Hotline

0963 801 047
APEX Global
ACADEMY FOR PROFESSIONAL EXCELLENCE

Làm sao để đề xuất Business Case được sếp phê duyệt?

2017-05-10  (1272)

Ở vai trò IT Manager, trong một năm qua bạn đã trình sếp bao nhiêu đề xuất? Tỉ lệ % các đề xuất của bạn được sếp duyệt bao nhiêu? Bao nhiêu đề xuất trong số đó bạn nhận được câu trả lời “để đó anh xem rồi anh báo lại, nhưng đề xuất ấy rơi vào quên lãng”? Sự thăng tiến của bạn có đang đi ngang và tỉ lệ thuận với các đề xuất không được sếp duyệt? Bạn có phải là nhân vật trọng yếu luôn được mời tham gia các meeting với ban giám đốc bàn về kinh doanh và bạn có được tiếng nói ở đó?

Nghe Business Analyst_APEX 1

Có thể những câu hỏi này gây cho bạn một chút sốc nhẹ, nhưng đây là những câu hỏi bạn cần đối diện và vượt qua để phát triển nghề nghiệp của mình.

**

Đây là series bài viết ứng dụng kỹ thuật Business Analysis trong doanh nghiệp Non-IT. Bạn có thể đọc thêm các bài đã published:

1/ Tại sao Business Analysis là top technical skill cho CIO, CTO, Head of IT, IT Manager?

2/ Business Analyst làm gì trong doanh nghiệp? 

**

Những năm gần đây, nhiều giải pháp CNTT được ứng dụng, vai trò của CNTT trong doanh nghiệp Việt được nâng lên đáng kể, và vị thế của IT Manager cũng dần được cải trong mắt của ban giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ. Nhưng CEO “kỳ vọng” sự đóng góp nhiều hơn nữa từ CNTT cho hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt vị trí IT Manager.

Trong giờ tea-break của hội thảo “BẢN CHẤT CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN CỦA DOANH NGHIỆP QUA GÓC NHÌN VÀ KINH NGHIỆM CỦA ÔNG NGUYỄN DUY HƯNG – chủ tịch SSI”, một nhóm những người xuất thân từ kỹ thuật trao đổi cùng nhau về CNTT và kinh doanh. Một anh Vice President của một công ty phần mềm lớn chia sẻ hai ý: “Anh em làm kỹ thuật tụ tập với nhau như thế này là không tốt”, nhóm 4 người chúng tôi cười và gật đầu đồng ý, và “Phải chi người làm quản lý kỹ thuật tham gia nhiều hơn các hội thảo kinh doanh như thế này để hiểu về nhu cầu kinh doanh và kỳ vọng từ ban giám đốc!”

Là một IT Manager bạn có thường xuyên tham gia các hội thảo về kinh doanh? Tham gia hội thảo kinh doanh sẽ giúp bạn tiếp cận các thuật ngữ chuyên môn kinh doanh, hiểu được sự thay đổi về thị trường kinh doanh, tự tin giao tiếp với người làm kinh doanh với ngôn ngữ của họ (thay vì ngôn ngữ kỹ thuật máy tính),… đó là cách tốt cho bạn chuẩn bị để hiểu được “niềm trăn trở của sếp”. Niềm trăn trở đó có thể là vấn đề mà doanh nghiệp đang đối mặt, hoặc cơ hội doanh nghiệp có thể nắm bắt phù hợp với năng lực của công ty. Những IT Manager thành công họ luôn dành nhiều thời gian để “đánh hơi” nhu cầu từ sếp, lẫn nhu cầu từ các phòng ban, nhiều khi cả xu hướng của thị trường kinh doanh lẫn xu hướng công nghệ. Đó là khởi đầu để nắm bắt cơ hội cho chính mình.

Những nhu cầu trong doanh nghiệp luôn không rõ ràng, nhiều khi đó chỉ là biểu hiện của vấn đề, nhiều khi đó là một xu thế tốt nhưng không phù hợp với nguồn lực, văn hoá quản trị của doanh nghiệp. Bạn cần cách tiếp cận để hiểu được nhu cầu thật sự. Áp dụng các kỹ thuật phân tích để làm rõ nhu cầu, nhiều khi bạn cần đến nơi nhu cầu phát sinh để quan sát quy trình làm việc, ghi nhận hành vi của người dùng, tìm hiểu các chính sách liên quan, tìm hiểu các quy định về luật pháp liên quan, nắm được các hệ thống hiện có đang tương tác với nhau như thế nào?… BABOK v3 cung cấp những công cụ kỹ thuật đủ mạnh để giúp bạn thực hành business analysis để xác định đúng nhu cầu.

Nhưng dựa vào đâu thì bạn tự tin nhu cầu bạn thu thập là đúng? Kỹ thuật giúp bạn đưa ra cách tiếp cận hiệu quả nhưng kiến thức nghiệp vụ mới giúp bạn đánh giá được nhu cầu. Vậy làm sao để bạn có được kiến thức nghiệp vụ trong doanh nghiệp? Cách mà các IT Manager thành công là họ dành nhiều thời gian để khơi gợi các trưởng bộ phận chia sẻ, lân la với người dùng cuối để hiểu được cách thức họ làm, nhiều khi tham gia hội thảo để mỗi ngày học một ít. Bạn sẽ thấy những IT Manager ấy luôn ưu tiên ngồi với các phòng ban nghiệp vụ (thay vì ngồi với anh em kỹ thuật) trong các bữa tiệc công ty tổ chức, đám cưới một nhân viên nào đó trong công ty.

Khi có được nhu cầu, bạn cần áp dụng các kỹ thuật phân tích để tìm ra các giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp mình. Bạn cần trả lời các câu hỏi cho mỗi giải pháp:

  • Giải pháp giải quyết thoản mãn được nhu cầu?
  • Giải pháp tạo ra giá trị gì mà có thể đo lường được?
  • Những giá trị tạo ra mang lại cho ai, gây hại cho ai, và liên đới đến ai?
  • Giải pháp đó có phù hợp với bối cảnh hiện có bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp? Bối cảnh đó có thể bao gồm chiến lược, chính sách, năng lực con người, xu thế kinh doanh, xu thế công nghệ, quy trình làm việc,…
  • Giải pháp tạo thay đổi gì cho doanh nghiệp?

Lam_sao_de_de_xuat_duoc_sep_phe_duyet 1

Cho dù vấn đề bạn đang giải quyết lớn hay nhỏ thì Business Analysis Core Concept Model – BACCM sẽ là cách hữu hiệu giúp bạn đưa ra các câu hỏi cho cách làm của mình. Nếu một trong những điểm trong tam giác bạn không chứng minh được bạn đừng kỳ vọng thuyết phục được stakeholders.

Ngoài ra bạn cần phân tích xem mỗi giải pháp chọn lựa bạn cần tìm phân tích các yêu tố liên quan cho mỗi giải pháp thay thế: Những ràng buộc nào cần có, những rủi rõ nào có thể gặp phải, chi phí đầu tư gồm những gì, công ty sẽ thu hồi được vốn đầu tư sau bao nhiêu thời gian?

Bạn có thể thấy chứng kiến các đề xuất từ phòng Kinh doanh, Marketing luôn được sếp ưu ái duyệt, còn đề xuất từ phòng CNTT luôn bị trì hoãn hoặc không được duyệt. Bởi những người kinh doanh họ biết cách bán giải pháp của họ với con số đầy tính thuyết phục cho sếp. Mấu chốt là cách tiếp cận hiệu quả.

Lam_sao_de_de_xuat_duoc_sep_phe_duyet 3

(Đây template về Business Case mà các doanh nhiệp FDI đang dùng khi trình bày đề xuất.)

Nhưng bạn có giải pháp đề xuất (Business Case) viết ra có hay ho đến mấy mà bạn không thuyết phục được cho người khác hiểu được thì bạn đang giới hạn thành công của chính mình. Hãy nói bằng ngôn ngữ của sếp, nói bằng ngôn ngữ của người làm nghiệp vụ, hay nói cách khác là hãy nói ngôn ngữ của khách hàng – người đầu tư, bảo lãnh cho giải pháp của bạn.

Nếu bạn làm tốt những điều trên tôi tin giải pháp đề xuất của bạn có cơ hội được sếp duyệt rất cao. Các IT Manager thành công họ đang áp dụng cách làm này hoặc họ đang áp dụng cách tương tự đó bạn. Chả có ông sếp nào khờ khạo từ chối một cơ hội phát triển doanh nghiệp với các giải pháp đề xuất mới hiệu quả cả J. Kỹ thuật Business Analysis sẽ giúp được cho bạn nhiều đó chứ.

by Cao Trần

bài viết được tác giả chia sẻ trên tường cá nhân của tác giả