Phong – APEX Global Corporation