Là một nhà quản lý dự án chuyên nghiệp, một trong những điều tốt nhất về công việc của tôi là đi du lịch khắp thế giới làm việc với các nhà quản lý dự án. Điều này đã dạy cho tôi rất nhiều điều:

Quản lý dự án không phải là cách dễ dàng nhất để kiếm sống.

Quản lý dự án dễ dàng để bị lôi cuốn vào nhu cầu của các nhóm nghiên cứu, nhà quản lý cấp cao, các bên liên quan, khách hàng và sau đó bạn sẽ hiểu là không dễ dàng để giữ cho mọi thứ vào một guồng quay nhất định và làm cho các bên liên quan đều được vui vẻ.

Dưới đây là một số điều có thể cuốn các nhà quản lý dự án vào rắc rối:

Trong nỗ lực để được đáp ứng nhu cầu cao cho tất cả những người đang cố gắng để làm cho mọi việc diễn ra suôn sẻ, người quản lý dự án thường vượt qua giới hạn và phản ứng với dự án cũng như các bên liên quan.

• Đáp ứng các nhu cầu là một điều tốt: Điều đó có nghĩa là bạn đang điều chỉnh trong nhu cầu của các bên liên quan. Bạn có thể dự đoán những gì sắp đến giới hạn và có những đáp ứng phù hợp.
• Phản ứng là những điều không tốt: Điều đó có nghĩa là bạn đang để cho người khác sai khiến những ưu tiên của bạn. Sẽ xảy ra những bất ngờ không lường trước được và bạn đang tự đặt mình vào tình huống khó khăn.

Vấn đề thực sự với việc phản ứng là một khi bạn đã rơi vào tình thế đó, thật khó để bước ra khỏi vòng xoáy. Nhưng bạn có thể làm được!

Dưới đây là bốn cách để trở thành một người quản lý dự án chuyên nghiệp, đáp ứng nhiều hơn cho đội ngũ và loại bỏ một số thói quen phản ứng. Thậm chí nếu bạn chỉ thực hiện một trong những lời khuyên này, điều đó có thể có một tác động đáng kể về dự án của bạn và cuộc sống của bạn.

1. Loại bỏ âm thanh ồn ào

Có những nguy cơ âm thanh nghe như tôi đến từ một hành tinh khác, những thông báo trên các thiết bị và máy tính để bàn của bạn không phải là một điều tốt. Nó cung cấp cho bạn nhanh chóng đường-rush suất vi, sự phân tâm của chúng ta vào khả năng hoàn thành công việc thực sự hiệu quả.

Mỗi ngày năng suất làm việc cá nhân của tôi tăng vọt khi tôi bắt đầu làm việc hai giờ đầy đủ trước khi mở email. Khi những âm thanh thông báo đó không thường xuyên làm phiền bạn, bạn có thể thấy rằng làm việc dễ dàng hơn khi không có những âm thanh đó.

Thông báo tức thì (còn gọi là “phiền nhiễu liên tục”) đưa chúng ta vào trạng thái phản ứng. Điều đó phá vỡ sự tập trung của chúng ta, và nó cho phép một người nào đó trưng dụng sự chú ý của chúng ta bất kỳ lúc nào. Điều này thực sự chỉ là một phần nhỏ về cách thức chúng ta phản ứng. Chúng ta đang ở trong các cuộc họp và nhận được thông tin cập nhật từ đội ngũ (phản ứng). Chúng ta trả lời email từ ông chủ và các bên liên quan (phản ứng). Chúng tôi trễ tiến độ, và chúng ta đấu tranh để bắt kịp (phản ứng).

Hãy coi chừng sự chuyên chế của việc khẩn cấp

Tất cả điều này được đưa vào những gì Stephen Covey gọi là “sự chuyên chế của sự cấp bách.” Đây là những hoạt động và nhiệm vụ có tầm quan trọng thấp nhưng lại cạnh tranh lớn cho sự chú ý của chúng ta. Như chúng ta đã phát hiện ra, nếu chúng ta không di chuyển vượt ra ngoài sự khẩn cấp, chúng ta không bao giờ có thể đưa nó vào công việc thực sự quan trọng.

Email có thể là một trong những công cụ “cấp bách” nhất mà chúng ta sử dụng, nhưng điện thoại lại cung cấp hoạt động gần nhất với số tiền bỏ ra. Quản lý dự án muốn tỏ vẻ đáp ứng được nhu cầu của các bên liên quan, vì vậy khi điện thoại đổ chuông, chúng ta liền bắt máy. Khi một email được gửi đến, chúng ta liền ngưng lại những gì chúng tôi đang làm để trả lời. Nêu như thế vẫn chưa đủ, khi một cửa sổ thông báo email hiện lên từ góc màn hình sẽ làm cho chúng ta chuyển hướng chú ý đến email ngay lập tức.

Những điều này gây nên sự mất tập trung và là bước đệm để chúng ta nhảy vọt từ khủng hoảng này sang khủng hoảng khác.

Quản lý dự án được coi là một sự huấn luyện về quy hoạch, thực hiện, đo lường và điều chỉnh, nhưng khi chúng ta đến được phía sau những khúc quanh và vĩnh viễn bị phân tâm, công việc mà bạn chịu trách nhiệm dễ rơi vào vòng xoáy diễn ra hàng ngày và không tìm ra được lối thoát.

Đặt chế độ im lặng cho nhiều thông báo nếu như bạn có thể, đặc biệt là trong một khoảng thời gian dành riêng cho mỗi ngày, sẽ giúp bạn xác định điều gì là thực sự quan trọng, chứ không phải trở thành con mồi để cho phép email hoặc làm điện thoại làm phiền bạn.

2. Thực hiện phương pháp cơ bản

Một phương pháp hướng dẫn hiệu quả cho những gì bạn phải làm tiếp theo. Nó quy định chứ không phải là mệnh lệnh, và lý do tại sao lại quan trọng là những điều bạn cần phải làm. Những nhiệm vụ này dường như không phải là khẩn cấp, cho đến khi họ làm, thì lại quá muộn. Vào đầu những năm 2000, tôi thực hiện Rational Unified Process tại một tổ chức, và đã có tác động biến đổi. Tại một tổ chức khác tôi đã phát triển phương pháp quản lý vòng đời phát triển hệ thống (Systems Development Lifecycle – SDLC), và đã được chứng minh là một sự trợ giúp lớn.

Những phương pháp đúng sẽ làm cho công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn. Có một quá trình hướng dẫn sẽ giúp bạn tìm ra cách làm thế nào để hoàn thành các nhiệm vụ khó khăn, cũng như hướng dẫn bạn dành nhiều thời gian vào các công việc có ảnh hưởng lớn hơn.

Hãy nghĩ về nó theo cách này: Chỉ có một phần nhỏ của nhân viên tiết kiệm được cho việc nghỉ hưu ở độ tuổi đôi mươi. Đơn giản là có quá nhiều điều khác ưu tiên “khẩn cấp” tại thời điểm đó; Tuy nhiên, những người tiết kiệm khi họ còn trẻ là điều tốt hơn khi họ tiếp dần đến tuổi về hưu.

Cùng những dòng tương tự, hầu hết các nhà quản lý dự án ‘’huýt sáo qua nghĩa trang’’ khi nói đến rủi ro, ít chú ý đến rủi ro sau khi kế hoạch dự án ban đầu được thực hiện, cho đến khi một sự kiện xảy ra rủi ro. Vào thời điểm đó, tất cả năng lượng sẵn có được sẽ dành để xử lý một điều gì đó mà lẽ ra đã có thể tránh được.

Đây là các phương pháp có thể giúp bạn chủ động hơn là phản ứng. Bạn sẽ không muốn các phương pháp nhất thiết phải đặt ra mệnh lệnh cho mỗi bước di chuyển tiếp theo cho bạn. Thay vào đó, thực hiện hướng dẫn và cung cấp cho bạn các mẫu và nhiều hướng dẫn hữu ích. Sự đúng đắn, cho dù là phương thức thác nước truyền thống hoặc Agile sẽ làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn nhiều. Các phần mềm quản lý dự án có thể giúp cho bạn một phương pháp hiệu quả.

3. Sử dụng thời gian của bạn có mục đích

Sau khi bạn đã im lặng (hoặc ít nhất là giảm) tạp âm luôn hiện diện của tiếng thỏ thẻ, tiếng vang, và xôn xao, và bạn đã thực hiện một phương pháp cơ bản, hãy tận dụng lợi thế của công cụ tốt nhất của bạn: thời gian.

Dưới đây là một bài thực hành để giúp bạn ít phản ứng hơn: Thực hiện một việc cần làm trong tuần đầu vào sáng thứ Hai (hoặc bất cứ khi nào tuần làm việc của bạn bắt đầu). Sau đó phân rã nhiệm vụ này xuống thành các danh sách công việc nhỏ hàng ngày. Nói cách khác, lên kế hoạch các sự kiện quan trọng được yêu cầu từ một tuần trước. Và làm việc theo chế độ ưu tiên.

Điều này có vẻ đơn giản như vậy, nhưng nó có thể là một trong những cách sâu sắc nhất để tận dụng tối đa thời gian của bạn. Vì vậy, hãy lập một danh sách công việc mà bạn muốn đạt được trong một tuần và đăng nó lên tường của bạn hoặc ở một nơi có thể nhìn thấy. Khi bạn bắt đầu làm việc mỗi ngày, nó sẽ ở ngay trước mặt bạn. Hãy tự thưởng cho mình những điểm thưởng nếu bạn sắp xếp rõ ràng và nhìn vào danh sách đó trước khi bạn nhìn vào email hoặc điện thoại của bạn mỗi buổi sáng.

4. Phân bổ thời gian cho công việc chiến lược

Để trở nên có ít phản ứng, đòi hỏi bạn phải lùi lại từ các chi tiết công việc. Để làm được điều này, hãy chặn thời gian, tắt lịch thông báo của bạn để làm việc trên các yếu tố chiến lược của dự án. Điều này có nghĩa là không sẵn sàng cho các cuộc họp hoặc trả lời email, tin nhắn, vv… Đôi khi, bạn chỉ cần đơn giản làm cho bản thân không thể gián đoạn hoặc không bị làm phiền. Nếu bạn không làm được, thì đó là một toán học phân tích, chắc chắn bạn sẽ bị gián đoạn. Trong thực tế, việc mở rộng tổ chức bạn đang làm việc, càng có nhiều khả năng bạn sẽ bị mắc kẹt trong một cuộc họp hay một cuộc gọi hội nghị.

Đối với tổ chức được đánh giá cao trung tâm của sự đáp ứng, điều này càng trở nên quan trọng hơn.

Nếu bạn quản lý một dự án phức tạp, tôi khuyên bạn nên dành ra 45-60 phút mỗi tuần trong thời gian không bị sao nhãng để có một cái nhìn toàn diện cho chiến lược của dự án. Chọn một thời gian mà bạn trải nghiệm ít những sự gián đoạn, và tận dụng điều đó. Sử dụng thời gian này để đánh giá các hoạt động mà bạn và nhóm của bạn đang làm là gì, và làm thế nào để họ thực hiện. Sau đó, bạn có thể nhìn về tương lai và lên kế hoạch để thực hiện chúng.

-APEX Global Content Development Team-

(Nguồn: liquidplanner.com)