Bạn là người mới bắt tay vào nghề chuyên viên phân tích kinh doanh (Business Analyst – BA), hay bạn là người có nhiều năm kinh nghiệm chuyên nghiệp ở lĩnh vực này, chuẩn bị để giải quyết nhưng loạt câu hỏi phổ biến thường được nhà tuyển dụng dùng để phỏng vấn vị trí BA. Sự chuẩn bị tốt có thể đảm bảo cho bạn sẵn sàng gây ấn tượng với nhà tuyển dụng khi bạn đang tìm kiếm cho mình một cơ hội mới để phát triển nghề nghiệp.
Công việc của vị trí chuyên viên phân tích kinh doanh ở mỗi công ty thường có nhiều điểm khác nhau. Nhưng có một số câu hỏi mà bạn có khả năng nghe ở bất kỳ cuộc phỏng vấn cho vị trí này. Làm quen với những gì bạn đang có với những gì bạn có thể bị hỏi sẽ giúp bạn có một cuộc phỏng vấn thành công.
1) Theo bạn đau là điểm mạnh của một Business Analyst?
Cho đến giờ phân tích kinh doanh là một nghề đang được hoàn thiện và rất đa dạng. Người tuyển dụng muốn biết bạn nhận thức được những kỹ năng nào là cần thiết để thành công với công việc. Bạn có thể viết riêng cho mình một dánh sách những kỹ năng cần thiết cho một BA. Nhưng bạn cần thể hiện rõ với người tuyển dụng biết đâu thuộc tính công việc kỹ thuật và phi kỹ thuật mà bạn có thể đảm trách công việc một cách tốt nhất.
Bảng mô tả công việc từ công ty tuyển dụng cung cấp cho bạn nhưng đầu mối những kỹ năng mà nhà tuyển dụng đang quan tâm cho vị trí bạn đang ứng tuyển. Tìm hiểu những gì mà bạn có thể tìm thấy về văn hoá công ty, những sản phẩm chủ lực, quy trình làm việc,… thông qua website công ty, internet giúp, bạn bè,… Điều này giúp bạn định hình một cách sâu sắc về công việc tương lai mà bạn đang ứng tuyển.
2) Cho tôi biết cách tiếp cận dự án điển hình của bạn trong quá khứ?
Người tuyển dụng muốn đảm bảo rằng bạn có một sự hiểu tổng quán về quá trinh lập kế hoạch phân tích kinh doanh cho một dự án cụ thể. Bạn cần nói rõ các giai đoạn của dự án liên quan đến nghiệp vụ, các kết quả đầu ra có thể chuyển giao cho mỗi giai đoạn, cách quản lý soát rủi ro có thể gặp phải liên quan đến yêu cầu nghiệp vụ, cách tiếp cận để thu thập yêu cầu và phân tích, cách quản lý mối quan hệ với các bên liên quan (stakeholders), xác định nơi lưu trữ và phân phối tài liệu liên quan,…
Bạn có thể tham khảo quá trình lập kế hoạch phân tích kinh doanh trong website của chúng tôi.
3) Làm sao bạn xử lý với một tình huống khó khăn với các bên liên quan (stakeholders)?
Nhà tuyển dụng đang cố gắng đánh giá kỹ năng mềm của bạn, đặc biệt là kỹ năng giao tiếp và khả năng tương tác của bạn với các bên liên quan. Họ hiểu rất rõ vai trò chuyên viên phân tích kinh doanh cần phải làm việc với nhiều đối tượng có chuyên môn, lĩnh vực khác nhau ở bên trong lẫn bên ngoài dự án. Mỗi nhóm đối tượng có quan điểm, mục tiêu khác nhau, nơi mà kỹ năng phi kỹ thuật là chìa khoá giúp các BA thành công.
Bạn nên chuẩn bị một tình huống khó mà mình đã gặp trong quá khứ và chia sẻ cách xử lý gọn gàng của mình để họ thấy cách xử lý tình huống của bạn.
4) Bạn cho biết những công cụ, hệ thống nào mà bạn có cơ hội làm việc?
Bạn cần dẫn chứng các công cụ cụ thể và làm sao bạn đã sử dụng chúng. Nếu bạn đề cập đến một hệ thống mà nhà tuyển dụng đang dùng thì bạn cần chia sẻ rõ kinh nghiệm của mình với tới người tuyển dụng. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm sử dụng hệ thống mà công ty tuyển dụng đang dùng thì bạn cần thảo luận với người tuyển dụng về cách tiếp cận để học chúng nhanh chóng.
Bạn có thể tìm hiểu trên mạng những công cụ, hệ thống đang sử dụng cho quá trình phân tích kinh doanh trên internet để dùng thử và tích luỹ kinh nghiệm.
5) Bạn có thể sát định nhưng loại diagram nào thường được các Business Analyst sử dụng phổ biến nhất?
Một lần nữa, nhà tuyển dụng muốn đảm bảo bạn đang có những kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc, và biết được trường hợp nào, các hoạt động phức tạp cần mô hình hoá bằng sơ đồ.
Bạn có thể tìm kiếm trên internet về các xu hướng sử dụng diagram phù hợp với từng loại dự án để tích luỹ kinh nghiệm.
6) Bạn cho tôi biết cách bạn xử lý sự thay đổi của yêu cầu trong dự án?
Kỹ năng tư duy logic của bạn đang được nhà tuyển dụng thách thức ở câu hỏi này. Khi bạn trả lời, bạn cần nổi bật làm thế nào bạn đã đáp ứng sự thay đổi trong tình huống một cách chu đáo nhất. Bên cạnh đó nhà tuyển dụng cũng đang muốn nhìn thấy cách bạn thể hiện trách nhiệm với sự thay đổi liên quan đến yêu cầu.
Một câu trả lời tiềm năng mà tôi tin bạn có thể thuyết phục được nhà tuyển dụng như: “Trước tiên, tôi sắp xếp lại độ ưu tiên những yêu cầu thay đổi, phạm vi của thay đổi và phân tích sự ảnh hưởng đến dự án. Kế tiếp, tôi phân tích sự ảnh hưởng đến chi phí của dự án, thời gian bị ảnh hưởng và nguồn lực cần để thay đổi. Cuối cùng, tôi đanh giá lại phạm vi thay đổi có tạo ra các sự ảnh hưởng mới đến những kỹ thuật đang áp dụng hoặc kiến trúc hệ thống, thiết kế chức năng, công việc phát triển và kiểm thử”
Nếu bạn có kinh nghiệm sử dụng Requirement Traceability Matrix (RTM) thì bạn dễ dàng vượt qua câu hỏi này một cách hoàn hảo.
7) Theo bạn tại sao flowchart lại quan trọng?
Nhà tuyển dụng đang cố gắng đánh giá cách bạn sẽ giao tiếp như thế nào với các thành viên trong đội dự án, nhất là đối với người làm kỹ thuật. Một câu trả lời phù hợp ở đây là: “flowchats đóng một va trò quan trọng để giải thích các khái niệm, các quy trình phức tạp cho đội kỹ thuật và các bên liên quan khác. Flowchart sẽ tạo ra các thành viên một cách nhìn trực quan để đảm bảo cả đội kỹ thuật và phi kỹ thuật có chung một cách hiểu đúng giống nhau”.
8) Bạn cho tôi biết cách quản lý thời gian của bạn?
Một lần nữa nhà tuyển dụng muốn xác định tính kỹ luật trong công việc của bạn, khả năng sắp xếp độ ưu tiên trong công việc, khả năng tạo niềm tin với các bên liên quan trong dự án để giữ cam kết của bạn với công việc.
Bạn có thể kể một ví dụ về cách bạn bắt đầu một ngày mới, cách bạn xử lý công việc trong ngày và những ghi chú công việc ở cuối ngày. Nhà tuyển dụng sẽ hình dung rõ khả năng quản lý thời gian của bạn.
9) Khi nào thì công việc yêu cầu nghiệp vụ mới gọi là hoàn thành?
Đây là câu hỏi ưu thích của nhiều nhà tuyển dụng (trong đó có tôi) khi phỏng vấn ứng viên cho một vị trí chuyên viên phân tích kinh doanh để sàn lọc ứng viên phù hợp. Sẽ có nhiều ứng viên không trả lời câu hỏi này một cách rõ ràng hoặc đưa ra đâu là điều kiện để xác định hoàn thành một tập hợp các yêu cầu nghiệp vụ cần.
Hãy chuẩn bị câu trả lời như cách bạn thấy những nỗ lực phân tích kinh doanh xuyên suốt từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc và bạn biết điều kiện để kết thúc là gì? Kết thúc ở đây có nghĩa là tập hợp các kết quả của yêu cầu nghiệp vụ đầu ra đã rõ ràng, phù hợp với nhu cầu kinh doanh (business needs), được duyệt bởi những người chịu trách nhiệm và được xác nhận của nhóm giải pháp.
10) Bạn có câu hỏi nào cho tôi?
Là một nhà phân tích kinh doanh, đòi hỏi bạn sẽ đặt câu hỏi rất nhiều trong các cuộc phỏng vấn để thu thập yêu cầu. Không có cơ hội nào tốt hơn để áp dụng kỹ thuật quan sát để nắm được kỳ vọng của doanh nghiệp cho vị trí này và chứng minh với nhà tuyển dụng khả năng đặt câu hỏi chu đáo, thông minh hơn là bạn đang cố gắng hoàn thành một cuộc phỏng vấn. Người phỏng vấn đang đặt họ vào vai khách hàng và đang chờ đợi bạn khai thác thông tin như thế nào để đánh giá lại một lần nữa những gì họ đang đánh gia bạn đến thời điểm này.
Nếu bạn có cơ hội này thì bạn nên đặt vài câu hỏi (thay vì một). Bạn cố gắng kéo cuộc phỏng vấn thành cuộc đối thoại để bạn chia sẻ thêm về những điểm mạnh, những đề xuất của mình. Bạn nên sử dụng kỹ năng lăng nghe tích cực để người phỏng vấn có thể hình dung và hiểu điều bạn đang muốn chia sẻ. Đây là thời gian thích hợp để bạn thể hiện kỹ năng gợi mở (elicitation skill) yêu cầu, nó không chỉ đơn giản chỉ một vài câu trả lời.
Các buổi phỏng vấn cho vị trí Business Analyst luôn có nhiều điểm đặc biệt hơn các vị trí khác. Đơn giản là vị trí này thực thi phân tích kinh doanh cho doanh nghiệp, cho khách hàng. Nếu vai trò này thực hiện công việc không thành công thì sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến công việc kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhưng đây là một công việc khá thú vị, nếu ví mỗi doanh nghiệp là một tảng băng trôi, thì bạn có cơ hội khai phá phần chìm của tảng băng, và không có tảng băng nào giống tảng băng nào và giúp tảng băng đi về mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được. Hãy chuẩn bị một cách tốt nhất để chinh phục nhà tuyển dụng bằng năng lực của chính bạn.
Tuỳ Phong – APEX Global Corporation
APEX Global thường xuyên tổ chức khoá đào tạo về Business Analysis Professional. Bạn có thể tham khảo lịch đào tạo ở link Public Training Schedule. Hoặc đọc thêm các bài viết chuyên đề về kỹ năng nghề, kỹ năng mềm, kỹ năng quản lý, xu thế công nghệ,… liên quan đến CNTT ở link APEX Global News.
Để được tư vấn thêm về các khoá đào tạo của APEX Global, bạn hãy gọi hoặc email đến: (+84-8) 62 718 187; [email protected]
