Hotline

0963 801 047
Apex Global
ACADEMY FOR PROFESSIONAL EXCELLENCE

Nhà Quản lý dự án CNTT giỏi và những chìa khóa thành công

2021-04-28  (654)

“The definition of a ‘good’ IT project manager is a moving target. As economic and business factors change, the role of project manager adapts to meet new needs and to solve new challenges.”

(nguồn: Bob Wourms,What Makes a Good IT Project Manager: Five Keys for Succes)

Điều gì tạo nên một nhà quản lý dự án CNTT giỏi: Năm chìa khóa để thành công

Định nghĩa của một nhà quản lý dự án CNTT “giỏi” là một mục tiêu di động. Khi các yếu tố kinh tế và kinh doanh thay đổi, vai trò của người quản lý dự án sẽ thích ứng để đáp ứng những nhu cầu mới và giải quyết những thách thức mới.

Thêm vào sự nhầm lẫn chung là thực tế rằng một người quản lý dự án giỏi có nghĩa là những điều khác nhau đối với những người khác nhau trong tổ chức. Đối với nhà tuyển dụng, một người quản lý dự án giỏi là người cung cấp các dự án đúng thời hạn và ngân sách. Nhưng đối với một thành viên của nhóm dự án, một người quản lý dự án giỏi có thể là người duy trì một môi trường làm việc dễ chịu hàng ngày (chứ không phải là một người luôn xoay xở từ khủng hoảng này sang khủng hoảng khác).

Phần lớn đã được viết về năng lực của các nhà quản lý dự án giỏi. Một số tập trung vào “nghệ thuật” so với “khoa học” của quản lý dự án, trong khi những người khác phân biệt giữa “nhà lãnh đạo” và “nhà quản lý”. Cả hai đều kết luận rằng các nhà quản lý dự án thành công cần đạt được sự cân bằng giữa hai yếu tố này. Bên nghệ thuật: nhà lãnh đạo yêu cầu kỹ năng giao tiếp, tầm nhìn và giao tiếp cá nhân mạnh mẽ; phía khoa học: nhà quản lý yêu cầu kiến ​​thức chi tiết về phương pháp và công cụ, cộng với kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề mạnh mẽ. Trong thế giới CNTT, các nhà quản lý dự án phải hiểu biết thêm về công nghệ đang được phát triển.

Cho dù nhìn từ quan điểm quản lý điều hành hay thành viên nhóm, năng lực của các nhà quản lý dự án CNTT thành công đều nằm trong 5 lĩnh vực chính: Thuyết phục các thành phần quan trọng hỗ trợ dự án, giao tiếp cởi mở với nhóm, thúc đẩy nhóm, tuân thủ các phương pháp và quy trình tiêu chuẩn, và biết công nghệ bạn đang hỗ trợ.

Top Project Manager Skills (Nguồn Jiaqi Zhou / The Balance)

Thuyết phục các thành phần chính hỗ trợ dự án

Không có câu hỏi, năng lực quan trọng nhất của người quản lý dự án là khả năng giao tiếp với những người khác – trong các phiên một đối một, trong các nhóm nhỏ và trước khán giả lớn. Trong mỗi tình huống này, người quản lý dự án phải có khả năng nêu rõ tầm nhìn cuối cùng của sản phẩm và bán lợi ích của nó cho tất cả các thành phần, bao gồm cả người dùng cuối. Thông thường, điều này liên quan đến việc sử dụng các kỹ năng giao tiếp thuyết phục để thuyết phục nhà tài trợ điều hành, ông chủ CNTT, giám đốc tài chính, các thành viên nhóm dự án, nhà cung cấp và bất kỳ ai khác tham gia vào dự án thực hiện hành động cụ thể hoặc hỗ trợ một quy trình mới để đạt được tầm nhìn trong tương lai. Nếu không có những kỹ năng thuyết phục này, mọi người sẽ không tự tin vào kết quả dự kiến, sẽ đặt câu hỏi về hướng đi của người quản lý dự án.

Giao tiếp cởi mở với nhóm

Một nhà quản lý dự án thành công phải có kỹ năng lắng nghe mạnh mẽ, phải có khả năng thể hiện sự đồng cảm và phải có khả năng công nhận và khen ngợi các thành viên trong nhóm dự án. Các vấn đề xuất hiện liên tục trong suốt vòng đời của dự án và có thể thay đổi phạm vi sản phẩm, tiến độ, chi phí và có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự thành công hay thất bại của dự án. Người quản lý dự án phải là người tích cực lắng nghe bất kỳ ai nói ra mối quan tâm. Điều này sẽ không chỉ đảm bảo sự tôn trọng của cả đội mà còn đưa ra cảnh báo sớm về những vấn đề có thể xảy ra ở phía trước. Trong khi lắng nghe và giao tiếp với những người khác, người quản lý dự án nên thể hiện sự đồng cảm với những gì mà cá nhân hoặc nhóm đó đang phải trải qua.

Tạo động lực cho nhóm

Một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà bất kỳ người quản lý dự án nào cũng phải có là khả năng thúc đẩy nhân viên. Điều này được thực hiện hiệu quả nhất bằng cách công nhận và khen ngợi những người đạt được mục tiêu của họ. Bản chất con người là muốn cảm thấy mình quan trọng và mọi người thường sẽ dành thời gian và nỗ lực để hoàn thành một nhiệm vụ nếu họ biết rằng họ sẽ được khen ngợi trước các đồng nghiệp của mình.

Khóa đào tạo IT Project Management Professional bởi Chuyên gia Trần Công Cao (Apex Global)

Tuân thủ các phương pháp và quy trình tiêu chuẩn

Để lãnh đạo một nhóm dự án, người quản lý dự án phải hiểu, tuân theo và thực thi các quy trình tổ chức và phương pháp quản lý dự án tiêu chuẩn. Kiến thức về Hướng dẫn của Viện Quản lý Dự án về Cơ quan Kiến thức Quản lý Dự án (Project Management Body of Knowledge – PMBOK® Guide), phương pháp luận Vòng đời Phát triển Phần mềm (Software Development Life Cycle – SDLC) và các chính sách tổ chức sẽ giúp dự án trôi chảy hơn nhiều và được hoàn thành nhanh hơn nhiều.

Người quản lý dự án cũng có trách nhiệm đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm dự án đều hiểu và tuân theo các quy trình tiêu chuẩn. Tầm quan trọng của các tiêu chuẩn có thể dễ dàng hiểu được. Nếu mỗi người quản lý dự án đều có phương pháp riêng của mình, các thành viên trong nhóm sẽ buộc phải lãng phí thời gian và công sức khi họ học được phương pháp của người quản lý dự án khác. Tương tự như vậy, người quản lý dự án không thể phụ thuộc vào các báo cáo trạng thái từ các thành viên trong nhóm, những người chưa nắm vững kỹ thuật cụ thể của họ. Nếu không có các quy trình chuẩn, người quản lý dự án không thể xác định được con đường quan trọng và sẽ gặp bất lợi nghiêm trọng trong việc phân bổ nguồn lực cho các giai đoạn sắp tới của dự án.

Biết công nghệ mà bạn đang hỗ trợ

Hiểu công nghệ đang được sử dụng trong một dự án, dù là phần cứng hay phần mềm, sẽ mang lại lợi thế cho người quản lý dự án CNTT so với những người không hiểu nó. Có nhiều người theo chủ nghĩa thuần túy trong thế giới quản lý dự án nói rằng một người quản lý dự án giỏi có thể quản lý bất cứ điều gì. Tuy nhiên, có rất nhiều ví dụ về các nhà quản lý dự án CNTT đã mất quyền kiểm soát dự án vì các đầu mối kỹ thuật của họ cung cấp thông tin sai, chẳng hạn như ước tính không thực tế, lý do bị lỗi làm chậm tiến độ, yêu cầu phần mềm không cần thiết, v.v. Thông thường, điều này xảy ra đơn giản vì quản lý dự án không có kinh nghiệm để biết sự khác biệt.

Điều này không có nghĩa là người quản lý dự án phải là một chuyên gia công nghệ, nhưng người này phải có đủ kiến ​​thức để hiểu và đặt câu hỏi về các yêu cầu từ nhân viên kỹ thuật và đánh giá liệu các ước tính có hợp lý hay không. Sự hiểu biết về kỹ thuật này, cùng với các kỹ năng giao tiếp vững chắc, cho phép người quản lý dự án CNTT giải thích các vấn đề kỹ thuật cho các thành viên không chuyên về kỹ thuật của cộng đồng, đồng thời nhận được sự tôn trọng bổ sung từ các thành viên kỹ thuật.

Bằng cách phát triển năng lực trong năm lĩnh vực này, các nhà quản lý dự án CNTT sẽ có nhiều khả năng cung cấp các sản phẩm chất lượng đúng thời hạn và ngân sách. Trong quá trình này, họ cũng sẽ đạt được sự tin tưởng của nhóm dự án, và quảng bá hiệu quả sản phẩm cuối cùng đến cộng đồng người dùng và ban quản lý điều hành.

Apex Learning Content Development Team