Hotline

0963 801 047
APEX Global
ACADEMY FOR PROFESSIONAL EXCELLENCE

Làm sao để giám sát và kiểm soát dự án CNTT?

2017-12-02  (114)

Giám sát và kiểm soát là công việc quan trọng của một Project Manager trong dự án CNTT. Công việc tưởng chừng đơn gian nhưng lắm lúc cũng phức tạp không biết giải quyết ra làm sao cho hiệu quả. Một số biểu hiện thường gặp:

  • Ông sếp cứ hỏi tiến độ tối ngày, cứ bảo họp báo cao tiến độ.
  • Thành viên đội dự án thường xuyên không hoàn thành công việc theo đúng kế hoạch, nhưng không có báo cáo.
  • Business Analyst thì không review yêu cầu cẩn thận dẫn đến yêu cầu thay đổi thường xuyên khi đội kỹ thuật triển khai tính năng.
  • Đội dự án không cập nhật tiến độ như thực tế đang diễn ra.
  • Một số thành viên đội dự án thì báo cáo Issue, một số thành viên còn lại chỉ hỏi mới tò ra Issue (toàn những Issue ở phút cuối, lúc thực hiện kiểm thử với người dùng).
  • Đội dự án meeting vô tội vạ, hễ gặp Issue là kéo vô phòng meeting và cãi nhau hàng giờ.
  • Có nhiều Issue hoặc xung đột xảy ra, đội dự án báo cáo thẳng lên Project Sponsor mà không thông qua Project Manager.

monitoring-control-du-an-cntt-giam-sat-kiem-soat

Thật bế tắc với các tình huống kiểu như thế này. Nhưng đó là dấu hiệu nói lên cơ chế giám sát và kiểm soát đang bất ổn, hoặc dự án có cơ chế tốt nhưng đội dự án không hề hay biết để tuân thủ.

Bạn biết rằng, dự án là một hệ thống quản lý được Project Manager dựng lên để giải quyết các mục tiêu của tổ chức. Mỗi thành viên tham gia dự án có quan điểm riêng, mục tiêu riêng, có những thói quen riêng, họ thích làm theo thói quen thay vì một cách nào đó có lợi cho mục tiêu chung. Do đó, hệ thống quản lý chỉ hoạt động tốt khi có cơ chế giám sát và kiểm soát đủ mạnh.

Một số điểm mà các Project Manager cần để ý khi thiết kế cơ chế giám sát và kiểm soát cho dự án CNTT của mình:

  • Cơ chế thu thập thông tin, thành viên nào có trách nhiệm cung cấp thông tin và tần suất diễn ra như thế nào là phù hợp.
  • Khi nào các vai trò trong dự án thực hiện báo cáo, tần suất gởi báo cáo và gởi qua kênh nào.
  • Liệt kê tất cả các loại meeting cần có trong dự án, vai trò nào chủ trì, vai trò nào cần tham dự và phương thức nào là được phép, kết quả đầu ra cho mỗi loại meeting.
  • Tất cả thành viên đội dự án là người thu thập Issue và nêu lên Risk phát sinh (hoặc dấu hiệu Risk liệt kê trong Risk log có khả năng xảy ra thành Issue), và cùng nhau review theo một định kỳ nhất định.
  • Phát triển các checklist cần thiết để thực hiện các tham số của dự án như: Cost, nguồn lực, sự tham gia của stakeholder,…
  • Khi có một Issue nghiêm trọng xảy ra và cần sự tham dự của vai trò cao hơn thì cơ chế leo thang như thế nào là phù hợp.

Mọi cơ chế giám sát và kiểm soát trong dự án cần được tài liệu hoá ngay thời điểm lên kế hoạch dự án. Các cơ chế ấy cần được truyền thông rõ ràng đến các thành viên đội dự án, cả Project Sponsor và cả các Stakeholders liên quan. Cần đảm bảo mọi người dùng cách hành sử chung được liệt kê trong kế hoạch dự án.

***

Đây là bài viết cùng chủ đề “Thực hành quản lý dự án CNTT“. Các phần đã phát hành của bài viết:

* Phần 1: Tầm quan trọng của việc viết kế hoạch quản lý dự án CNTT

* Phần 2: Các yếu tố quan trọng tạo nên Project Schedule có tính khả thi cao

* Phần 3: Nghệ thuật thiết kế hệ thống quản lý dự án của IT Project Manager

* Phần 4: Risk và Issue, Project Manager chọn xử lý món nào?

* Phần 5: Quản lý cam kết của stakeholder trong dự án CNTT hiệu quả

***

Là một Project Manager, nếu bạn xem công việc thiết kế hệ thống quản lý là quan trọng và đầu tư bài bản cho nó thì công việc vận hành dự án sẽ trơn tru hơn. Nhưng khi bạn xem nhẹ công việc thiết kế thì bạn phải tốn rất nhiều thời gian để giải quyết các sự vụ hàng ngày, càng về cuối dự án thì số lượng sự vụ càng tăng gấp bội.

by Cao Trần