Quản lý dự án CNTT là quá trình quản lý, lập kế hoạch và phát triển các dự án công nghệ thông tin.
Các dự án CNTT tồn tại trong nhiều ngành khác nhau, bao gồm phát triển phần mềm, bảo mật thông tin, hệ thống thông tin, truyền thông, phần cứng, mạng, cơ sở dữ liệu và ứng dụng di động.
Các nhà phát triển dự án CNTT cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ, trong khi các nhà quản lý xử lý việc quản lý dự án CNTT chịu trách nhiệm truyền đạt các kỳ vọng và giữ cho các dự án đi đúng hướng và đúng ngân sách để đảm bảo các dự án CNTT chạy trơn tru.
Những thách thức mà các nhà quản lý dự án CNTT phải đối mặt
1. Thời gian và ngân sách
Thời gian và ngân sách là một số thách thức lớn nhất có thể gặp phải trong quản lý dự án CNTT. Nếu không có thời hạn thực tế cho một dự án, có nguy cơ cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ có chất lượng thấp hơn so với khả năng của nó.
Không có nguồn lực để hoàn thành dự án cũng có thể khiến các nhóm và khách hàng gặp khó khăn. Bạn có thể giảm thời gian và các thách thức về ngân sách bằng cách ưu tiên các mục này trong giai đoạn lập kế hoạch.
- Tình huống: Quản lý cấp cao muốn nhóm của bạn thực hiện di chuyển phần mềm toàn công ty trong vòng một tháng, nhưng bạn sẽ cần thêm một tháng vì nhóm của bạn quá nhỏ và thiếu kinh nghiệm để hoàn thành quá trình di chuyển trong khung thời gian đã định.
- Giải pháp: Thông báo cho quản lý cấp cao về tình trạng sẵn sàng và kinh nghiệm của nhóm bạn. Bằng cách đó, ban quản lý có thể chuẩn bị một mốc thời gian thực tế hơn khi giao các dự án CNTT.
2. Phạm vi Creep
Phạm vi leo thang xảy ra khi các mục tiêu ban đầu của dự án bị lu mờ nếu các bên liên quan tiếp tục thêm các yêu cầu và sản phẩm mới. Nó có khả năng làm hỏng một dự án và đòi hỏi phải điều động liên tục.
Để giảm tần suất thay đổi phạm vi, hãy đặt mục tiêu dự án mạnh mẽ ngay từ đầu, có sẵn quy trình kiểm soát thay đổi và cố gắng hết sức để liên lạc với các bên liên quan trong từng bước thực hiện.
- Tình huống: Mục tiêu dự án ban đầu của bạn là cải thiện Wi-Fi ngoài trời tại trụ sở chính của công ty để nhân viên và khách có thể làm việc từ bất cứ đâu. Trong quá trình thực hiện dự án, các bên liên quan yêu cầu bạn mở rộng phạm vi phủ sóng Wi-Fi ngoài trời đến trung tâm điều hành bên kia đường và cũng cho phép khả năng tải xuống.
- Giải pháp: Ban quản lý dự án CNTT có thể đưa ra các mục tiêu dự án rõ ràng ngay từ đầu, vì vậy các bên liên quan của bạn sẽ biết những gì có thể đạt được trong dự án này. Ví dụ: họ sẽ hiểu rằng yêu cầu mở rộng phạm vi phủ sóng Wi-Fi ngoài trời là hợp lý, trong khi yêu cầu khả năng tải xuống là quá rộng.
3. Giao tiếp kém hiệu quả
Bởi vì các nhà quản lý dự án CNTT hoạt động như người trung gian giữa các thành viên trong nhóm, các phòng ban và các bên liên quan, nên việc thông tin sai lệch có thể trở thành một thách thức nếu không có một quy trình có tổ chức để thông báo cho mọi người. Ưu tiên giao tiếp bằng các công cụ quản lý dự án CNTT để dẫn dắt nhóm của bạn đến thành công.
- Tình huống: Công ty của bạn đồng ý hợp tác với một trường học địa phương và cải thiện không gian học tập của họ với khả năng tiếp cận công nghệ ngày càng tăng. Dự án liên quan đến việc lắp đặt Wi-Fi và tặng 100 máy tính cho trường, nhưng quản lý cấp cao của bạn nghĩ rằng bạn chỉ tặng 10 máy tính.
- Giải pháp: Ưu tiên giao tiếp khi bắt đầu dự án. Chia sẻ cập nhật trạng thái dự án thường xuyên với các công cụ quản lý CNTT có thể đảm bảo mọi người đều thống nhất trong suốt vòng đời dự án.
4. Quản lý rủi ro
Quản lý rủi ro của một dự án công nghệ thông tin là một bước cần thiết trong giai đoạn khởi đầu. Trong giai đoạn này, cần phải đưa ra các kế hoạch thay thế nếu các mục tiêu ban đầu không đạt được. Nếu không quản lý rủi ro ngay từ đầu, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc giải quyết vấn đề khi mọi thứ trở nên tồi tệ trong thời gian thực.
- Tình huống: Nhóm của bạn tạo một cổng đặt lịch trực tuyến cho bệnh nhân tại bệnh viện. Bạn dự đoán mọi thứ sẽ diễn ra suôn sẻ, vì vậy bạn bị sốc khi một lỗi trong chương trình khiến bệnh nhân tim phải gặp bác sĩ phụ khoa và bệnh nhân thần kinh phải gặp bác sĩ tiết niệu.
- Giải pháp: Với việc quản lý rủi ro thích hợp, một kế hoạch được đưa ra để giải quyết lỗi nhanh chóng và hiệu quả. Sửa lỗi cũng có nghĩa là đánh giá lại và xác định những rủi ro mới tiềm ẩn do sửa lỗi gây ra. Phân tích rủi ro là một phần thiết yếu của quản lý dự án CNTT—xác định rủi ro trước khi chúng xảy ra.
5. Thay đổi công nghệ
Các dự án CNTT phức tạp có thể mất vài tháng hoặc vài năm để hoàn thành. Một thách thức trong quản lý dự án CNTT là theo kịp công nghệ chuyển đổi khi dự án diễn ra. Phạm vi dự án của dự án CNTT phải linh hoạt trong trường hợp nhu cầu của khách hàng thay đổi trong khi dự án đang được phát triển.
- Tình huống: Nhóm của bạn đảm nhận một dự án dài hạn nhằm cải thiện hệ thống GPS trên ô tô. Trong khi thực hiện dự án này, các ứng dụng điện thoại GPS ra đời cho phép người lái xe xem giao thông trong thời gian thực. Hệ thống GPS của bạn không bao gồm lưu lượng truy cập và bao gồm tính năng này sẽ kéo dài đáng kể thời lượng dự án của bạn.
- Giải pháp: Không thể ngừng thay đổi công nghệ, vì vậy dự án CNTT của bạn phải linh hoạt. Trong ví dụ này, nhóm của bạn sẽ cần phải quyết định xem xoay vòng dự án có phải là một chiến lược kinh doanh tốt để cạnh tranh với công nghệ điện thoại GPS tiên tiến hay không.
Nếu bạn đang tìm kiếm lớp học quản lý dự án CNTT thực chiến
Tìm hiểu phương pháp tiếp cận có hệ thống để bắt đầu lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và hoàn tất các hạng mục trong dự án CNTT, cách ứng dụng kỹ thuật, và công cụ sao cho hoạt động quản lý dự án CNTT được hiệu quả nhất
Hãy tham gia cùng chúng tôi, xem toàn bộ training outline của khóa học tại: https://www.apexglobal.com.vn/en/it-training/is-project-management-professional/
Quý doanh nghiệp, quý học viên có nhu cầu đào tạo hoặc cần hỗ trợ tư vấn thông tin khóa học có thể liên hệ:
- Email: [email protected]
- Mobile (+84-8) 62 718 187
APEX Learning Content Development Teams