Việc đưa hệ thống dịch vụ CNTT mới vào vận hành trong doanh nghiệp khiến bộ phận CNTT đối diện với nhiều thách thức. Nhiều khi đó là thất bại thảm hại, người dùng phàn nàn và gây khó dễ cho người cung cấp dịch vụ và những cán bộ chủ chốt của bộ phận nghiệp vụ tìm mọi cách quay về với cách làm cũ để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn.

Tại sao lại nghịch lý vậy? CNTT thông tin đã tác động gián tiếp (nhiều khi là trực tiếp với nhiều ngành nghề) với hoạt động sản xuất kinh doanh. CNTT đã là bệ đỡ cho cả hệ thống quản lý của doanh nghiệp. Trong khi tâm lý chung của nhiều người Việt rất ngại thay đổi, nhiều khi là “sợ” thay đổi. Bởi thay đổi đồng nghĩa là đối diện với thách thức hoặc nặng hơn là “sự thất bại”.

 (Hình từ lớp học COBIT5 Foundation do ITLC tổ chức và Apex Global hỗ trợ bản quyền tại liệu và hỗ trợ tổ chức)

Ở ngày 10 tháng 11 năm 2016, tại khách sạn New World, ông Nguyễn Đức Tài – Chủ tịch của Thế Giới Di Động chia sẻ đại ý rằng: “Hệ thống CNTT là cổ xe tăng, mọi người có hai chọn lựa: Một là leo lên xe tăng và cùng lái chúng; Hai là sẽ bị xe tăng cán”. Với chiến lược của Thế Giới Di Động thì hệ thống CNTT là trọng yếu để tăng tốc mở rộng và tối ưu hoá việc sử dụng nguồn lực. Bởi lẽ luôn có người ngại thay đổi, và luôn thích an toàn với cái hiện có đang trở nên lỗi thời so với mục tiêu chiến lược, xu thế công nghệ bên ngoài. Đó là một thông điệp của hoạt động truyền thông. Là một quản lý CNTT, có bao giờ bạn đặt hàng với lãnh đạo của mình đưa ra tuyên bố cứng rắn trước toàn công ty khi đưa một hệ thống CNTT mới vào vận hành chưa?

Bài viết liên quan: Truyền thông – Chìa khóa để quản lý dự án thành công

Từ “Truyền thông” mới nghe qua rất to tát, bạn có cảm giác rằng nó là chức năng của bộ phận Marketing trong doanh nghiệp. Đó là sai lầm. Ở góc độ cá nhân của những IT Manager có vợ nhưng thích vị thơm của Beer sau mỗi giờ tan tầm. Bạn cầm máy điện thoại lên và phát ra những thông điệp “Anh có hẹn với sếp A; Anh đi bàn công chuyện làm ăn với anh B; Anh đang ngồi bên anh C hay đến nhà mình; Anh có chuyện này hay lắm, tí về anh kể, giờ anh đi uống vài ly bia tí anh về;…” Đó cũng là truyền thông ở mức đơn giản.

Vậy khi đưa một hệ thống dịch vụ CNTT mới vào vận hành. Bạn có cần làm truyền thông không? Tôi tin chắc là bạn đang tự trả lời trong đầu là “Có”. Vậy làm thế nào để truyền thông về hệ thống mới?

Điểm này phụ thuộc vào văn hoá quản trị của từng doanh nghiệp, phong cách dẫn dắt của lãnh đạo, khả năng gây ồn ào của bạn và cả mức độ trưởng thành của người dùng,… mỗi nhà một cảnh và tuỳ cơ ứng biến.

Bài viết liên quan: Quản lý sự cố dịch vụ CNTT

Bạn cần đảm bảo các câu hỏi sau được trả lời một cách rõ ràng nhất trong hành động của bạn và đội ngũ:

• Các trưởng bộ phận nghiệp vụ đã sẵn lòng ủng hộ chưa? Nếu chưa sẵn sàng thì ai có thể chống lưng cho bạn trong các cuộc họp?
• Người dùng đã biết thông tin về ngày hệ thống mới chạy chưa? Làm sao để đạt tối thiểu 90% người dùng trực tiếp biết?
• Bạn đã chia sẻ những thách thức mà người dùng đang đối diện chưa? Và thách thức ấy có gắn liền với công việc hàng ngày của họ bằng số liệu dẫn chứng rõ ràng?
• Bạn đã chia sẻ những lợi ích mà hệ thống mới sẽ mang lại chưa? Và những lợi ích giúp công việc của họ tốt hơn như thế nào?
• Bạn đã tạo ra những kết quả nhỏ nào trong hành động và dùng nó để truyền thông giúp mọi người vượt qua nỗi sợ “thất bại” chưa?
• Bạn đã tổ chức đào tạo cho tất cả người dùng thực hành, làm quen trên hệ thống mới?
• Những bữa tiệc nào, cuộc họp nào mà bạn cần lãnh đạo giúp bạn truyền đi thông điệp?
• Đội ngũ của bạn đã sẵn sàng xử lý các yêu cầu trong 21 ngày đầu tiên đưa hệ thống vào vận hành? Và đội ngũ của bạn là người làm truyền thông điệp kết quả đến người dùng?

Bạn hãy tìm hiểu xem cách mà “7-Eleven” mở cửa hàng đầu tiên của họ ở Việt Nam. Biết đâu bạn tìm được câu trả lời phù hợp cho mình với các câu hỏi trên.

***

Đây là series bài viết về chủ đề “Xây dựng hệ thống dịch vụ CNTT hiệu quả”

Phần 1: Dịch vụ là gì? Hệ thống quản lý dịch vụ là gì?

Phần 2: Khách hàng thật sự muốn gì từ dịch vụ CNTT?

Phần 3: Dịch vụ CNTT – Đâu là giá trị mà lãnh đạo cần?

Phần 4: Sự cần thiết của quy trình dịch vụ CNTT

***

Việc một hệ thống dịch vụ CNTT đi vào đời sống, văn hoá làm việc nhanh hay chậm phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động truyền thông. Mà truyền thông nội bộ là kênh mà các IT Manager nên tập trung làm tốt để tự nâng cao hình ảnh của bộ phận CNTT của mình. Là một lãnh đạo, bạn hãy kéo anh em của mình ra khỏi ốc đảo vô hình mang tên CNTT để hỗ trợ tốt hơn cho các bộ phận nghiệp vụ tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

By Cao Trần

Bài viết được chai sẻ trên tường của tác giả ở link