Hệ thống thông tin quản lý – Management Information System – MIS một trong những nội dung quan trọng nhất cũng là chủ đề khởi động cho chương trình huấn luyện “Hạt giống lãnh đạo” do IT Leader Club tổ chức vào tháng 04/2016 vừa qua. Mục đích giúp cho thành viên hiểu rõ về các định nghĩa, các thành phần cũng như cách thức áp dụng MIS vào trong doanh nghiệp.
Management Information System (MIS) – Hệ thống thông tin quản lý như một “phi đao” dành cho Nhà quản lý công nghệ thông tin. Mục tiêu của MIS là hỗ trợ thực hiện chiến lược của doanh nghiệp, hỗ trợ cho hệ thống của tổ chức và hỗ trợ ra quyết định. Bên cạnh đó, MIS cũng tạo ra lợi thế cạnh tranh và hỗ trợ chiến lược cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Các công ty hàng đầu thế giới áp dụng các hệ thống thông tin để đạt được mục tiêu kinh doanh và lợi thế cạnh tranh như: Amazon giải quyết các vấn đề về quảng cáo, mua sắm, và thanh toán. Hiện nay Wal-mart dẫn đầu về cung cấp giá thấp nhất cho các sản phẩm và dịch vụ và UPS cung cấp dịch vụ tốt nhất với giá thấp nhất.
Ở Việt Nam, mặc dù MIS cũng không phải là khái niệm mới mẻ nhưng để hiểu và sử dụng hiểu quả vẫn là vấn đề khó khăn. Do đó, nhiều người vẫn thất bại trong việc thuyết phục lãnh đạo triển khai hệ thống MIS, hoặc đã triển khai nhưng không khai thác được hiệu quả và giải quyết đúng khó khăn của doanh nghiệp cần.
Theo anh Vũ Mạnh Cường – Quản lý CNTT Vùng WILLMAR CLV, một trong những lý do thất bại khi áp dụng MIS vào trong tổ chức là nếu không cho thấy được cụ thể MIS làm gì và thực hiện nó như thế nào trong doanh nghiệp, rất khó để có sự đồng ý của lãnh đạo đầu tư vào dự án MIS. Đơn cử, nếu nói MIS giúp cắt giảm chi phí vận hành thì nó phải dựa trên cái gì? Hoặc so sánh với trước khi áp dụng MIS vào thì liệu có giảm tải quy trình hay giảm nhân lực cho tổ chức cho một việc cụ thể nào hay không? Tiếp thêm ý này, anh Hải Phạm – Chuyên gia độc lập phát triển hệ thống thông tin doanh nghiệp cũng nhận định, để xây được MIS thành công phải qua nhiều giai đoạn, trong đó bước đầu tiên rất quan trọng đó là “tiền khả thi”, tức là phải nghiên cứu, đánh giá tình hình, năng lực của doanh nghiệp trước khi triển khai MIS, một hành động cụ thể là phải cọ xát thực tế, xuống các phân xưởng, phòng ban tìm gặp các “bô lão” của từng bộ phận này để có thông tin chính xác nhất. Sau đó mới xác định được nhu cầu hay vấn đề thật sự của doanh nghiệp mà có phương án phù hợp nhất.
Để vận dụng MIS hiệu quả, cụ thể hơn, là giải quyết các vấn đề khó khăn của doanh nghiệp, anh Đoàn Đức Đề – Giảng viên quốc tế của VINSYS (Ấn Độ) cho rằng, đầu tiên người làm nghề phải hiểu rõ được nguyên tắc, nguyên lý vận hành thông qua tài liệu chuẩn, sau khi hiểu rõ bản chất của vấn đề rồi thì bước tiếp theo đơn giản hơn là chỉ xây dựng như thế nào cho phù hợp, và tùy vào ngữ cảnh của doanh nghiệp đang vận dụng hiệu quả. Anh Đề cũng nhấn mạnh, MIS không chỉ đơn thuần giải quyết bài toán nhỏ lẻ, các vấn đề xuất phát từ phòng ban IT mà nó phải giải quyết được vấn đề của doanh nghiệp. Xây dựng MIS cũng phải đứng trên góc nhìn của doanh nghiệp, và phải đặt vào tâm thế của lãnh đạo có như vậy MIS mới phát huy hiệu quả thật sự của nó.
Bên cạnh việc ứng dụng mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp, MIS còn có thể xem như một “hành trang” trên con đường nghề nghiệp mà người làm nghề có thể đào sâu. Đặc biệt, để sống với nghề, đòi hỏi người làm nghề ngoài kỹ năng chuyên môn thì cần phải có kiến thức về các lĩnh vực khác như: Tiếp thị, Tài chính, Kinh doanh…, sự hiểu biết này không đòi hỏi chuyên sâu, nhưng cần phải có. Ngoài ra, cần có thêm kỹ năng về giao tiếp, phân tích và xử lý tình huống, cuối cùng là các cách thức vận dụng, triển khai vào tùy theo ngữ cảnh của doanh nghiệp.
Các loại hệ thống thông tin phổ biến và thực tế triển khai trong doanh nghiệp.
Các mô hình hệ thống thông tin thường được các doanh nghiệp chọn triển khai như: (1) E-commerce và M-commerce, (2) Transaction Process System (TPS) và Enterprise Resource Planning (ERP), (3) Management Information System (MIS) và Decision Support System (DSS), (4) nhóm các hệ thống thông tin kinh doanh khác.
Triển khai hệ thống thông tin gồm có 3 bước: phân tích, thiết kế và triển khai. Thực tế cho thấy việc này không hề dễ dàng, bởi lẽ cần hiểu rất sâu và rộng về các quy trình và hoạt động doanh nghiệp, chuyển đổi từ các yêu cầu của doanh nghiệp thành các dự án của IT như: lấy yêu cầu, xem xét quy trình, chọn phần cứng và phẩn mềm, thiết kế hệ thống thông tin, hướng dẫn người dùng …
Theo anh Phạm Văn Trọng – Trưởng phòng CNTT Thế Giới Di Động, quan trọng nhất là phần lấy yêu cầu từ doanh nghiệp cần đỏi hỏi phải có kỹ năng và tốn nhiều công sức. Bên cạnh đó, việc triển khai cũng hơi phức tạp vì thói quen người dùng là lười và ngại thay đổi, để giải quyết việc này theo anh áp dụng một trong 2 cách: một là đập bỏ hệ thống cũ khi đó người dùng không có cách nào khác, khi đó đưa hệ thống mới vào sẽ dễ dàng hơn. Cách thứ hai là khi đã nắm chắc giải pháp đưa vào có khác biệt lớn về lợi ích hoặc tiện ích thì chỉ cần huấn luyện người dùng thấy được việc đang làm là không hiệu quả, là sai và cần chia nhỏ ra để dễ triển khai.
Hình tổng kết chủ đề MIS – Chương trình Hạt giống lãnh đạo
Tóm lại, MIS là một phần rất quan trọng trong doanh nghiệp và để xây dựng MIS hiệu quả thì đòi hỏi người làm trong nghề này phải tinh thông đầy đủ “sở trường” lẫn “sở đoản”, giống như “phi đao” kén chủ vậy.
by Long Nguyễn
Bài viết được sự đồng ý cho phép chia sẻ của anh Long Nguyễn và IT Leader Club (Nguồn: ITLC News)
