Hotline

0963 801 047
APEX Global
ACADEMY FOR PROFESSIONAL EXCELLENCE

Quản lý cam kết của stakeholder trong dự án CNTT hiệu quả

2017-12-02  (144)

Dự án CNTT được hình thành để giải quyết một vấn đề nào đó của doanh nghiệp hoặc tạo ra một cơ hội mới thúc đẩy thay đổi tích cực trong tổ chức. Dự án có sự tham gia của stakeholders (tạm dịch là các đối tượng). Có thể là Project Sponsor, các trưởng bộ phận nghiệp vụ, nhà cung cấp, người dùng cuối, thành viên đội dự án,… và nhiều thành viên liên đới khác.

Mỗi thành viên trong dự án là một mắt xích trong hệ thống quản lý dự án. Mỗi thành viên tham gia dự án đều có mục đích riêng. Và nhiều khi mục đích riêng cá nhân đó chống lại mục tiêu của dự án. Nhiều khi họ tạo ra các thách thức hoặc thậm chí muốn dự án thất bại để đạt được mục đích của riêng mình.

Qua-ly-stakeholder-trong-du-an-cntt-it-project-management

Các nguyên nhân có thể đến từ:

  • Xung đột lợi ích: Thường hay xảy ra với các trưởng bộ phận nghiệp vụ và người dùng cuối.
  • Xung đột chính trị nội bộ: Mỗi doanh nghiệp là một hệ sinh thái mà ở đó không thể tránh khỏi xung đột giữa các nhóm lợi ích. Thường xảy ra ở các vị trí cấp cao trong tổ chức mà có liên đới đến dự án.
  • Ngại thay đổi, hoặc sợ mất an toàn: Đây là điểm thường hay gặp ở tổ chức nặng về quản lý mang tính chất nhà nước hoặc chưa ứng dụng CNTT nhiều. Dự án triển khai ERP là điển hình cho tình huống này.
  • Sợ thất bại: Có nhiều dự án CNTT vấp phải thất bại trong quá khứ dẫn đến các Stakehoders mất niềm tin và đôi khi sợ đối diện với thất bại. Tình huống này hay xảy ra với người dùng cuối hoặc các bộ phận nghiệp vụ. Có thể họ bị ám ảnh bởi các lời đồn về sự thất bại ở các dự án CNTT tương tự.
  • Có thiện cảm không tốt hoặc không tin vào đội dự án: Thường hay xảy ra đối với các trưởng bộ phận nghiệp vụ. Họ không tin vào năng lực của chính Project Manager.

Bạn thấy đó, phần lớn hệ thống quản lý của doanh nghiệp đang chạy trên lõi Công nghệ Thông tin. Dự án triển khai ERP là điển hình thường thấy. Trong mắt các stakehoder thường có 2 xu hướng nhìn nhận: CNTT là cái gì đó hay ho có thể giúp họ thay đổi sau thời gian ngắn; CNTT giống như một hố đen của vũ trụ và có thể hút mọi thứ vào đó kể cả “bát cơm” của chính họ đang có.

Do đó với dự án CNTT, việc quản lý sự cam kết của stakeholder rất quan trọng đối với một Project Manager. Ngoài việc ứng dụng các best practice về quản lý sự tham gia của stakholder trong dự án của mình như: xác định danh sách đối tượng, phân tích thuộc tính đối tượng, phân tích tầm ảnh hưởng của họ trong tổ chức và dự án, đưa ra chiến thuật để tương tác và nắm bắt thông tin,… Nhưng đó chỉ là điều kiện cần. Project Manager phải thể hiện tài ngoại giao và giao tiếp của mình để có thể engage với stakeholders. Bên dưới là vài tips cho bạn:

  • Hành động như một người bán hàng chuyên nghiệp, người bán hàng luôn đặt ra mục tiêu và theo đổi mục tiêu tới cùng bất kể khách hàng họ là ai.
  • Đứng về phía khách hàng, hãy luôn thể hiện bạn là đồng minh của họ, và đang bảo vệ quyền lợi của họ hoặc gia tăng lợi ích ấy lên.
  • Thúc đẩy ngoại giao với tư duy tích cực.
  • Tạo ra những thành công ngắn và dẫn dắt sự thay đổi với các kế hoạch truyền thông rõ ràng, xuyên suốt
  • Thu thập dữ liệu và sử dụng quyền lực cứng khi cần thiết (dùng quyền lực của Project Sponsor hoặc cao hơn). Nhưng cần hạn chế dùng. Vì nó có thể kết liễu mối quan hệ của bạn với stakeholder đó.

 

Đây là bài viết cùng chủ đề “Thực hành quản lý dự án CNTT“. Các phần đã phát hành của bài viết:

* Phần 1: Tầm quan trọng của việc viết kế hoạch quản lý dự án CNTT

* Phần 2: Các yếu tố quan trọng tạo nên Project Schedule có tính khả thi cao

* Phần 3: Nghệ thuật thiết kế hệ thống quản lý dự án của IT Project Manager

* Phần 4: Risk và Issue, Project Manager chọn xử lý món nào?

***

Quản lý dự án là một công việc phức tạp, mỗi dự án nhiều khi là một chiến trường. Sự thành công của dự án quyết định bởi khả năng dẫn dắt bằng phương pháp thực hành hiệu quả và kinh nghiệm trận mạc của Project Manager.

by Cao Trần,