Một sinh viên hỏi: “Em dự định ghi danh học Quản lý hệ thông tin (Management Information System – MIS) nhưng vẫn không hiểu rõ công việc tương lai của em sẽ như thế nào? Em sẽ làm gì với bằng cấp này? Kỹ năng hay môn học nào em phải học để là người quản lý hệ thống thông tin thành công?”.

Đáp: Chúng ta hãy nhìn vào bức tranh lớn về điều đang xảy ra trong một công ty. Mọi chủ nhân đều cần thông tin nào đó để kiểm soát vận hành của công ty, để nhận diện vấn đề, và để quyết định. Nhiều năm về trước, người chủ phải đi quanh để quan sát cách mọi sự vận hành và có hành động khi cần thiết. Tuy nhiên người chủ không thể dành mọi thời gian để quan sát được nên ông ta phải dựa vào người quản lý báo cáo mọi thứ. Không may là không phải các báo cáo đều chính xác vì người quản lý thường che giấu sai lầm của họ hay sửa đổi báo cáo để làm cho mọi sự có vẻ tốt hơn. Không có thông tin chính xác, người chủ không thể quyết định tốt hay biết vấn đề cho tới khi quá trễ. Bằng việc áp dụng công nghệ thông tin để tự động hoá các qui trình doanh nghiệp và thu thập dữ liệu, người chủ có thể có được thông tin chính xác nhanh hơn, và quyết định hiệu quả hơn.

Hệ thống quản lý hệ thông tin (MIS) là hệ thống thu thập và xử lý dữ liệu về vận hành của công ty và phát sinh thông tin chính xác giúp cho người chủ và người quản lý quyết định và kiểm soát vận hành công ty một cách hiệu quả. Ngày nay, phần lớn các hệ thông tin thu thập và xử lý dữ liệu từ nhiều nguồn như giao tác kinh doanh, vận hành công ty, và dữ liệu liên quan khác từ các vị trí thị trường, thông tin công cộng, đối thủ cạnh tranh, và phân tích chúng để tạo ra báo cáo “trinh sát doanh nghiệp – Business Intelligence” cho người chủ và người quản lý.

Trước khi có Công Nghệ Thông Tin (CNTT) hay máy tính, việc thu thập dữ liệu và phân tích đều do con người thực hiện. Một số người thu thập mọi giao tác doanh nghiệp và viết chúng vào sổ; những người khác thu thập dữ liệu vận hành của công ty và viết chúng vào báo cáo hàng ngày và hàng tuần; nhóm người khác phân tích các dữ liệu này thành báo cáo cho cấp quản lý hay người chủ. Hệ thống thủ công như vậy yêu cầu rất nhiều thời gian và dễ sinh ra lỗi.

Ngày nay, máy tính có thể thu thập và xử lý tất cả các dữ liệu này, phân tích và phát sinh báo cáo trong vài phút. Tất nhiên, máy tính xử lý dữ liệu như được vận hành bởi chương trình phần mềm do nhà phát triển phần mềm viết ra. Chương trình này có thể bảo máy tính phân tích dữ liệu theo những cách khác nhau và tạo ra các loại báo cáo khác nhau. Những người quản lý khác nhau lấy dữ liệu dược phân tích theo những cách khác nhau tuỳ theo vai trò và trách nhiệm của họ. Chẳng hạn, người quản lý chế tạo sẽ có báo cáo về vận hành hàng ngày hay hàng tuần, về năng suất, vấn đề, và tài nguyên được cần. Người quản lý bán và tiếp thị có thể có được báo cáo về số bán, đối thủ cạnh tranh, và xu hướng thị trường. Người chủ công ty có thể có được báo cáo về thu nhập, lợi nhuận, chi phí và các vấn đề chính v.v. Việc thu thập dữ liệu, việc xử lý và phân tích như vậy chỉ mất vài phút đến một giờ là hoàn tất, nó rất chính xác và có hiệu năng cao.

Phát triển của hệ thông tin đòi hỏi khả năng và kiến thức về sự vận hành của doanh nghiệp rồi sử dụng công cụ máy tính và phần mềm để “Tự động Hóa” tất cả quy trình vận hành một cách hiệu quả và chính xác. Người quản lý hệ thông tin (MIS) bắt đầu bằng phân tích yêu cầu trong công ty. Người dùng có thể là người quản lý hay người chủ vì yêu cầu của họ là khác. (Sinh viên MIS học Kỹ năng này trong môn Kỹ nghệ yêu cầu – Requirement Engineering). Từ những yêu cầu này, người quản lý hệ thông tin thiết kế ra hệ thống mà sẽ nắm bắt dữ liệu từ vận hành của công ty, các giao tác doanh nghiệp, sản phẩm đầu ra, chi phí, thu nhập, xu hướng thị trường v.v. và lưu chúng vào trong cơ sở dữ liệu của công ty. (Sinh viên MIS học những kỹ năng này trong môn Cơ sở dữ liệu – Database Management.) Từ những dữ liệu được lưu giữ này, phần mềm doanh nghiệp có thể phát sinh ra các loại báo cáo khác nhau để đáp ứng cho các yêu cầu đa dạng. Chương trình phần mềm có nhiều chức năng khác nhau mà sẽ phân tích các dữ liệu được thu thập và phát sinh báo cáo dưới dạng như được người dùng yêu cầu. (Sinh viên MIS học những kỹ năng này trong môn Trinh sát doanh nghiệp – Business Intelligence).

Vận hành và kiểm soát công ty thường dựa trên chiến lược và mục đích doanh nghiệp. Người quản lý và người chủ phải giám sát việc đo lường để xác định liệu hiệu năng thực có đáp ứng cho những mục đích đã được lập kế hoạch này không và liệu mục đích doanh nghiệp đang được hay có thể được đạt tới. (Sinh viên MIS học những kỹ năng này trong môn Nền tảng về hệ thông tin – Foundation of Information systems). Báo cáo điều hành thường được thiết kế để chỉ ra một số kết quả thuận lợi hay bất lợi. Kết quả bất lợi chỉ ra các khu vực phải được điều tra chi tiết hơn, hay yêu cầu tiến hành hành động ngay lập tức. Kết quả thuận lợi từ các mục đích được lập kế hoạch có thể dẫn tới hiểu rõ hơn công ty vận hành hiệu quả thế nào.

Hệ thống quản lý hệ thông tin (MIS) cung cấp cho những người quản lý và người chủ các báo cáo cập nhật và chỉ ra khu vực vấn đề. Hệ thống cũng sẽ phát sinh những báo cáo hỗ trợ quyết định nào đó dựa trên vận hành của công ty và xu hướng thị trường bên ngoài để cho người chủ công ty có thể kiểm điểm và ra quyết định. Ngày nay nhiều hệ thông tin được tích hợp vào trong hệ thống lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning), điều giúp cho công ty quản lý vận hành hiệu quả.

Viết bởi Giáo Sư John Vu

(Nguồn: tường facebook của Giáo Sư)