Hotline

0963 801 047
APEX Global
ACADEMY FOR PROFESSIONAL EXCELLENCE

Mối quan hệ của BA và PM: Tiền đề tạo ra thành công cho dự án CNTT

2017-01-06  (8190)

Trong các dự án CNTT ngày nay, có hai vai trò mà bạn thường nghe nhiều, đó là Chuyên gia phân tích nghiệp vụ (BA – Business Analyst) và Nhà quản lý dự án (PM – Project Manager). Vậy mối quan hệ của BA và PM – tiền đề tạo ra thành công cho dự án CNTT là như thế nào?

Cả hai vai trò này có một mối quan hệ mật thiết với nhau và là đầu tàu để tạo ra thành công cho dự án bên cạnh các vai trò khác. Cả hai cùng có tầm hoạt động rộng trong dự án như: làm việc với khách hàng, làm việc với các Subject Matter Expert (SME), làm việc với người dùng cuối, làm việc với lãnh đạo, làm việc với các thành viên khác trong đội dự án (Developer, Tester, Technical lead,..).

Nhưng không phải lúc nào BA và PM cũng thống nhất được cách tiếp cận một dự án. Cả hai cùng cung cấp những dữ liệu đầu vào cho các thành viên khác trong đội dự án. Khi mà cách tiếp cận không được thống nhất thì dự án sẽ phát sinh rất nhiều Re-work.

Vậy làm sao để hai vai trò này phối hợp tốt với nhau? Tôi xin chia sẻ vài quan điểm với góc nhìn của người đã từng trải nghiệm cả hai vai trò này và cũng như đã quản lý cả hai vai trò này.

moi-quan-he-cua-ba-va-pm-tien-de-tao-ra-thanh-cong-cho-du-an-cntt

 

1) Đồng bộ hóa Kế hoạch Phân tích kinh doanh của bạn với Kế hoạch quản lý dự án

Ở góc nhìn của BA, bạn sẽ nói rằng tôi làm việc độc lập, vậy tại sao tôi phải tích hợp kế hoạch phân tích kinh doanh của mình với kế hoạch quản lý dự án của PM? Đây là một sai lầm nghiêm trọng và là nguồn gốc của sự không đồng bộ. Bạn chỉ có thể làm kế hoạch phân tích kinh doanh độc lập ở giai đoạn đầu tư vấn và tạo ra dự án (giai đoạn chốt yêu cầu của khách hàng, hay giai đoạn bán hàng với các giải pháp đề xuất – Business Case) và đội dự án chưa được hình thành (bao gồm PM vẫn chưa xuất hiện).

Khi đội dự án được hình thành và người chịu trách nhiệm cho dự án chính là PM. Lúc này Business Analysis chỉ là một chức năng trong dự án và kế hoạch của phân tích kinh doanh cần phải tích hợp kế hoạch quản lý dự án tổng quát. Kế hoạch phân tích kinh doanh thường bao gồm các phạm vi yêu cầu, hướng tiếp cận và schedule của các hoạt động phân tích kinh doanh.

Việc đó cần thiết để đảm bảo những hoạt động hằng ngày của kế hoạch phân tích kinh doanh của bạn được kết hợp hoặc đồng bộ với tiến độ dự án quản lý dự án. Không có gì tệ hơn việc phát hiện ra khoảng thời gian quản lý dự án đã được phân bổ cho các hoạt động phân tích kinh doanh của bạn không đủ.

Đọc thêm: Các bước cần có để phát triển một Project Plan

2) Phối hợp phân tích các bên liên quan – Stakeholders

Chìa khóa thành công ở vai trò BA trong bất kỳ dự án là xác định các bên liên quan của bạn và có sự hiểu biết tốt về lợi ích và mức độ ảnh hưởng của họ.

Từ kinh nghiệm của tôi, đây là một nhiệm vụ cần thực hiện tốt nhất trong sự hợp tác với PM để đảm bảo bạn nói cùng một ngôn ngữ khi nói đến quản lý các bên liên quan của bạn.

Hãy tưởng tượng một tình huống mà bạn không nắm bắt được yêu cầu của một bên liên quan có ảnh hưởng lớn đã được xác định bởi PM của bạn. Những thiếu xót về yêu cầu có thể mang đến kết quả không mong muốn cho hoạt động re-work trong dự án, chi phí tăng, và sự chậm trễ của dự án.

Đọc thêm: Làm thế nào để xây dựng mối quan hệ với Stakeholders?

3) Không phải tất cả yêu cầu có thể được nắm bắt ở giai đoạn đầu của dự án

Nhiều BA phát hiện ra rằng nhiều sự quan tâm có thể dễ dàng nắm bắt tất cả các yêu cầu trong giai đoạn sơ khởi trước khi giai đoạn thực hiện diễn ra, nhưng thực sự chỉ số ít trường hợp này có thể diễn ra.

Trong thời gian thực hiện thu thập yêu cầu, các bên liên quan có thể đưa ra các yêu cầu mà họ đã quên. Tin tốt là thông thường người quản lý dự án sẽ xác định các tiêu chí chấp nhận với khách hàng. Tiêu chí chấp nhận một thỏa thuận về những gì các sản phẩm hoặc dịch vụ cần tạo cho nó được chấp nhận bởi các khách hàng. Tiêu chí chấp nhận thường là một phần của điều lệ dự án đã ký hoặc là một phần để xác định scope của dự án.

Nhiều PM khác có thể sử dụng phương pháp Agile mà các yêu cầu ưu tiên được thực hiện trong giai đoạn này. Một BA phải chấp nhận thực tế là trong nhiều trường hợp không phải tất cả các yêu cầu sẽ được nắm bắt ở giai đoạn đầu.

Đọc thêm : Trách nhiệm của Business Analyst trong việc thay đổi yêu cầu dự án

4) Giúp giảm thiểu phạm vi của dự án bị trượt

Ở vai trò một BA, chúng ta biết rằng các bên liên quan có thể yêu cầu bổ sung thêm yêu cầu trong quá trình thực hiện dự án. Với vai trò BA, một yêu cầu mới được chấp nhận hoặc từ chối tùy thuộc vào việc nó có thể kết nối trực tiếp đến các nhu cầu kinh doanh được định nghĩa trong Scope. Tuy nhiên, các BA cần phải nhớ rằng PM là người đảm nhận công việc giảm thiểu yêu cầu mới bổ sung vào phạm vi dự án, việc thay đổi phạm vi sẽ đòi hỏi việc điều chỉnh ngân sách và tiến độ dự án. Trong hầu hết các trường hợp, các bên liên quan không sẵn sàng chịu chi phí tăng lên hoặc thời gian cần thiết để đưa các yêu cầu mới.

Đọc thêm: Nhà phân tích kinh doanh sử dụng mô hình hóa quản lý phạm vi giải pháp như thế nào?

5) Yêu cầu phi chức năng (Non-Functional Requirement) với phạm vi dự án

Ở một vai trò là BA, chúng ta cũng nắm bắt được yêu cầu phi chức năng, nghĩa là mức độ hiệu quả dự kiến ​​của một hệ thống. Việc đó là tốt để giữ liên lạc với quản lý dự án của bạn và những gì đang thực hiện nằm trong phạm vi dự án. Điều đó phổ biến với các yêu cầu phi chức năng theo yêu cầu của các bên liên quan đôi khi không khả thi do hạn chế về ngân sách và thời gian. Bạn cần đặt góc nhìn của mình trên góc nhìn của PM để xác định yêu cầu nào nằm ngoài phạm vi. Điều này để tránh làm phức tạp trong khâu quản lý của các bên liên quan của bạn.

6) Tất cả các thay đổi để yêu cầu phải thực hiện impact analysis

Trong khi thực hiện các yêu cầu quản lý và truyền thông của dự án, các BA phải đảm bảo rằng những yêu cầu thay đổi đi qua quá trình phân tích impact của PM. Điều này đảm bảo rằng các tác động mà sự thay đổi trong yêu cầu sẽ có trên tiến độ dự án, chi phí dự án, chất lượng sản phẩm được đánh giá trước khi thay đổi yêu cầu được chính thức phê duyệt.

7) Phối hợp để sắp xếp mức độ ưu tiên của yêu cầu

Mức độ ưu tiên của yêu cầu này là một nhiệm vụ cần thiết mà chúng ta thực hiện ở vai trò BA theo yêu cầu phân tích. Tuy nhiên, nó được phổ biến để đạt được một rào cản mà các bên liên quan muốn phân loại tất cả các yêu cầu của họ như là một độ ưu tiên cao.

Điều này thường do tâm lý sợ hãi các yêu cầu ưu tiên không cao sẽ được loại trừ trong phạm vi dự án. Điều này khuyến khích ưu tiên các yêu cầu được thực hiện với sự tham gia của PM để hỗ trợ việc quản lý của các bên liên quan của bạn.

Đọc thêm: Kỹ thuật sắp xếp độ ưu tiên MoSCoW

8) Đồng bộ hóa danh sách các yêu cầu được ưu tiên với các điều kiện chọn lựa nhà cung cấp

Lựa chọn nhà cung cấp làm nhiệm vụ quản lý thu mua (procurement management) là yêu cầu đầu vào của các nhà phân tích kinh doanh. Lựa chọn nhà cung cấp thường được đánh giá theo các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp được xác định bởi PM. Điều quan trọng là các nhà phân tích kinh doanh đảm bảo rằng các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp đồng bộ với danh sách các yêu cầu ưu tiên.

Đọc thêm: Những Kỹ năng nào là quan trọng cho một Business Analyst mới vào nghề?

9)  Các yếu tố ràng buộc và giả định (Constraints and Assumptions) khi định nghĩa phạm vi giải pháp

Các BA xác định phạm vi giải pháp trong quá trình phân tích kinh doanh. Điều quan trọng là các BA đạt được các yêu cầu đầu vào của PM trên các ràng buộc và các giả định trước khi xác định phạm vi của giải pháp.

Để làm việc hiệu quả với một PM, một BA phải  hiểu góc nhìn của PM về dự án. Các BA cần phải hiểu được các khía cạnh của việc phân tích các bên liên quan, tiến độ dự án, phạm vi dự án, quản lý thay đổi phạm vi, tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp và những ràng buộc dự án từ con mắt của một người quản lý dự án.

Đọc thêm: Những điều gì sẽ khiến bạn yêu thích công việc phân tích kinh doanh

Sự phối hợp của hai vai trò là tiền đề để đưa dự án CNTT đi đến thành công. Với góc nhìn và kinh nghiệm của bạn thì sự phối hợp của hai vai trò này như vậy đã đủ hay đòi hỏi phải nhiều hơn?

Tuỳ Phong – APEX Global Corporation