Yếu tố thực tiễn

Trước khi nói đến đề xuất thì phải xem nhu cầu từ đâu. Hệ thống CNTT sinh ra là để phục vụ cho doanh nghiệp, cho người sử dụng, chứ không phải chỉ riêng về bộ phận IT. Vậy nên, khi đề xuất cần xác định được bài toán đặt ra là gì, giải quyết cụ thể một vấn đề của bộ phận nào nó mà nếu có công nghệ sẽ phục.

Theo kinh nghiệm nhiều năm của mình, ông Phan Văn Anh – IT Manager Perfetti Van Melle Vietnam chia sẻ, thực tế, không đơn giản là lúc nào cũng có ý tưởng, cũng có những báo cáo về các khó khăn của bộ phận khác. Để hiểu rõ nguyên nhân, IT phải “quan hệ”, trực tiếp làm việc với các quản lý của các phòng ban khác. Hãy tận dụng những “buổi ăn trưa” để đặt những câu hỏi xem họ có nhu cầu hay khó khăn đang gặp phải là gì?. Sau khi lấy yêu cầu từ các phòng ban, cần đánh giá xem có khả thi hay không? Nếu có, IT xác định độ ưu tiên mà thiết lập kế hoạch để thực hiện. Công việc này đòi hỏi IT phải là những “cao thủ về tâm lý” và phải đánh đâu thắng đó, chủ động tìm đúng dự án và giải tỏa được các vấn đề đang làm “đau đầu” cho các bộ phận khác trong doanh nghiệp.

Không chỉ là công nghệ, mà còn là quan hệ

Những dự án IT thường hay bị cuốn hút vào những công nghệ mới mẻ thú vị, bởi lẻ nó là đam mê về nghề nghiệp. Tuy nhiên, không phải cứ đưa giải pháp công nghệ mới là tốt và phù hợp vì các sếp luôn có câu hỏi: ứng với giải pháp này thì chi phí đầu tư là bao nhiêu và hiệu quả kinh doanh là gì? Tuy nhiên, dù trả lời được 2 câu hỏi này cũng chưa thể “qua ải” khi đưa ra đề xuất. Giải thích sâu hơn về vấn đề này, ông Phan Văn Anh cũng cho biết: “Để đề xuất được phê chuẩn đôi khi cần một chút chính trị hay nói ví von là phải biết vận động hành lang”. Ông đơn cử một ví dụ mà ông đã từng áp dụng là khi phát hiện hệ thống quản lý phân phối (DMS) quá tải, IT muốn nâng cấp máy chủ và mua thiết bị cân bằng tải phục vụ, nhưng sếp không phải là dân kỹ thuật nên khó thuyết phục. Lúc đó IT cần khéo léo “lôi các bên liên quan vào cuộc”, ví dụ như bộ phận bán hàng vì có liên quan trực tiếp đến dự án của họ. Lúc đó bộ phận bán hàng sẽ góp thêm tiếng nói giúp IT rằng, nếu hệ thống chậm một chút thôi thì cũng đủ cho cả bộ phận này “lên bờ xuống ruộng”. Lúc này, IT chỉ cần “thừa thắng xông lên”, đưa đề xuất cải tiến hệ thống phục vụ bán hàng, đem lại doanh số cho công ty là cần thiết và có ích thì bảo đảm sếp nghe sẽ “phê” và “say yes” ngay.

Trình bày, chi phí và chiến lược

Ông Lê Đình Lâm – IT Director – VASCARA chia sẻ: yếu tố không thuyết phục được lãnh đạo tập trung vào khâu trình bày, IT rất yếu về kỹ năng giao tiếp, để cải thiện vấn đề này thì khi trình bày một giải pháp mới phải chuẩn bị nội dung trình bày rõ ràng, logic và tất cả ngôn từ phải chuyển đổi sang “business”, hạn chế tối đa ngôn từ kỹ thuật. Trước khi triển khai cần nắm rõ về tình hình tài chính của công ty để đưa ra chiến lược đầu tư phù hợp. Ngoài ra, để mọi sự hanh thông, đôi khi phải quan hệ ngoại giao với kế toán để có thông tin nhất định. Những giải pháp bất thình lình thường khó được sếp duyệt và đôi khi đánh giá năng lực IT không nắm được chiến lược kinh doanh phát triển chung và tình hình CNTT hiện tại. Do đó, hay nhất vẫn là “mọi thứ đã được chuẩn bị trước”. Hoạch định chiến lược và ngân sách của bộ phận phải gắn liền với chiến lược tổ chức, thực hiện vào thời điểm năm tài chính để tránh ảnh hưởng dòng tiền.

Ông Lâm chia sẻ thêm, trên thực tế, đôi khi một giải pháp có thể kéo dài nhiều năm, điển hình là ứng dụng ERP mà ông đã áp dụng vào doanh nghiệp. Khi bắt đầu xây dựng hệ thống, bạn cần xem xét nhu cầu và điều kiện đầu tư ERP là gì? Sau đó, phân tích tình hình CNTT hiện tại, dự đoán tương lại trong vòng vài năm tới thì hệ thống sẽ quá tải như thế nào, hậu quả ảnh hưởng ra sao? Để hoàn tất việc này, IT cần phối hợp phân tích, lấy yêu cầu của tất cả phòng ban liên quan, tìm hiểu giải pháp, viết tài liệu tiền khả thi và xin ngân sách đầu tư trong 2- 3 năm tới. Do đó, IT muốn làm gì thì phải có kế hoạch, tốt nhất làm chiến lược trước và chiến lược IT phải dựa trên chiến lược và tình hình phát triển của doanh nghiệp.

Tóm lại, để dự án được duyệt, IT cần phải nỗ lực hơn nữa trong việc đề xuất của phòng ban mình, đặc biệt cần chú trọng các yếu tố về xuất phát mang tính thực tiễn, trình bày theo ngôn ngữ lãnh đạo, gắn kết dự án với tính chiến lược và hoạch định trước kế hoạch và kinh phí của công ty.