Issue là một điều không thể tránh khỏi trong quản lý dự án CNTT. Khi Issue xảy ra thì có thể gây ra gián đoạn công việc và ảnh đến kế quả chung của dự án. Khi Issue xảy ra thì cả đội dự án cần tập trung xử lý để tiến trình công vệc trong dự án được diễn ra như kế hoạch.
Có rất nhiều Issue được sinh ra từ các Risk (tạm dịch là rủi ro). Nhưng theo quan sát của cá nhân tôi thì rất nhiều nhà quản lý dự án CNTT xem nhẹ việc quản lý Risk, và tối ngày đối diện với các Issue.
Vậy risk là gì? Đó có thể là câu hỏi đang nổi lên trong đầu của bạn. Risk có thể hiểu đơn giản là một sự kiện hoặc một điều kiện nào đó mà không chắc chắn, nhưng khi nó xảy ra thì có giây ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến các mực tiêu của dự án.
Trong khi quản lý Risk trong dự án CNTT là một quy trình lên kế hoạch quản lý risk, xác định risk, phân tích khả năng xảy ra, phân tích tầm ảnh hưởng, chiến lược cho từng risk item, và đưa ra kế hoạch phản hồi phù hợp nếu chúng xảy ra. Quá trình quản lý risk là một quá trình liên tục từ khi dự án bắt đầu cho đến khi dự án đóng lại, việc giám sát và kiểm soát sao cho phù hợp.
Nhưng tại sao phải quản lý risk? Mục tiêu quản lý risk trong dự án CNTT là làm gia tăng khả năng xảy ra và tầm ảnh hưởng tích cực cho dự án, và giảm khả năng xảy ra và tầm ảnh hưởng với những sự kiện bất lợi của dự án. Không phải risk nào cũng bất lợi cho dự án. Còn để nắm lý thuyết thì bạn google thì cả thế giới về hướng dẫn risk hiện ra trước mắt bạn.
Hôm thứ 2 tuần này tôi có đặt câu hỏi trên tường facebook của mình rằng “Với đội dự án CNTT, khi một Risk xảy ra thành Issue, việc cần làm là gì?”. Kết quả phần lớn các nhà quản lý đề cập đến sự quan trọng của việc quản lý risk trong dự án CNTT. Nhưng dường như tôi có cảm giác rằng việc quản lý risk bị xem nhẹ, nhiều khi đó là món xa xỉ với đội dự án.
Hàng tuần ở vai trò Project Manager, bạn có giám sát và đánh giá lại các risk ghi nhận trong risk log? Đây là câu hỏi mà tôi đã từng hỏi nhiều IT Manager đảm nhận vai trò trưởng dự án CNTT. Câu trả lời thường là “có”, hoặc “có, nhưng không thường xuyên”.
Tôi hỏi tiếp câu hỏi phụ: “Theo bạn thì công việc xác định, giám sát, đánh giá risk là công việc của vai trò nào?”. Có nhiều câu trả lời “đó là công việc của Project Manager”. Chắc chắn Project Manager là người đảm nhận chính. Nhưng đây là vấn đề kế hoạch quản lý risk trong dự án mang tính chất đối phó nhiều hơn là làm thật.
Bởi lẻ, thành viên đội dự án là người thực hiện các công việc chi tiết trong dự án, họ là người tiếp xúc trực tiếp với các đối tượng stakeholder trong dự án,… và họ là người biết chính xác biểu hiện của risk có thể xảy ra thành issue.
Ví dụ: Một Business Analyst là người làm việc trực tiếp với quản lý các bộ phận nghiệp vụ, người dùng cuối, họ hiểu rõ được bối cảnh dự án, chính trị trong doanh nghiệp hơn là Project Manager. Thật tuyệt vời khi Business Analyst nắm được các risk trong dự án và tham gia cung cấp thông tin và đánh giá lại risk ở từng thời điểm của dự án.
Một điểm khác, các thành viên tham gia quản lý risk không thường xuyên đánh giá lại khả năng xảy ra, tầm ảnh hưởng của risk item và độ ưu tiên cần giám sát. Có những risk item có thể có độ cao ở giai đoạn đầu, những sẽ có độ ưu tiên thấp ở cuối dự án.
Quản lý risk là công việc cần thiết cho bất kỳ dự án CNTT nào. Mà ở đó Project Manager cần hiểu và giúp thành viên đội dự án hiểu rõ giá trị của công việc này. Danh đủ thời gian cho công việc quản lý risk. Xác định risk, đánh giá risk bằng các phương pháp tiếp theo các best practice quản lý dự án trên thế giới.
Đây là bài viết cùng chủ đề “Thực hành quản lý dự án CNTT“. Các phần đã phát hành của bài viết:
* Phần 1: Tầm quan trọng của việc viết kế hoạch quản lý dự án CNTT
* Phần 2: Các yếu tố quan trọng tạo nên Project Schedule có tính khả thi cao
* Phần 3: Nghệ thuật thiết kế hệ thống quản lý dự án của IT Project Manager
***
Với các Project Manager chuyên nghiệp thì họ ưu tiên chọn quản lý Risk thay vì quản lý Issue. Còn bạn thì sao?
by Cao Trần,
