Hiện nay, với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, thị trường ngày càng cạnh tranh đòi hỏi doanh nghiệp phải liên tục đổi mới và tối ưu hóa hệ thống để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và giải quyết các vấn đề phát sinh. Vì thế mà vai trò của IT manager trong các doanh nghiệp ngày càng quan trọng.

Trong bối cảnh kinh tế khó khăn hiện nay, các doanh nghiệp đều đang tìm cách giảm chi phí. Trong số các chỉ số chi phí của doanh nghiệp, chi phí hoạt động hệ thống mới chiếm một tỷ lệ không nhỏ. Vì vậy, tối ưu hóa chi phí hoạt động hệ thống mới là một trong những ưu tiên hàng đầu của một IT manager.

Ở bài viết này, chúng tôi cung cấp cho bạn một hướng dẫn từng bước để giúp bạn tối ưu hóa chi phí hoạt động hệ thống mới.

Bước 1: Xác định các dự án quan trọng nhất

Để tối ưu hoá chi phí hoạt động hệ thống mới, IT manager cần phải đánh giá và xác định các dự án quan trọng nhất. Thông thường, các dự án quan trọng nhất sẽ hướng tới mục tiêu chính của công ty, đem lại lợi ích hoặc tác động nhiều nhất đến hoạt động của toàn bộ hệ thống công ty. Điều này sẽ giúp IT manager định hướng chính sách tối ưu chi phí hiệu quả và giảm thiểu lãng phí tài nguyên.

Bước 2: Thực hiện cảnh báo sớm

Thông thường, việc xác định chi phí sẽ được tính toán ngay từ khi kế hoạch dự án được lập ra. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, chi phí mới được phát hiện khi dự án đang tiến hành. IT manager cần quản lý tình trạng các dự án để biết khi nào chi phí đang tăng nhanh và phát hiện ra nguyên nhân gây ra chi phí tăng. Nếu IT manager phát hiện ra rằng một dự án đang vượt quá ngân sách, họ cần thực hiện cảnh báo sớm và tìm giải pháp để giải quyết vấn đề.

Bước 3: Sử dụng công nghệ mới

Công nghệ mới giúp cho hoạt động hệ thống mới được thực hiện một cách hiệu quả hơn và giảm chi phí. IT manager cần theo dõi xu hướng công nghệ và sử dụng các công nghệ mới để nâng cao hiệu quả hoạt động hệ thống tổng thể. Họ cần tìm hiểu và áp dụng các công nghệ mới để đạt được mục tiêu chi phí và cải thiện hiệu quả hoạt động cho công ty. Ngoài ra, IT manager phải đảm bảo rằng họ sử dụng công nghệ mới một cách hợp lý và đảm bảo tính bảo mật và an toàn cho hệ thống.

Có rất nhiều công nghệ mới mà IT manager có thể sử dụng để tối ưu hoá chi phí hoạt động hệ thống, một số ví dụ:

• Cloud Computing: Lưu trữ và xử lý dữ liệu trên các máy chủ đám mây, giúp giảm thiểu chi phí phần cứng và phần mềm, không cần đầu tư máy chủ và năng lực điều hành.
• Virtualization: Đây là công nghệ giúp các máy chủ có thể chạy nhiều hệ điều hành khác nhau trên cùng một máy chủ vật lý, mà vẫn đảm bảo hiệu suất cao.
• Automation: Công nghệ tự động hóa giảm thiểu nhân lực và thời gian để giải quyết các công việc lặp lại như giám sát hệ thống, backup dữ liệu, cập nhật phần mềm…
• Software-defined Networking (SDN): SDN là công nghệ mạng sử dụng phần mềm để quản lý và điều khiển các phần cứng mạng, giúp giảm thiểu chi phí, tránh các thiết bị mạng cụ thể ảnh hưởng đến mạng cao cấp của doanh nghiệp.
• Internet of Things (IoT): IoT giúp IT manager theo dõi và quản lý các thiết bị tự động một cách hiệu quả, tự động cập nhật phần mềm, giảm thiểu yêu cầu về nguồn nhân lực để quản lý. Điều này giúp tối ưu hóa chi phí hoạt động hệ thống.

Tất cả đều là những công nghệ mới, có tiềm năng lớn để giúp IT manager tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động hệ thống. Tuy nhiên, để sử dụng chúng một cách hiệu quả, IT manager cần phải có kiến thức sâu rộng về các công nghệ này và đánh giá công bằng về hiệu quả và tính khả thi để chọn lựa phương pháp phù hợp cho doanh nghiệp.

Bước 4: Phát triển kế hoạch chi tiết

Phát triển kế hoạch chi tiết để tối ưu hoá chi phí hoạt động hệ thống mới bao gồm định hướng mục tiêu hoạt động hệ thống và các đối tác liên quan, xác định các vấn đề cần được giải quyết, đưa ra các giải pháp, ước tính chi phí và đảm bảo rằng dự án hoàn thành đúng tiến độ. IT manager cần đảm bảo rằng kế hoạch này được thực hiện đầy đủ và hiệu quả, tối ưu hoá chi phí và mang lại giá trị cao nhất cho công ty.

Bước 5: Giám sát cẩn thận

IT manager cần giám sát các hoạt động của dự án hoạt động hệ thống mới để biết chi phí sử dụng hiệu quả và giám sát tiến độ của dự án. Việc này sẽ giúp IT manager nhanh chóng phát hiện và giải quyết các vấn đề sớm và đảm bảo rằng chi phí hệ thống mới tối ưu. Ngoài ra, IT manager cần thông báo và báo cáo với ban lãnh đạo về tiến độ dự án và chi phí đang có sự thay đổi để họ có thể có giải pháp kịp thời đối với những vấn đề phát sinh.

Tóm lại, tối ưu hoá chi phí hoạt động hệ thống mới đòi hỏi sự quan tâm và cẩn thận của IT manager. Bằng cách xác định các dự án quan trọng nhất, thực hiện cảnh báo sớm, sử dụng công nghệ mới, phát triển kế hoạch chi tiết và giám sát cẩn thận, IT manager có thể giảm thiểu chi phí tổng thể và đảm bảo rằng dự án hoạt động hệ thống mới được hoàn thành đúng tiến độ và đạt được hiệu quả cao nhất cho công ty.

Apex Global cung cấp khoá đào tạo liên quan:
Chương trình đào tạo Professional IT Management 

Phạm Thị Thanh Trúc – Thành viên đội tư vấn đào tạo của Apex Global