Hotline

0963 801 047
APEX Global
ACADEMY FOR PROFESSIONAL EXCELLENCE

6 kỹ năng cần thiết cho quản lý dự án chuyên nghiệp

2016-10-05  (3717)

Nhiều năm trước, tôi đã ở Brazil quản lý việc lắp đặt một hệ thống giám sát cho một dự án xây dựng lớn. Như tôi đã nói với trưởng ban quản lý thợ điện làm thế nào một phần của thiết bị sẽ được gắn kết, anh ta nhướng mày và nói: “Anh là ông chủ.”

ky-nang-can-thiet-cho-quan-ly-du-an-chuyen-nghiep

Tôi biết những gì đang xảy ra: Bởi vì tôi là người quản lý dự án, trưởng ban quản lý thợ điện cảm thấy rằng họ không thể bày tỏ sự không đồng ý với tôi, mặc dù anh ta đã làm. Trong trường hợp này, anh ta đã đúng, tôi đã sai, và kết quả là mất nhiều thời gian và nguồn lực.

Đào tạo kỹ thuật trong quản lý dự án không giúp bạn sẵn sàng để đối phó với nhiều hoàn cảnh sắc thái như vậy. Là một chuyên gia quản lý dự án, bạn là một tác nhân thay đổi làm việc với các đội ngũ được tạo thành từ các cá nhân phức tạp trong nhiều vai trò khác nhau. Bằng cách nào đó bạn đang được coi là một nhà lãnh đạo, và biết làm thế nào để đọc ngôn ngữ cơ thể, thương lượng, và là một bậc thầy về vô số những kỹ năng khác. Vậy làm thế nào để bạn có thể thực hiện được những điều đó?

Dưới đây là danh sách ngắn của tôi về sáu kỹ năng cần phải có trong quản lý dự án, và một số cuốn sách sẽ giúp bạn đạt được điều đó.

1. Truyền thông

Bạn có biết rằng 90% thời gian một người quản lý dự án được dùng để giao tiếp? Đó là điều cần thiết mà các nhà quản lý dự án hiệu quả có thể truyền đạt tầm nhìn, ý tưởng, mục tiêu, và các vấn đề cũng như các báo cáo sản xuất và các bài thuyết trình, cùng những kỹ năng khác.

Giao tiếp là một chủ đề rộng lớn, vì vậy rất khó để tiếp cận nó từ một góc nhìn bao quát. Một khởi đầu tốt là bắt đầu bằng cách cải thiện kỹ năng thuyết trình, có nghĩa là sẽ chuyển đổi tất cả mọi thứ từ kick-off meeting tới một sân chơi cho các khách hàng và các bên liên quan. Những nguồn lực tốt nhất mà tôi đã nhìn thấy trên này là tác phẩm của Nancy Duarte. Cuốn sách của cô ấy, “Sự cộng hưởng: Những câu chuyện trực quan làm thay đổi đối tượng” (miễn phí trên iBooks) và “slide: ology: Nghệ thuật và Khoa học sáng tạo của sự trình bày tuyệt vời’’, đã khai sáng trí óc tôi với sức mạnh của một bài thuyết trình chuyên nghiệp. Khi bạn đọc những cuốn sách, xem những hiểu biết khác nhau mà bạn có thể sử dụng trong các bài thuyết trình và các khía cạnh khác của công việc của bạn.

Đọc thêm: Truyền thông – Chìa khóa để quản lý dự án thành công

2. Lãnh đạo

Lãnh đạo là những từ thông dụng hiện nay trong ngành công nghiệp quản lý dự án, và với lý do: Nếu bạn có thể dẫn dắt đội ngũ, bạn có thể hoàn thành dự án tốt nhất. Nhưng quan trọng nhất, với khả năng lãnh đạo, những gì còn thiếu trong kho vũ khí của người quản lý dự án là các kỹ năng kỹ thuật phát triển cao. Nếu bạn là một người quản lý dự án, tôi có thể đảm bảo bạn đã cảm thấy sự cần thiết phải cải thiện bản thân như một nhà lãnh đạo tại một vài điểm.

Hàng ngàn nguồn lực tồn tại luôn thúc đẩy khả năng lãnh đạo tốt hơn. Susanne Madsen, một huấn luyện viên quản lý dự án và khả năng lãnh đạo, cũng là người viết cho blog này, vừa cho ra đời một cuốn sách mới cần phải đọc cho bất kỳ nhà quản lý dự án nào quan tâm đến việc phát triển kỹ năng lãnh đạo: “Sức mạnh của Khả năng lãnh đạo dự án: 7 chìa khóa quan trọng để giúp bạn chuyển đổi từ quản lý dự án thành trưởng dự án” được ghi nhận đầy đủ thông tin về hành động tiên quyết mà bạn có thể áp dụng ngay lập tức trở thành một nhà lãnh đạo dự án tốt hơn.

Bạn cũng có thể nghe Susanne nói về khả năng lãnh đạo trong cuộc phỏng vấn trên Podcast của tôi với cô ấy.

Đọc thêm: Những câu nói của một nhà lãnh đạo thành công

3. Quản lý đội ngũ

Bên cạnh việc dẫn đầu một đội ngũ từ một quan điểm chiến lược, nhà quản lý dự án cũng cần phải quản lý từ tầm nhìn của hoạt động. Một nhà quản lý đội ngũ hiệu quả vượt trội trong việc quản lý và điều phối các nhóm cá nhân bằng cách thúc đẩy mọi người làm việc theo nhóm, giao nhiệm vụ, giải quyết xung đột, thiết lập mục tiêu và đánh giá hiệu quả. Người có khả năng lãnh đạo là người có thể truyền cảm hứng cho những người khác để đồng hành cùng với bạn; quản lý đội ngũ đảm bảo đội ngũ của bạn có những kỹ năng chính xác.

Một phần của Harvard’s Pocket Mentor Series: “bao gồm tất cả các vấn đề cơ bản về quản lý đội ngũ, trong đó có cái nhìn sâu sắc về cách tạo ra một bản sắc đội ngũ, giải quyết xung đột, trao đổi về hiệu suất nghèo nàn, và nhiều lĩnh vực khác. Đó là một phân đoạn ngắn và sẽ giúp bạn suy nghĩ về các chủ đề cần thiết khi nói đến các nhà quản lý đội ngũ.

4. Khả năng đàm phán

Trở lại với kỹ năng về truyền thông, rất nhiều cách giao tiếp để áp dụng đàm phán về việc sử dụng các nguồn lực, ngân sách, lịch trình, phạm vi leo thang trong công việc, và một loạt các thỏa hiệp khác đó là điều không thể tránh khỏi. Biết làm thế nào để đàm phán, sẽ giúp cho tất cả các bên đều hài lòng là một kỹ năng quan trọng cho các nhà quản lý dự án thành công.

Tôi đọc “Getting to Yes: Negotiating Agreement Without Giving In” một vài năm trước đây và đã rất ấn tượng với cách tác giả Roger Fisher và William Ury giải thích các hoạt động bên trong của những cuộc đàm phán, và làm thế nào để học được nhiều nhất về những kinh nghiệm không thể tránh khỏi này.

Đọc thêm: Cách Nhà quản lý dự án quản lý Stakeholder khó tính

5. Tổ chức cá nhân

Đã bao giờ bạn nghe nói rằng bạn không thể cho những gì bạn không có? Làm thế nào bạn có thể làm xong việc và tổ chức công việc cho những người khác nếu cuộc sống của riêng cá nhân và các dự án của bạn vô tổ chức và không đi đến đâu? Sắp xếp tổ chức những việc làm cá nhân, và bạn sẽ ngay lập tức được cải thiện được công việc như một người quản lý dự án.

Tôi đã đọc “Getting Things Done” của David Alen vài năm trước đây, và đó là một điểm quan trọng trong cuộc sống của tôi. Lúc đó, tôi đã là một người quản lý dự án, nhưng không đi đến đâu với sự nghiệp của tôi, công việc của tôi không đạt tiêu chuẩn như ngày nay. Cuốn sách này đã giúp tôi có được cuộc sống của tôi và các cam kết công việc của mình dưới sự kiểm soát.

Đọc thêm: Definition of Done (DoD) giúp gì cho bạn?

6. Quản lý rủi ro

Trong suốt các tuyển tập “Project Management for You” trên Podcast của tôi , tôi đã phỏng vấn các nhà quản lý dự án hàng đầu và hỏi họ về công cụ quản lý dự án hoặc kỹ thuật của dự án. Tôi rất ngạc nhiên khi nhìn thấy họ nhắc đến quản lý rủi ro. Họ hoàn toàn đúng: Nếu bạn có thể dự đoán được và tạo ra  giải pháp cho các vấn đề trước khi chúng phát sinh, bạn sẽ tăng cơ hội của việc hoàn thành các dự án thành công. Định nghĩa rủi ro không khẩn cấp; kết quả là, nhiều nhà quản lý dự án đã không xem xét các rủi ro một cách nghiêm túc khi họ cần.

“Managing Uncertainty: Strategy for Surviving and Thriving in Turbulent Times” bởi Michel Syrett và Marion Devine là một lời giới thiệu tuyệt vời để điều hướng xung quanh các môi trường nhiều rủi ro trong quản lý dự án.

Đọc thêm: Xác định Risk cho dự án với Project Manager mới vào nghề

Quản lý dự án là một công việc mà đòi hỏi một bộ kỹ năng đa dạng và rộng lớn. Bắt đầu bằng cách mài giũa thực hành của bạn trong mỗi kỹ năng, và tiếp tục bổ sung, kết hợp chúng thành công việc của bạn. Tôi hy vọng bạn tiếp tục làm việc tốt hơn để trở thành người quản lý dự án tốt nhất mà bạn có thể được.

-APEX Global Content Development Team-

(Nguồn: liquidplanner.com)