Hotline

0963 801 047
APEX Global
ACADEMY FOR PROFESSIONAL EXCELLENCE

Xây dựng mối quan hệ giữa IT với các phòng ban khác

2016-09-20  (981)

Trong doanh nghiệp, IT được ví như nghề “làm dâu trăm họ” vì phải đóng vai trò hỗ trợ tất cả các phòng ban khác. Việc này cũng mở ra cơ hội kết nối với tất cả nhân viên, toàn thể các bộ phận khác trong doanh nghiệp cho các IT. Tuy nhiên, để hỗ trợ được tốt thì IT ngoài khả năng chuyên môn giỏi thì cũng phải biết xây dựng mối quan hệ giữa IT và phòng ban khác. Đó cũng chính là chủ đề số 3 chương trình huấn luyện “Hạt giống lãnh đạo” của ITLC tổ chức vừa qua. Hãy tìm hiểu các IT Manager chuyên nghiệp xây dựng mối quan hệ giữa it và các bộ phận khác trong công ty như thế nào…

IT Manager phải biết quan hệ “sâu và rộng”

Thực tế, trong các doanh nghiệp hiện nay thì việc xây dựng mối quan hệ chưa được IT chú trọng; nếu có cũng chưa được thực hiện một cách bài bản và chỉ mang tính bộc phát hay cá nhân của một vài người. Điều này đã phần nào giảm đi sức ảnh hưởng của IT. Ông Trần Công Cao – CEO – APEX Global cho rằng: IT phải hiểu được đâu là vai trò của mình ở đâu trong doanh nghiệp, hình dung tầm ảnh hưởng đến các phòng ban khác ra sao, từ đó mới thiết lập mối quan hệ như thế nào cho công việc đạt hiệu quả cao. IT là bộ phận hỗ trợ trong chuỗi giá trị của doanh nghiệp, ở vai trò là IT Manager, bạn cần hiểu rõ đâu là vai trò của bộ phận và xây dựng các mối quan hệ mạnh để tạo kết quả tốt trong công việc. Sức mạnh của mối quan hệ tốt sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc giao tiếp, truyền thông và thuyết phục các bên liên quan chấp nhận với giải pháp đề xuất của mình, từ đó giúp doanh nghiệp tạo ra nhiều lợi thế cạnh tranh với CNTT.

Ông Vũ Mạnh Cường – Head of IT – Wilmar CLV chia sẻ, hãy hình dung cũng là IT nhưng ở hai trường phái khác nhau như “xâm lược” khác “truyền giáo”. Nếu hỗ trợ thì vai trò khác, còn trực tiếp kinh doanh sẽ khác. Giả sử khi giám đốc tài chính của công ty cần tham vấn một vấn đề chung trong công ty hoặc một khía cạnh của cuộc sống cá nhân thì họ thường luôn giao tiếp mặt đối mặt với nhau dựa trên sự tin tưởng. Nếu niềm tin đủ mạnh thì tất cả những công việc liên quan đến tài chính luôn được giải quyết nhanh chóng. Theo đó, IT sẽ cung cấp các hệ thống mạng máy tính, phần mềm Laptop, Excel, ERP… những tiện ích giúp đảm bảo vận hành công việc hàng ngày của kế toán tốt lên, và ngược lại từ kế toán với các nhu cầu cải tiến trong tương lai, sẽ góp những tiếng nói ủng hộ trong các đề xuất của phòng ban IT vì mang lại “lợi tức” thông qua các dự án này.

Trái lại, nếu mối quan hệ không tốt, kế toán không sử dụng dịch vụ IT nội bộ vì họ có ngân sách riêng và IT riêng, nhưng khi sử dụng không hiệu quả gây thất thoát thì IT nội bộ lúc này vẫn phải bị ảnh hưởng, vì suy cho cùng trách nhiệm liên quan đến CNTT thì bộ phận IT chắc chắn phải bị liên đới. Vì ngoài mối quan hệ không trực tiếp về mặt sử dụng công nghệ thì hai bên chắc chắn còn có một điểm kết nối chung đó là những phòng ban trong cùng một tổ chức.

Một tình huống cụ thể hơn, ví dụ như cháy dữ liệu phòng kế toán, nhưng không sử dụng các phần mềm lưu trữ quản lý dữ liệu, số hóa, chữ ký diện tử thì không cách nào cứu vãn. Trong khi IT lại chính là những người am hiểu những công nghệ lại không có những đề xuất, những cảnh báo hoặc bởi mối quan hệ xấu nên không cách nào tiếp cận kế toán trình bày đề xuất thì trong trường hợp này chắc chắn cũng không thoát khỏi “tội vạ lây”. Thậm chí nặng nhất có khi còn hứng chịu tất cả tội lỗi, hoặc nói một cách ví von là giá phải trả cho mối quan hệ xấu, IT phải “đóng thuế” nặng.

Xây dựng mối quan hệ cho lần đầu tiên như thế nào?

Như thế nào nếu hai bên chưa từng gặp nhau trước đó? Trong việc xây dựng mối quan hệ thì đầu tiên phải bắt nguồn nhiều yếu tố như: Niềm tin, biết lắng nghe, giao tiếp cởi mở, lòng chân thành… Nhưng đặt lên hàng đầu vẫn là dựa trên sự tin tưởng, mà để có niềm tin ngay cả trong lần đầu tiên thì xuất phát từ thương hiệu cá nhân, bởi vì ban đầu không ai biết ai, nhưng dựa trên những định kiến mà tin tưởng lẫn nhau, sau đó thì việc xây dựng mối quan hệ bắt đầu hình thành. Có thể tạm chia thành 4 bước cải tiến mối quan hệ như sau: khám phá, thỏa thuận, cung cấp và đảm bảo. Một ví dụ nhanh để minh chứng cho chuyện này giống như bắt đầu từ “chuyện tình một đêm”, quan hệ lặp lại, hai bên tin tưởng lẫn nhau và cuối cùng là đi đến hôn nhân. Khó nhất làm sao giữ được quan hệ và thăng hạng nó lên từng cấp độ.

xay-dung-moi-quan-he-giua-it

Làm thế nào để có mối quan hệ bền vững?

Quan hệ bền vững không chỉ là làm sao để làm hài lòng phòng ban khác, cũng không chỉ dừng lại đôi bên cùng có lợi, mà nó còn bổ trợ cho nhau, hài hòa lẫn nhau. IT không chỉ cung cấp dịch vụ tốt cho phòng ban khác và ngược lại, chính những phòng ban đó cũng mang lại lợi ích cho phòng IT, từ những đề nghị ứng dụng CNTT, tạo ra những dự án béo bở từ những khách hàng khác nội bộ hay bên ngoài. Để giữ được mối quan hệ bền vững có hai yếu tố mà IT phải xem xét. Thứ nhất là củng cố quan hệ hiện tại, và thực hiện việc này thì IT phải luôn trả lời được 5 câu hỏi:

  • Hậu quả của việc thực hiện tồi ở mỗi bước là gì?
  • Lợi ích của việc thực hiện tốt?
  • Đặc điểm nào của tổ chức đã gặt hái thành công về xây dựng và phát triển mối quan hệ?
  • Những ví dụ thực tiễn hiệu quả nhất được sử dụng tại các tổ chức hàng đầu?
  • Cuối cùng là đã làm tốt được bao nhiêu so với cái tốt nhất?

Thứ hai là tiếp tục duy trì và phát triển mối quan hệ lâu dài. IT phải phát triển được các mối quan hệ hiện có, kết nối được mọi người thông qua các hoạt động, công việc hiện tại đạt được mục tiêu chiến lược của bộ phận và góp phần vào phục vụ cho việc đạt mục tiêu của doanh nghiệp. IT manager phải xem mình như là lãnh đạo trong việc phát triển và duy trì mối quan hệ hiệu quả với các đối tác, tích cực chủ động tìm kiếm các cơ hội để thiết lập các mối quan hệ, đào tạo và dẫn dắt các thành viên (Key person) phát triển các kỹ năng xây dựng quan hệ.

Tóm lại, mối quan hệ không phải là tài sản, nhưng phòng ban IT sinh ra là để “làm dâu trăm họ” và “phụng sự” nhiều người, nên ngoài khả năng chuyên môn thì IT phải xây dựng mối quan hệ bền vững với các phòng ban khác.

by Long Nguyễn

Bài viết được sự đồng ý cho phép chia sẻ của anh Long Nguyễn và IT Leader Club (Nguồn: ITLC News)

-APEX Global Content Development Team-