Hotline

0963 801 047
APEX Global
ACADEMY FOR PROFESSIONAL EXCELLENCE

Những sai lầm thường gặp về Scrum và làm thế nào để tránh những sai lầm không đáng có

2016-08-05  (3204)

Khi nói về Agile thì phần lớn sẽ nghĩ ngay đến Scrum. Scrum là một framework được sử dụng rộng rãi nhất cho các dự án theo mô hình Agile. Scrum có hướng dẫn rõ ràng, đơn giản nhưng để triển khai thành công là một thách thức lớn. Dưới đây là những sai lầm thường gặp trong quá trình triển khai thực hiện.

Nhung sai lam thuong gap ve Scrum

1) Đặt mục tiêu mô hình sang Agile/Scrum như là một dự án để thực hiện

Có nhiều bạn chia sẻ rằng, sau khi đọc Scrum Guide hoặc vài cuốn sách về Agile/ Scrum. Bắt đầu thành lập đội dự án và phân chia các yêu cầu nghiệp vụ thành những câu chuyện người dùng (User story). Họ phát triển phần mềm và chuyển giao trong vòng 2 đến 3 tuần và gọi là Sprint, và xem đó là dự án Agile. Quá dễ dàng và đơn giản đúng không? Có thể thấy họ đã có một số cải tiến so với chu trình phát triển phần mềm truyền thống để đáp ứng với yêu cầu thay đổi liên tục, và có thể chuyển giao phần mềm sử dụng được nhanh hơn. Nhưng sự thành công ấy khó mà duy trì được lâu, khi vấn đề bắt đầu hình thành: Các kết quả đầu ra không đáp ứng được chất lượng như khách hàng kỳ vọng, đội dự án bắt đầu mất niềm tin, và sau đó Agile được xem là một sự thất bại.

Sự chuyển đổi mô hình làm việc sang Agile mất rất nhiều thời gian (ít nhất phải chấp nhận sự thất bại của 3 sprint đầu tiên) và đòi hỏi sự quyết tâm của doanh nghiệp cũng như đội dự án. Sự chuyển đổi này luôn hé lộ ra nhiều vấn đề về văn hoá làm việc cần được giải quyết như:

  • Những vấn đề giao tiếp kém: Sự thiếu chủ động trong giao tiếp và ngại sự trực tiếp mặt-đối-mặt
  • Sự thiếu trách nhiệm từ các thành viên: Các thành viên tham gia luôn có xu hướng bảo vệ quyền lợi của bản thân và ngại làm việc nhóm, và ngại chịu trách nhiệm theo nhóm.
  • Niềm tin từ tổ chức: Agile đòi hỏi đội dự án phải dành nhiều thời gian để tham gia meeting ở giai đoạn xây dựng văn hoá làm việc nhóm, và điều này có thể gây mất niềm tin từ các cấp quản lý trong tổ chức. Đây cũng là thách thức lớn cần phải vượt qua khi tiến hành áp dụng Agile vào doanh nghiệp.

Để chuyển đổi mô hình sang Agile thành công, đòi hỏi phải có sự thay đổi tổng thể từ văn hoá doanh nghiệp, văn hoá quản trị, và cả những ảnh hưởng đến cách đàm phán hợp đồng với khách hàng của công ty,… Hãy cho nó một ít thời gian và sẵn sàng đi qua những trở ngại thực tế để thay đổi văn hoá làm việc.

2)  Thực hành dự án không dựa trên cơ sở các nguyên lý

Việc thực hành trở nên dễ dàng hơn như xác định các vai trò liên quan, thiết lập những cuộc họp theo hướng dẫn của Scrum, sử dụng các công cụ để quản lý,… đạt được các điều này chỉ mới là sự khởi đầu. Các nguyên lý của Agile sẽ là cơ sở để giải thích tại sao việc thực hành là tốt hoặc tồi tệ, và đó là cơ sở của sự thành công lâu dài. Việc kết hợp các nguyên lý với thực hành là một thách thức, đây là lý do tại sao nhiều công ty phải chịu thất bại trong thời gian ngắn.

Áp dụng các kỹ thuật mà không hiểu lý do tại sao bạn phải thực hiện chúng sẽ có xu hướng dẫn đến sự thất vọng. Agile có nghĩa là hướng đến năng lực của đội ngũ, sự tương tác và văn hoá làm việc. Agile không phải là các quy trình, sự thực hành và các công cụ. Đó là lý do nhiều doanh nghiệp ưu tiên xây dựng đội coach trước khi chuyển đổi mô hình Agile vào doanh nghiệp.

3) Product Backlog chưa sẵn sàng

Một Product Backlog chưa sẵn sàng chính là lý do phổ biến của sự thất bại Sprint. Đây cũng là nguyên nhân gốc rễ của tốc độ chuyển giao sản phẩm ở mức thấp và không mang lại giá trị cao cho sản phẩm. Thông thường các thành viên mới đảm nhận vai trò Product Owner chưa thật sự thể hiện sự sở hữu của họ trong sản phẩm. Họ cần được đào tạo, huấn luyện trong vài Sprint đầu tiên để họ thực hành cách phân chia yêu cầu nghiệp vụ, viết User Story, và bảo trì Product Backlog với các Product Backlog Item – PBI có giá trị cao được ước lượng và được sắp xếp độ ưu tiên theo business value.

Chuẩn bị cho Product Grooming tốt sẽ là cơ sở của các Sprint kế tiếp thành công. Là một Product Owner bạn phải biết cách dẫn dắt team hoàn thành các PBI có giá trị cao, cung cấp đầy đủ thông tin để team đưa ra ước lượng dựa trên các mục tiêu của Sprint. Trở thành một Product Owner chuyên nghiệp đòi hỏi bạn phải đầu tư nhiều thời gian và tâm quyết. Doanh nghiệp cần cung cấp các khoá đào tạo cần thiết và đưa ra chương trình huấn luyện để giúp Product Owner tiếp tục duy trình quá trình chuyển giao sản phẩm chất lượng.

4) Dẫn dắt team tiến hành công việc theo cách quản lý dự án trong mô hình phát triển truyền thống

Kiểu thực thi dự án theo “mệnh lệnh và kiểm soát” đi ngược với tư duy của mô hình Agile. Một lãnh đạo phân chia công việc cho nhân viên, đưa ra những cơ chế kiểm soát các nỗ lực theo kiểu mệnh lệnh, sẽ có xu hướng chống lại triết lý Agile. Sự tuyệt vời của team Agile chính là khả năng tự quản mà ở đó Scrum Master đóng vai trò là một savant-leader, các thành viên trong team sẽ có cơ hội học hỏi để trở nên hoàn thiện hơn thông qua làm việc cùng nhau, thông qua giám sát, thích nghi để cho ra giá trị chất lượng nhiều hơn và hiệu quả hơn trong công việc. Thông thường những bài học kinh nghiệm thực tiễn là bài học tốt (cả kinh nghiệm tốt lẫn kinh nghiệm không tốt), hơn là nhận được sự chỉ đạo phải làm gì. Agile cho phép Scrum team làm việc trên năng lực mà họ có, đôi khi cũng chấp nhận những sai lầm và giúp họ học từ sai lầm đó để team trở nên hiệu quả hơn. Scrum Master và Agile Coach hướng dẫn họ nhiều hơn để dẫn dắt team vượt qua trở ngại.

5) Giao tiếp thông qua Scrum Master

Ở những scrum team mới, họ thường sử dụng Scrum Master như một cầu nối để chuyển thông điệp đến các thành viên trong nhóm hoặc các vai trò khác trong dự án. Ví dụ, một Developer có một câu hỏi về User Story, thay vì họ di chuyển đến chỗ Product Owner để trao đổi trực tiếp, họ sẽ email cho Scrum Master để có được thông tin cần thiết. Một trong những nguyên lý chính của Agile là giao tiếp face-to-face bất cứ khi nào có thể. Thời gian bỏ ra để viết email thường là thời gian lãng phí và không chắc chắn thông tin nhận được qua email đủ rõ ràng. Nhưng, đối với nhiều người làm kỹ thuật thì giao tiếp face-to-face là một thách thức, ở trong một thế giới mà họ sử dụng các từ ngữ kỹ thuật để giao tiếp với nhau và người làm nghiệp vụ khó mà hiểu được hết các ngôn ngữ này. Đây là vấn đề thuộc về văn hoá, tính cánh, năng lực cần được khắc phục sớm để mang lại thành công. Điều đó làm lãng phí thời gian của các thành viên liên quan và quan trọng hơn là việc làm tăng nguy cơ hiểu nhầm thông tin.

6) Sự không sẵn sàng để trả lời thắc mắc và sự tham gia của Product Owner cho team

Vai trò Product Owner trong dự án Agile tốn kém thời gian. Với những người mới đảm nhận vai trò Product Owner thường không sẵn sàng giữ cam kết để trả lời các câu hỏi của các thành viên trong team, hoặc không ý thức được sự cần thiết tham dự các sự kiện (đặc biệt là sự kiện daily stand-up meeting). Collaborate thật sự rất quan trọng trong dự án Agile. Người làm kinh doanh và người làm kỹ thuật giao tiếp và làm việc cùng nhau để cho ra những sản phẩm thoả mãn sự kỳ vọng của khách hàng, doanh nghiệp. Giao tiếp thường xuyên sẽ giúp người làm kỹ thuật hiểu rõ các nhu cầu và giá trị người dùng muốn đạt được. Trao đổi làm việc cùng nhau mỗi ngày sẽ giúp Product Owner có cơ hội  đánh giá các tính năng của sản phẩm trên mỗi ngày và hướng dẫn team xây dựng chính xác những gì mà khách hàng muốn đạt được thông qua hệ thống. Cùng nhau làm việc để tạo nên hiệu quả thành công là một điều rất tuyệt vời.

7) Không duy trì Daily Stand-up Meeting một cách nghiêm túc

Daily Stand-up Meeting thật sự rất quan trọng ở nhiều phương diện. Cuộc họp đặt mọi người trong dự án giao tiếp face-to-face 15 phút mỗi ngày, bắt buộc giao tiếp, trao đổi, cung cấp tầm nhìn và tạo ra sự minh bạch cho dự án. Thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc phải đúng với lịch trình đã đặt ra. Mọi thứ đều xoay quanh ba câu hỏi:

1/ Hôm qua tôi đã hoàn thành những công việc gì trong dự án?

2/ Hôm nay tôi sẽ làm những gì?

3/ Những trở ngại gì đang cản trở tôi hoàn thành công việc đúng thời hạn đã đặt ra?

Tất cả mọi người không được phép đàm thoại, thảo luận, giải quyết vấn đề riêng trong lúc diễn ra Daily Stand-up Meeting. Mọi người có thể giải quyết chúng sau khi meeting kết thúc. Theo thời gian mọi người sẽ giao tiếp tốt hơn bằng cách bám mục tiêu và tất cả có được sự tôn trọng.

Đọc thêm: Những sai lầm thường gặp ở Daily Stand-up Meeting

8) Trở ngại không được nêu ra sớm

Daily Stand-up Meeting cung cấp các cơ hội mỗi ngày để khai phá, tuyền thông và cùng giải quyết các trở ngại ngăn cản team hoàn thành công việc. Một trong những chức năng chính của Scrum Master là loại bỏ những trở ngại để team tập trung phát triển sản phẩm. Nếu trở ngại không được nêu ra thì Scrum Master cũng không giải quyết được những vấn đề phát sinh. Nếu một trở ngại được phát hiện và nêu ra quá muộn là không thể chấp nhận được. Bất kỳ trở ngại nào được nêu ra trễ sẽ làm cho nguy cơ cam kết của team không được đảm bảo.

9) Không tiến hành sự kiện Restrospective ở cuối mỗi Sprint

Một trong mười hai nguyên tắc đằng sau tuyên ngôn của Agile là “Định kỳ, team sẽ dừng lại và xem xét làm thế nào để hiệu quả hơn, sau đó cùng nhau điều chỉnh hành vi của mình cho phù hợp”. Thật không may Sprint Restrospective thường được xem là cộng thêm hay một thứ gì đó xa xỉ và chỉ được thực hiện “nếu có thời gian”. Trong thực tế thì Agile bao gồm tất cả sự điều chỉnh, có điều chỉnh tốt hơn thì mới đáp ứng cho sự thay đổi.  Thật sự rất khó khăn để điều chỉnh và để điều chỉnh sẽ không tốt hơn nếu chúng ta không dừng lại để tìm kiếm sự điều chỉnh nào là cần thiết.

Để áp dụng triển khai thành công Agile vào doanh nghiệp đòi hỏi cả sự quyết tâm, hỗ trợ từ lãnh đạo. Cần đào tạo đội ngũ để giúp họ thay đổi tư duy thì việc hình thành nhóm và xây dựng khả năng tự quản sẽ trở nên dễ dàng. Và cần kết hợp cả nguyên lý và thực hành thực tiễn để xây dựng khả năng và cả văn hoá làm việc để từ đó chính các thành viên đội ngũ là những người tương tác để tránh các sai lầm thường gặp ở trên.

Tuỳ Phong – APEX Global Corporation


APEX Global thường xuyên tổ chức khoá đào tạo về Agile Project Management Professional. Bạn có thể tham khảo lịch đào tạo ở link Public Training Schedule. Hoặc đọc thêm các bài viết chuyên đề về kỹ năng nghề, kỹ năng mềm, kỹ năng quản lý, xu thế công nghệ,… liên quan đến CNTT ở link APEX Global News.

Để được tư vấn thêm về các khoá đào tạo của APEX Global, bạn hãy gọi hoặc email đến:  (+84-8) 62 718 187; info@apexglobal.com.vn