Có nhiều bạn trong khoá học quản lý dự án CNTT của tôi than thở rằng “Quản lý risk là công việc gian nan, và tôi không biết bắt đầu từ đâu”. Phần lớn các bạn có chung thắc mắc đều đến từ đội dự án và họ có kế hoạch trở thành một Project Manager trong tương lai. Bài viết này cung cấp cho các bạn mới bắt đầu công việc quản lý dự án và các bạn đang làm quản lý dự án chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc quản lý risk, một danh sách các mẫu tham khảo để xác định risk tìm ẩn trong giai đoạn lên kế hoạch cho một dự án mới. Hãy tìm hiểu các bước xác định risk cho dự án với Project Manager mới vào nghề…

Có thể nói tất cả các dự án luôn có rủi ro. Nếu một rủi ro tìm ẩn mà không được phát hiện sớm thì có thể gây tác động không tốt đến việc hoàn thành dự án đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách và đáp ứng đúng kỳ vọng về chất lượng.

Xác định rủi ro là bao gồm tập hợp các công việc như: lên kế hoạch quản lý rủi ro, xác định rủi ro, phân tích, lên kế hoạch ứng phó với rủi ro đã được xác định, và kiểm soát rủi ro trong dự án. Mục đính của quản lý rủi ro trong dự án là làm tăng khả năng và tác động của các sự kiện tích cực, và làm giảm khả năng và tác động của các sự kiện tiêu cực cho dự án.

Một số công cụ và kỹ thuật mà bạn có thể dùng để xác định rủi ro theo khuyến nghị của PMBOK

• Kỹ thuật thu thập yêu cầu nghiệp vụ: Kỹ thuật Brainstorming, Kỹ thuật Root Cause Analysis, Kỹ thuật phỏng vấn.
• Review tài liệu
• Checklist Analysis – Sử dụng lại các checklist trong các dự án tương tự đã thành công trong quá khứ
• Assumption analysis, SWOT Analysis
• Kỹ thuật Diagramming – cause and effect diagram, system and process flow chart, influence diagrams

Bên dưới là danh sách một số loại rủi ro (risk category) và các ví dụ về nguy cơ tìm ẩn có thể xác định ở giai đoạn lên kế hoạch quản lý rủi ro.

1) Loại rủi ro: Schedule

• Lịch trình không thực tế, chỉ có “trường hợp tốt nhất”
• Nhiệm vụ quan trọng bị xót từ lịch trình
• Một sự chậm trễ trong một nhiệm vụ gây ra sự chậm trễ các nhiệm vụ phụ thuộc trong dự án
• Các công việc không quen thuộc của các sản phẩm mất nhiều thời gian hơn dự kiến ​​để thiết kế và thực hiện

2) Loại rủi ro: Rủi ro từ yêu cầu nghiệp vụ

• Yêu cầu đã baselined nhưng vẫn tiếp tục thay đổi
• Chất lượng yêu cầu kém được xác định, và gây ra khả năng mở rộng phạm vi của dự án
• Công việc đặt các tính năng của sản phẩm tốn nhiều thời gian hơn dự kiến
• Yêu cầu chỉ được nhận biết một phần ở giai đoạn đầu của dự án
• Tổng các tính năng yêu cầu có thể vượt quá những gì mà nhóm phát triển chuyển giao trong thời gian có sẵn

3) Loại rủi ro: Rủi ro về sản phẩm, công nghệ

• Kết quả phát triển các giao diện người dùng sai trong khâu thiết kế và phải thực hiện lại
• Đội dự án phát triển các chức năng phần mềm bổ sung mà không được yêu cầu ở thời điểm lên kế hoạch
• Yêu cầu tích hợp với các sản phẩm khác chưa được nhóm nghiên cứu xác định giải pháp kỹ thuật trước khi thực hiện
• Công nghệ mới áp dụng vào quá trính phát triển sản phẩm không được hỗ trợ đầy đủ từ nhà cung cấp
• Sản phẩm công nghệ chọn lựa cho dự án không giải quyết được vấn đề hoặc nhu cầu của khách hàng
• Giải pháp thay thế không được chọn lựa dự trên các tiêu chí khách quan
• Tổ chức không cung cấp đủ tài nguyên làm việc cho dự án như đã cam kết

4) Loại rủi ro: Rủi ro trong khâu quản lý dự án

• PM có uy quyền hạn chế trong cơ cấu tổ chức và ít quyền lực cá nhân gây ảnh hưởng đến việc ra quyết định và các nguồn lực cho dự án
• Độ ưu tiên chuyển giao các hạng mục thay đổi thường xuyên
• Điều kiện để xác định thành công ở mỗi giai đoạn của dự án không được định nghĩa rõ ràng
• Các dự án trong chương trình cần dùng nhân sự, tài nguyên giống nhau cùng một thời điểm (đối với một chương trình có nhiều dự án nhỏ)
• Ngày tích hợp sản phẩm, chuyển giao sản phẩm, demo,… không được đội dự án tính toán kỹ.

5) Loại rủi ro: Rủi ro đến từ khách hàng

• Khách yêu cầu những tính năng mới ngoài phạm vi
• Khách hàng không sẵn sàng, hoặc trì hoãn việc cung cấp yêu cầu, xem xét thiết kế, xác nhận yêu cầu, và cả việc nghiệm thu sản phẩm cho mỗi đợt phát hành
• Khách hàng kỳ vọng tốc độ phát triển và chuyển giao sản phẩm nhanh hơn so với khả năng của đội kỹ thuật
• Chính trị ở khách hàng phức tạp và có quá nhiều người không muốn dự án thành công

6) Loại rủi ro: Rủi ro từ nhân sự tham gia dự án và nhà thầu

• Tổ chức không cung cấp đủ nhân sự có chất lượng như đã yêu cầu
• Một số công việc quan trọng chỉ được thực hiện bởi duy nhất một nhà phát triển
• Một số nhà phát triển có thể rời khỏi dự án trước khi dự án được hoàn thành
• Quy trình cung cấp nguồn nhân lực, hoặc thuê nhân sự bên ngoài tốn thời gian hơn dự kiến
• Đội ngũ kỹ thuật cần thêm thời gian để làm quen với công cụ phát triển, công nghệ, phương thức phát triển dự án
• Hợp đồng của đội ngũ nhân sự kết thúc trong thời gian triển khai dự án
• Xung đột giữa các thành viên trong đội dự án dẫn đến giao tiếp kém, kết quả công việc kém, và re-work diễn ra thường xuyên
• Nhà thầu không cung cấp đầy đủ các thành phần, công cụ như đã cam kết

Xác định rủi ro trong dự án là công việc rất quan trọng cho một nhà quản lý dự án trong giai đoạn lên kế hoạch. Công việc đòi hỏi người quản lý dự án lôi kéo các thành viên tham gia dự án hỗ trợ mình trong xuyên suốt dự án để tiếp tục xác định, theo dõi, và xử lý. Khi một rủi ro được xác định thì cần phải đánh giá độ ưu tiên xử lý phù hợp với các hướng giảm thiểu rủi ro nếu rủi ro trở thành vấn đề. Không phải rủi ro nào cũng đánh giá độ ưu tiên xử lý cao.

Bạn sẽ thấy các dự án xem nhẹ việc quản lý risk thì dự án ấy có xu hướng phải xử lý rất nhiều vấn đề phát sinh và phải re-work. Ngày nay, có rất nhiều kỹ thuật và phương pháp xác định risk khác nhau. Bạn cần tham khảo và chọ lựa kỹ thuật phù hợp với mình và năng lực của đội dự án. Xác định và quản lý risk tốt là tiền đề cho dự án của bạn hoàn thành thành công.

Tuỳ Phong – APEX Global Corporation