Mục đích của kỹ thuật workshop sử dụng để kéo các bên liên quan vào một cuộc tương tác hoặc làm việc cùng nhau để đạt được một mục tiêu đã được xác định trước.

Một workshop (hay hội thảo) là một sự kiện tập trung vào các đối tượng tham dự thường là các đối tượng liên quan – stakeholders hoặc các chuyên gia trong một lĩnh vực – Subject Matter Expert (SMEs) trong một khung thời gian nhất định. Một workshop có thể tổ chức cho các mục đích khác nhau như: Lên kế hoạch cho dự án, phân tích yêu cầu, thiết kế hệ thống, xác định phạm vi cho dự án, khai phá yêu cầu cho dự án, mô hình hoá quy trình nghiệp vụ hoặc dữ liệu, hoặc kết hợp một hoặc nhiều mục đích trên.

Workshop cũng có thể dùng để tạo ra các ý tưởng cho một tính năng mới hoặc các sản phẩm, hoặc tìm kiếm sự đồng thuận giữa các bên liên quan cho một vấn đề, hoặc xem xét các yêu cầu hoặc giải pháp thiết kế hệ thống.

Một workshop hiệu quả khi xác định trước các yếu tố:

• Một nhóm người đại diện cho các bên liên quan
• Một mục tiêu đã được xác định trước
• Xác định được phương thức tương tác
• Các sản phẩm công việc đầu ra được xác định
• Và có một người điều phối có kỹ năng dẫn dắt tốt

Một workshop hiệu quả sẽ thúc đẩy sự tin tưởng của các bên liên quan, nâng cao hiểu biết lẫn nhau, giao tiếp mạnh mẽ giữa các bên liên quan, và tạo ra các kết quả đầu ra mang nhiều giá trị.

Một workshop lý tưởng được điều phối bởi một người có nhiều kinh nghiệm, có tư tưởng trung lập. Tuy nhiên, một thành viên của đội dự án cũng có thể phục vụ như là một người điều phối. Một người ghi chép lại các quyết định đạt được và bất kỳ điểm nổi bật. Một chuyên viên phân tích kinh doanh có thể là nhà điều phối hoặc hỗ trợ công việc ghi chép ở các workshop. Trong tình huống nhà phân tích kinh doanh là chuyên gia trong chủ đề (SME) thì họ phục vụ dưới một người tham dự workshop. Cách tiếp cận phải được xem xét cẩn thận để tránh gây nhầm lẫn về vai trò của các nhà phân tích kinh doanh.

Các bước thực hiện một workshop thành công là:

1) Chuẩn bị cho workshop

Khi chuẩn bị một workshop thì các business analyst cần chuẩn bị:

• Xác định rõ ràng mục đích và kết quả đầu ra
• Xác định các bên liên quan cần tham gia
• Xác định người điều phối và người ghi chép
• Tạo ra một chương trình nghị sự – agenda
• Xác định phương thức để ghi lại, nắm bắt kết quả đầu ra
• Lên kế hoạch cho phiên làm việc và mời các đối tượng liên quan tham dự
• Sắp xếp phòng ốc, máy chiếu, trang thiết bị cần thiết khác cho phiên làm việc
• Gởi chương trình nghị sự hoặc các kịch bản (nếu có) để người tham dự chuẩn bị và tăng năng suất lao động ở meeting
• Nếu thích hợp thì tiến hành phỏng vấn trước workshop với các đối tượng tham dự

Khâu chuẩn bị tốt sẽ tạo điều kiện tối đa cho việc tiến hành workshop thành công. Vì lý do gì đó mà khâu chuẩn bị không làm tốt thì các nhà phân tích kinh doanh sẽ không nhận được kết quả đầu ra như kỳ vọng.

2) Xác định vai trò các đối tượng tham dự workshop

Để tiến hành một workshop thành công thì cần xác định rõ công việc và trách nhiệm, kết quả đầu ra cho mỗi vai trò. Bạn cần nhớ là một người có thể đóng nhiều vai trò khác nhau trong một workshop.

a) Nhà tài trợ – Sponsor: Là người hậu thuẫn cho workshop nhưng có thể không phải là người tham dự phiên làm việc và không chịu trách nhiệm cho kết quả đầu ra.

b) Người điều phối – Facitilitator: Là người cầm trịch cho workshop, giới thiệu các mục tiêu và chương trình nghị sự của workshop, hướng các thành viên tham dự theo cấu trúc và quy tắc của workshop, giữ các hoạt động bám theo mục tiêu và kết quả kỳ vọng đầu ra, tạo điều kiện cho việc ra quyết định và giải quyết các xung đột (nếu có), đảm bảo tất cả các thành viên tham dự được thể hiện quan điểm và được lắng nghe.

c) Người ghi chép – Scribe: Tài liệu hoá các quyết định được đưa ra theo định dạng đã được xác định trước workshop, theo dõi bất kỳ hạng mục hoặc vấn đề mà chưa hoàn thành trong phiên.

d) Người quản lý thời gian – Timekeeper: Có thể dùng để theo dõi thời gian dành cho các hạng mục theo agenda của workshop.

e) Người tham dự – Participants: Bao gồm các đối tượng liên quan và các chuyên gia trong lĩnh vực (SMEs). Họ có trách nhiệm cung cấp dữ liệu, thông tin đầu vào của họ, góc nhìn, quan điểm của họ, lắng nghe những quan điểm của các thành viên khác, thảo luận các vấn đề mà không thiên vị cho bên nào.

3) Tiến hành workshop

Đảm bảo các thành viên tham dự có một sự hiểu biết chung, người điều phối thường bắt đầu bằng việc tuyên bố về mục đích của phiên làm việc và các kết quả kỳ vọng đầu ra. Với một số người điều phối có kinh nghiệm thì họ thường bắt đầu workshop bằng câu chuyện ngắn vui nhộn để phá vỡ các rào cản trong giao tiếp và tạo cho mọi người cảm thấy thoả mái làm việc với nhau. Thiết lập sự đồng thuận trên cơ sở nguyên tắc là một phương pháp hiệu quả để tạo ra một môi trường phiên làm việc có tính cộng tác ở mức cao.

Các quy tắc có thể là:

• Tôn trọng các quan điểm của người khác
• Tất cả mọi người kỳ vọng được đóng góp
• Thảo luận cần được giới hạn trong khung thời gian đã được thiết lập
• Thảo luận về vấn đề, chứ không thảo luận về con người
• Một sự đồng thuận với các quyết định được đưa ra

Trong suốt workshop, người điều phối sẽ duy trì sự tập trung bằng cách xác nhận thường xuyên các hoạt động của phiên với mục đích và kết quả đầu ra.

4) Tổng kết workshop

Sau workshop, người điều phối tiếp tục làm việc với các hạng mục đã thảo luận, ghi nhận trong workshop, hoàn thành các tài liệu liên quan, phân phối chúng đến người tham dự và các bên liên quan về hạng mục đã được hoàn thành.

Workshop là một kỹ thuật hiệu quả để đạt được sự đồng thuận về cách giải quyết các vấn đề trong khoản thời gian ngắn. Kỹ thuật này cung cấp cho các bên liên quan để tương tác, phối hợp, ra quyết định, và đạt được một sự hiểu biết lẫn nhau. Kỹ thuật này thường có chi phí thấp hơn chi phi đi phỏng vấn từng đối tượng liên quan. Các phản hồi liên quan đến vấn đề và quyết định gần như được cung cấp ngay tức thì bởi người tham dự.

Nhưng việc quyết định sử dụng kỹ thuật này cần xem xét lên kế hoạch sao cho thuận tiện nhất cho người tham dự. Sự thành công của workshop phụ thuộc rất nhiều về kinh nghiệm của người điều phối và kiến thức của người tham dự.

Đây là kỹ thuật ưu thích đối với các Business Analyst cấp cao (Senior BA) và các quản lý cấp cao trong doanh nghiệp. Nếu bạn là những Business Analyst mới vào nghề thì bạn có thể thực hành kỹ thuật ngay trong nhóm của bạn hoặc làm việc với đội kỹ thuật để đưa ra giải pháp thiết kế kỹ thuật, review các tài liệu liên quan trong dự án. Workshop áp dụng rất hiệu quả cho sự kiện backlog grooming trong dự án Agile.

Tuỳ Phong – APEX Global Corporation

APEX Global thường xuyên tổ chức khoá đào tạo về Business Analysis Professional. Bạn có thể tham khảo lịch khai giảng ở link Public Training Schedule. Hoặc đọc thêm các bài viết chuyên đề về kỹ năng nghề, kỹ năng mềm, kỹ năng quản lý, xu thế công nghệ,… liên quan đến CNTT ở link APEX Global News.

Để được tư vấn thêm về các khoá đào tạo của APEX Global, bạn hãy gọi hoặc email đến:  (+84-8) 62 718 187; [email protected]