Hotline

0963 801 047
APEX Global
ACADEMY FOR PROFESSIONAL EXCELLENCE

Trách nhiệm của Business Analyst trong việc thay đổi yêu cầu dự án

2015-12-03  (2728)

Trong lớp học Phân tích nghiệp vụ – Business Analysis của tôi và trong quá trình tư vấn tôi thường gặp các than phiền giống nhau khi tôi hỏi về các khó khăn trong việc thu thập và quản lý yêu cầu:

  • “Dự án sắp bàn giao rồi mà khách hàng tiếp tục thêm các yêu cầu tính năng.”
  • “Khách hàng liên tục thay đổi yêu cầu.”
  • “Khách hàng nhiều khi không biết họ muốn gì.”
  • “Mới hôm qua họ nói vậy, nhưng vài hôm sau họ lại thay đổi.”

Responsibility of Business Analyst Related Changes1

Việc thay đổi yêu cầu từ khách hàng thường gây ra rất nhiều phiền phức và ức chế tâm lý cho nhóm dự án, nhất là những yêu cầu vào giai đoạn dự án chuẩn bị bàn giao. Trong tình huống này thường đội dự án chỉ trích khách hàng và cho rằng khách hàng không chuyên nghiệp. Việc đưa ra các yêu cầu rời rạc ở giai đoạn cuối có thể phá vỡ tính hệ thống của kết quả dự án.

Vi vai trò một Business Analyst: Bạn có đòi hỏi Khách hàng phải đưa ra cho bạn đầy đủ yêu cầu? Hệ thống hoá các yêu cầu? Đưa ra yêu cầu đáp ứng của hệ thống? Tính toán phạm vi ảnh hưởng đến các hệ thống hiện tại?…

Đứng v mt khách hàng: Thường thì khách hàng có ý tưởng, hoặc vấn đề cần giải quyết. Họ chỉ cố gắng mô tả ý tưởng của họ hoặc vấn đề họ đang gặp phải là gì. Vấn đề còn lại là của bạn. Không quan trọng là bạn đang làm việc trong dự án truyền thống hay các trong dự án linh hoạt “Agile Project”. Vai trò của bạn là tạo điều kiện thuận lợi để hiểu và tìm ra yêu cầu với giả định rằng khách hàng không biết những gì họ cần. Vai trò của bạn là giúp đỡ khách hàng diễn tả được vấn đề mà họ đang găp phải. Dựa vào thông tin mà khách hàng cung cấp bạn phải đưa ra cho họ giải pháp và các yêu cầu để có thể giải quyết bài toán mà khách hàng đang gặp phải.

Business Analyst thường đổ lỗi cho khách hàng về việc thay đổi yêu cầu. Nhưng một khi giải pháp hay yêu cầu mà bạn đưa ra không giúp khách hàng giải quyết vấn đề mà khách hàng đang gặp phải hoặc không giúp khách hàng hiện thực hoá ý tưởng thì việc đưa ra yêu cầu thay đổi là chuyện đương nhiên. Khách hàng sẽ tiếp tục đưa ra yêu cầu thay đổi cho đến khi giải pháp của các bạn đáp ứng được điều mà khách hàng muốn. Điều tệ hại nhất là phần lớn khách hàng hiểu yêu cầu của các bạn không giải quyết được bài toán của họ ở giai đoạn cuối của dự án khi tiến hành chạy thử các bản thử nghiệm.

Mt s gi ý giúp Business Analyst phát triển yêu cầu tốt hơn:

1, Hiểu lý được bài toán khách hàng đang cần giải, hiểu được khách hàng kỳ vọng giá trị gì khi yêu cầu bạn giải quyết bài toán đó.

2, Thay đổi phương pháp làm việc phù hợp theo từng nhóm khách hàng khác nhau. Việc lựa chọn kỹ thuật phù hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cho việc chia sẻ và hiểu nhau hơn trong quá trình thu thập và phân tích yêu cầu.

3, Trình bày yêu cầu với khách hàng một cách trực quan nhất có thể, sử dụng ngôn ngữ gần gũi nhất với khách hàng để đảm bảo khách hàng hiểu được rõ các yêu cầu sẽ giải quyết bài toán của khách hàng như thế nào.

Ngoài nguyên nhân phổ biến do chất lượng yêu cầu không tốt thì có rất nhiều nguyên nhân khác dẫn đến thay đổi yêu cầu. Thay đổi yêu cầu là điều không tránh khỏi, vấn đề là mức độ bao nhiêu và đến từ nguyên nhân nào. Lên kế hoạch cho việc thay đổi yêu cầu giúp dự án chủ động hơn trong việc tiếp nhận và quản lý phạm vi của dự án.

Bạch Vân – APEX Global Corporation