Hotline

0963 801 047
APEX Global
ACADEMY FOR PROFESSIONAL EXCELLENCE

Những sai lầm thường gặp ở Daily Stand-up Meeting trong dự án Agile

2016-08-04  (2943)

Trong một lần trò chuyện với một Scrum Master mới vào nghề. Tôi được bạn ấy chia sẽ rằng: “Những buổi daily stand-up meeting thường rất buồn chán và thời gian luôn kéo dài hơn 15 phút nhưng không biết giải quyết như thế nào?” và ngỏ ý mời tôi tham dự để quan sát và tìm hướng giải quyết thích hợp để những buổi meeting sau làm việc hiệu quả hơn.

Sai lam thuong gap trong daily stand up meeting trong du an Agile Scrum

Tôi đã dành thời gian tham dự một buổi daily stand-up meeting mà bạn ấy đảm nhận vai trò Scrum Master. Trong team có 9 thành viên (bao gồm Scrum Master và một Product Owner). Theo chia sẻ của Scrum Master, lịch meeting hàng ngày diễn ra lúc 09:00 AM. Nhưng trên thực tế thì meeting diễn ra lúc 09:04 AM và kết thúc sau 21 phút với 9 thành viên hiện diện từ lúc đầu.

Thời gian tổ chức meeting không diễn ra như dự kiến mà bạn ấy đã chia sẽ.

Qua đó tôi nhận thấy có những sai lầm căn bản mà các Scrum team này thường gặp phải trong những buổi Daily Stand-up Meeting như sau:

Sai lầm 1: Daily Stand-up Meeting không diễn ra đúng thời gian quy định

Vào lúc 09:04 AM, Scrum Master hô to “Bắt đầu meeting thôi mọi người” thì các thành viên mới chịu đứng dậy tiến về vị trí làm việc của Scrum Master để tham gia meeting. Sau đó vào lúc 09:09 AM, bất ngờ có một thành viên hối hả tiến đến bắt đầu tham gia meeting với 9 người còn lại. Vậy team này có nhiều hơn 9 thành viên? Đó là ý nghĩ thoáng qua của tôi ở thời điểm đó. Danh sách thành viên có được cập nhật và thông báo cho những người tham dự vào lúc bắt đầu hay không? Thành viên nào có thể tham dự? Thành viên nào không? Thành viên tham gia muộn này có tham gia báo cáo tiến độ cuối cùng, vậy cậu ấy là thành viên của đội phát triển? Cậu ấy đóng vai trò gì trong buổi meeting?. Tính kỷ luật để duy trì meeting giữa các thành viên trong team được trao đổi như thế nào?

Với các dự án Agile, tính kỷ luật là một điều rất quan trọng. Nếu thời gian bắt đầu không được các thành viên tuân thủ thì làm sao họ giữ được timebox cho các sự kiện khác, chưa đề cập đến việc họ có xu hướng không giữ được cam kết của bản thân với dự án mà họ đảm nhận, bao gồm cả cam kết chung của team cho sprint.

Scrum Master là người cần giúp team xây dựng ý thức tính kỷ luật. Thời điểm meeting cần bắt đầu đúng giờ như đã định trước, tất cả các thành viên cần tạm ngưng công việc để tham gia meeting.

Sai lầm 2: Daily stand-up meeting không phải là thời gian dành để kéo task

Thật ngạc nhiên khi thấy có một thành viên của đội phát triển vừa kéo task trên sprint board vừa báo cáo tiến độ công việc của họ mà không thấy bất kỳ phản ứng nào của Scrum Master hay các thành viên khác của team. Tôi có tham vấn với Scrum Master sau buổi meeting thì được biết điều này diễn ra thường xuyên vì một số bạn hay quên và anh ấy nghĩ không có vấn đề gì với hành vi này.

Daily Stand-up Meeting là thời gian để đội phát triển báo cáo những gì họ đã hoàn thành, những gì họ đang làm và chia sẻ các trở ngại đang gặp phải để tìm kiếm sự hỗ trợ chứ không phải là thời gian để các thành viên cập nhật tiến độ công việc của họ trên sprint board. Hành vi này cho thấy những gì đang biểu diễn trên sprint board không phản ánh đúng và sát với thực tế các công việc mỗi thành viên đang tham gia thực hiện. Đây là sai lầm khá phổ biến với những team dự án mới hình thành, Scrum Master chưa có nhiều kinh nghiệm hoặc team dự án không có khả năng tự quản.

Sai lầm 3: Daily Stand-up Meeting không chỉ dành riêng cho Scrum Master

Trong khi các thành viên của đội dự án báo cáo tiến độ, họ vẫn duy trì giao tiếp bằng mắt với Scrum Master và Scrum Master lúc thì gật đầu, lúc thì lắc để đáp lại. Có vài thành viên còn lại thì tán gẫu với nhau, một thành viên khác liên tục bấm điện thoại, số khác thì hướng mắt về thành viên đang báo cáo, các bạn khác thì nhìn về hướng Scrum Master.

Đây là dấu hiệu của môi trường thiếu hợp tác, thụ động. Scrum Master có trách nhiệm sửa chửa chúng. Chính thái độ của Scrum Master đã làm cho tính tương tác trong team khó mà đạt hiệu quả. Đây cũng là lý do không có thành viên nào chủ động chia sẻ trở ngại của họ cho đến khí Scrum Master đặt câu hỏi và cũng không có thành viên nào chủ động đưa ra hướng giải quyết giúp thành viên đang gặp khó khăn cho đến khi được Scrum Master chỉ định.

Daily Stand-up Meeting là sự kiện của team, của các thành viên trong team, mọi người đều có trách nhiệm giám sát các thành viên còn lại và đưa ra sự hỗ trợ nếu bất kỳ thành viên nào gặp trở ngại. Scrum Master chỉ là người tạo điều kiện cho team hoàn thành meeting và ghi lại các trở ngại nếu có. Đây là cơ sở giúp team xây dựng được khả năng tự quản.

Sai lầm 4: Daily stand-up meeting không phải là cuộc thảo luận kỹ thuật và là nơi các thành viên ngoài team chia sẻ quan điểm của họ

Tôi ghi nhận có vài thành viên bắt đầu xác nhận yêu cầu kỹ thuật chi tiết về công việc họ đang làm và các thành viên còn lại chia sẻ quan điểm thiết kế, cách triển khai source code. Thành viên hỗ trợ kiến trúc hệ thống (thành viên không tham gia cam kết trong sprint) tư vấn hướng giải quyết. Sau buổi meeting tôi có đặt câu hỏi cho các thành viên đã chia sẻ vấn đề kỹ thuật đó thì được biết đây là yêu cầu của Scrum Master. Và đây chính là nguyên nhân sâu xa của việc trượt timebox của sự kiện Daily Stand-up Meeting.

Daily Stand-up Meeting không phải là thời gian để thảo luận các vấn đề kỹ thuật ở mức chi tiết, mọi người có thể nêu ra các vấn đề đang gặp phải và các thành viên còn lại nhận trách nhiệm hỗ trợ, họ sẽ thảo luận chi tiết với nhau sau khi meeting kết thúc và chia sẻ kết quả xử lý cho cả team ở buổi meeting kế tiếp. Bên cạnh đó chỉ những thành viên tham gia cam kết mới được phép chia sẻ quan điểm, nhưng chỉ dừng lại ở mức ngắn gọn. Những thành viên không tham gia cam kết có thể hiện diện (kể cả quản lý) nhưng chỉ quan sát và lắng nghe mà thôi. Scrum Master có trách nhiệm tạo điều kiện và bảo vệ team để cả team có thể hoàn thành công việc quản lý của mình.

Sai lầm 5: Daily Stand-up Meeting phải đảm bảo đủ ba câu hỏi

Tại thời điểm từng thành viên báo cáo công việc của mình, mỗi thành viên bắt đầu báo cáo tiến độ của mình nhưng họ chỉ dừng lại với 2 câu hỏi:

  • Họ đã làm gì ở ngày hôm qua? Một thành viên chia sẻ rằng họ đã hoàn thành 90% công việc. Sau meeting, tôi quan sát sprint board thì phát hiện task dưới là có thời gian ước lượng là 7 giờ và bắt đầu từ đầu giờ của ngày hôm qua và spent time đã là 8 giờ. Rõ ràng đây là task đã bị trượt nhưng không ai hỏi gì thêm.
  • Họ đang làm gì ở thời điểm hiện tại? Một số thành viên khác thì chia sẻ “Hôm nay tôi sẽ làm công việc này, công việc kia…”. Họ quên mất rằng hầu hết team bắt đầu công việc từ lúc 08:00 AM, và từ “sẽ” đã nói lên rất nhiều điều bất thường.

Không một ai trong team chủ động chia sẻ về trở ngại hoặc rủi ro cho đến khi Scrum Master hỏi. Không một ai chủ động đưa ra yêu cầu cần hỗ trợ và không một ai chủ động sẵn sàng hỗ trợ. Sau khi Scrum Master truy hỏi thì mới trình bày có hai vấn đề kỷ thuật đang gặp khó khăn trong việc triển khai source code.

Khi có một task trượt so với thời gian ước lượng đồng nghĩa task đó có trở ngại – Impediment/block. Tất cả các thành viên không chủ động trả lời câu hỏi thứ 3 “Họ đang gặp những trở ngại gì?” đồng nghĩa với khả năng tự quản của team này chưa thật sự sẵn sàng để cùng hướng đến hoàn thành sprint goals.

Tôi hy vọng rằng những đội dự án đang áp dụng Agile không lặp lại những sai lầm này. Tránh được chúng sẽ làm cho đội dự án sẽ tương tác nhiều hơn và làm việc hiệu quả hơn.

Tuỳ Phong – APEX Global Corporation


APEX Global thường xuyên tổ chức khoá đào tạo về Agile Project Management Professional. Bạn có thể tham khảo lịch đào tạo ở link Public Training Schedule. Hoặc đọc thêm các bài viết chuyên đề về kỹ năng nghề, kỹ năng mềm, kỹ năng quản lý, xu thế công nghệ,… liên quan đến CNTT ở link APEX Global News.

Để được tư vấn thêm về các khoá đào tạo của APEX Global, bạn hãy gọi hoặc email đến:  (+84-8) 62 718 187; info@apexglobal.com.vn