Hotline

0963 801 047
APEX Global
ACADEMY FOR PROFESSIONAL EXCELLENCE

Làm sao để xây dựng Đội tự quản (Self-Organizing Team) trong dự án Agile?

2016-05-04  (5496)

Tổ chức của bạn đã có những đội tự quản (Self-Organizing Team) chưa? Nếu có, bạn đã thành công một nữa dự án Agile trước khi nó bắt đầu. Nhưng nếu chưa, bạn hãy tập trung tạo ra đội tự quản từ bây giờ. Việc tạo ra một đội tự quản là một thách thức lớn hơn nhiều so với những gì chúng ta tưởng tượng.

Bài viết này tôi chỉ tập trung vào giúp bạn trả lời hai câu hỏi: Thế nào là một đội tự quản? Cách xây dựng một đội tự quản?

Self-Organizing Team

Thế nào là một đội tự quản?

Là một đội gồm các thành viên có động lực, là những người làm việc chặt chẽ cùng nhau để hướng đến một mục tiêu chung, có khả năng, có thẩm quyền đưa ra các quyết định liên quan đến công việc của mình, dễ dàng thích ứng với nhu cầu thay đổi. Đội này là tập hợp các vai trò khác nhau trong chu trình sản xuất phần mềm như: Back-end Developer, Font-end Developer, Designer, Tester,…

Bạn hãy nhìn vào các thành phần quan trọng của một đội tự quản ở bên dưới:

  • Họ tự nhận việc cho chính họ mà không chờ đợi người quản lý hoặc các thành viên khác chia việc cho mình. Điều này đảm bảo một ý thức về quyền sở hữu (ownership) và sự cam kết (commitment).
  • Họ tự quản lý công việc của bản thân và của đội như: Phân bổ – allocation, tái phân bổ (nếu công việc phát sinh), thực hiện ước lượng – estimation, tái ước lượng (nếu gặp trở ngại trong qúa trình thực hiện), bàn giao kết quả công việc – delivery,…
  • Họ thường xuyên tương tác trực tiếp với nhau để đảm bảo sự cam kết được tuân thủ.
  • Họ hiểu yêu cầu nghiệp vụ, hiểu giá trị mà người dùng kỳ vọng đạt được ở mỗi tính năng và họ không ngại đặt câu hỏi để làm sáng tỏ các nghi ngờ về vấn đề kỹ thuật, kiến trúc hệ thống.
  • Họ vẫn yêu cầu sự cố vấn và huấn luyện từ các vai trò khác, nhưng họ không cần yêu cầu mệnh lệnh và kiểm soát đội của họ.
  • Họ liên tục nâng cao kỹ năng của mình và giới thiệu những ý tưởng sáng tạo và những đề xuất cải tiến để nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm.

Những yếu tố cần thiết của một đội tự quản

  • Năng lực: Các thành viên phải có năng lực để tự kiểm soát công việc của mình. Điều này tạo nên sự tín nhiệm của cả đội và loại bỏ sự phụ thuộc vào sự chỉ huy của các thành viên còn lại trong đội.
  • Tin tưởng và tôn trọng: Tất cả thành viên trong đội tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau. Họ tin họ sở hữu mã nguồn tập thể và sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau giải quyết vấn đề phát sinh trong giai đoạn chạy nước rút.
  • Sự cộng tác – Collaboration: Họ làm việc dưới một đội chứ không phải là một vài thành viên trong đội.
  • Động lực: Động lực của đội là chìa khoá thành công. Khi đội có động lực thì cả đội sẽ tập trung và thích thú với công việc của cả đội.
  • Tính liên tục: Họ liên tục làm việc với nhau và tìm ra những hạn chế trong cách tương tác, quy trình làm việc để liên tục cải tiến và nâng cao hiệu suất.

Tạo ra một đội tự quản

Ai là chịu trách nhiệm tạo ra đội tự quản? Đây có phải là công việc của một Scrum Master (với dự án áp dụng Scrum Frameworks), hay các quản lý cấp cao, hay công việc của cả tổ chức?

Trong thực tế, nó cần sự kết hợp nỗ lực của ba thành phần trên để giúp đội hình thành khả năng tự quản. Người đảm nhận vai trò Scrum Master hành động như một huấn luận viên (Coach) và đảm bảo team được đào tạo nhận thức, phương pháp làm việc và huấn luyện cách làm việc hiệu quả. Anh ấy là người chịu trách nhiệm tạo ra và đảm bảo một môi trường làm việc gắn kết. Anh ấy huấn luyện cho các thành viên độc lập hiểu về nguyên lý của sự tự quản để cả đội có chung tư duy và dễ tin tưởng lẫn nhau. Scrum Master cũng xem xét cải thiện sự cộng tác như một thành viên đóng góp trong đội thông qua các công cụ quản lý chu trình, công cụ chat, công cụ họp trực tuyến,…

Các nhà quản lý cấp cao cần đảm bảo họ không can thiệp cách làm của đội, họ cần hành động như những nhà hỗ trợ chứ không phải là người gây ra các phiền nhiễu. Mục tiêu của đội cần được thiết lập và “chủ nghĩa anh hùng cá nhân” cần được loại trừ, bởi vì tư tưởng ấy là trở ngại lớn cho việc xây dựng đội tự quản.

Tổ chức cần đảm bảo cung cấp những thứ cần thiết như: Cơ sở hạ tầng, đào tạo, các chính sách khuyến khích để giữ động lực của nhân viên trong quá trình làm việc. Thông thường đây là các trở ngại lớn cần tháo gởi trước khi tổ chức kỳ vọng các thành viên trong đội có thể tự quản công việc.

Các bước thiết lập một đội tự quản

Để việc xây dựng đội tự quản, bạn có thể xem xét các bước sau:

Bước 1 – Đào tạo: Bạn cần giả định đội có khả năng tự quản và truyền thông điều này một cách rõ ràng để các thành viên hiểu rõ và tự tin. Bạn cung cấp những khoá đào tạo cần thiết để hiểu về nguyên lý, kỹ năng mềm, hành vi cần thiết. Đào tạo trong quá trình làm việc (on-the-job training) cung cấp cho những nhân viên tham gia đội đủ sức sở hữu công nghệ và kiến thức nghiệp vụ liên quan. Cuối bước này đội đã có tư duy tự quản.

Bước 2 – Huấn luyện và Trao quyền: Việc đội nắm vững các nguyên lý, kỹ năng và quy trình thông qua đào tạo là sự khởi đầu. Nhưng để áp dụng các nguyên lý, kỹ thuật đó vào dự án thực tế hiệu quả là một thách thức lớn đối với họ. Bên cạnh đó, các thành viên tham gia đội phát triển thông thường không đến từ các các vị trí quản lý đã có kinh nghiệm và khả năng tự quản. Bạn cần đưa ra phương pháp huấn luyện thực hành các kỹ thuật, quy trình với các tình huống khác nhau của bối cảnh dự án.

Trong quá trình huấn luyện bạn cần từng  bước trao quyền quyết định và giúp đội đưa ra các quyết định của mình. Bạn cần nói cho đội biết được quyền quản lý họ đang đảm nhận. Bạn cần hướng dẫn nhóm thực hành các công việc quản lý thông qua các sự kiện của một Sprint. Bên cạnh đó bạn cần để mắt quan sát hành vi của cả đội và cung cấp các chương trình huấn luyện cần thiết. Cuối bước này đội đã có thể vận hành khả năng tự quản của mình một cách trơn tru.

Ở bước ở vai trò Scrum Master, hoặc quản lý cấp cao, bạn cần làm quen dần sự lu mờ trong công việc quản lý của mình và tập trung tối đã để hỗ trợ đội phát triển khả năng quản lý và ra quyết định.

Bước 3 – Cố vấn: Khi đội đang ở chế độ tự quản thì đây là bước quan trọng để đội tiếp tục duy trì sự tự quản. Bạn cần phân bổ người có kinh nghiệm thực hành, dẫn dắt và tạo ảnh hưởng vào vai trò cố vấn để giúp đội nâng cao khả năng tự quản ở mức cao, hiệu quả hơn. Đây là công việc quan trọng giúp đội tiếp tục duy trì sự học hỏi, sáng tạo và tăng hiệu suất công việc. Đây cũng là lý do tại sao tôi đề cập ở trên “Họ vẫn yêu cầu sự cố vấn và huấn luyện từ các vai trò khác, nhưng họ không cần yêu cầu mệnh lệnh và kiểm soát đội của họ”.

Đội dự án luôn thay đổi  theo thời gian. Xây dựng một đội tự quản là một quá trình liên tục. Bất cứ khi nào thành phần của đội thay đổi thì chúng ta cần lặp lại cả chu trình. Chỉ đến khi văn hoá của cả doanh nghiệp tăng lên thì các bước trong chu trình đó sẽ diễn ra nhanh hơn. Đó cũng lý do cần các Scrum Master chuyên nghiệp trong tổ chức của bạn.

Bạch Vân – APEX Global Corporation


APEX Global thường xuyên tổ chức khoá đào tạo về Agile Project Management Professional. Bạn có thể tham khảo lịch đào tạo ở link Public Training Schedule. Hoặc đọc thêm các bài viết chuyên đề về kỹ năng nghề, kỹ năng mềm, kỹ năng quản lý, xu thế công nghệ,… liên quan đến CNTT ở link APEX Global News.

Để được tư vấn thêm về các khoá đào tạo của APEX Global, bạn hãy gọi hoặc email đến:  (+84-8) 62 718 187; info@apexglobal.com.vn