Hotline

0963 801 047
APEX Global
ACADEMY FOR PROFESSIONAL EXCELLENCE

Stakeholder Engagement là gì? Làm sao Engage hiệu quả?

2017-09-26  (1464)

Đây là câu hỏi mà một bạn Business Analyst đang nghiên cứu về BABOK v3 đã mời tôi cafe để tìm câu trả lời. Tôi thì hỏi bạn “Vậy lâu nay bạn tương tác với stakeholder như thế nào?”. Bạn ấy trả lời rằng “Em là dân Project Manager và muốn chuyển sang làm Business Analyst. Với trường phái quản lý dự án thì công việc chính là quản lý chứ không Engage như trường phái Busineess Analyst, nên mới hỏi anh”. Tôi nói tiếp “Em vẫn chưa trả lời câu hỏi của anh”. “Thì em xác định danh sách những người liên quan và xác định vai trò của họ trong dự án, rồi quản lý sự tham gia của họ trong dự án” –cậu ấy trả lời. Và đây cũng chính là quan điểm của nhiều quản lý CNTT mà tôi có cơ hội giao tiếp.

Tôi không đồng tình với quan điểm này. Stakeholder (tạm dịch là các đối tượng liên quan). Stakeholder có thể là nhà tài trợ cho dự án, trưởng bộ phận nghiệp vụ – cung cấp yêu cầu, hoặc có thể là người dùng cuối hoặc bất cứ ai liên quan đến dự án của bạn. Stakeholder không phải là nhân viên dưới quyền bạn nên bạn không có quyền để quản họ.

Stakeholder-engagement-la-gi-1

(Hình ảnh học viên thực hành Stakeholder Engagement ở khoá Business Analysis Professional tháng 9/2017)

Khi bắt đầu tiếp nhận yêu cầu của tổ chức, người đảm nhận vai trò Business Analyst cần đưa ra cách tiếp cận để xây dựng và duy trì sự hiệu quả mối quan hệ công việc với các stakeholder. Business Analyst nên hiểu là vai trò và đảm nhận vai trò này và tạo ra những dự án thành công là các CIO/CTO, Head of IT, IT Manager. Cụ thể cách tiếp cận thoả mãn 3 việc chính có:

  • Tiến hành phân tích các stakeholder để xác định danh sách các stakeholder tham gia dự án của bạn và phân tích các tính cách của họ.
  • Xác định cách tiếp cận tốt nhất để tương tác và giao tiếp với từng nhóm đối tượng cụ thể.
  • Lên kế hoạch xác định rủi ro với từng đối tượng tham gia.

Bài viết cùng chủ đề: Business Analyst làm gì trong doanh nghiệp?

Khi thực hiện phân tích để xác định stakeholder, bạn cần trả lời câu hỏi: Ai là người thật sự tạo ra ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp cho sự thay đổi này?. Không phải ai cũng là stakeholders trong dự án của bạn. Sau đó bạn cần xác định và đánh giá xem:

  • Người đó đang giữ vai trò, chức vụ gì?
  • Thái độ người đó như thế nào đối với sự thay đổi?
  • Quyền ra quyết định của người ấy như thế nào?
  • Mức độ thích thú với sự thay đổi mà bạn đang tạo ra?
  • Tầm ảnh hưởng mà người ấy có thể tạo ra trong tổ chức là như thế nào?

Stakeholder-engagement-la-gi-2

Việc xác định được được danh sách stakeholder chỉ là bước đầu. Để xác định điều này nhiều khi bạn cần lân la với họ ở những bữa ăn, chầu cafe. Nhưng làm sao để collaborate (tạm dịch là tương tác) và giao tiếp hiệu quả?

Stakeholder thường rất bận, không phải lúc nào họ cũng dành thời gian cho bạn. Bạn cần xác định xem thời điểm nào cần tương tác; tần suất tương tác như thế nào là phù hợp; phương thức tương tác như thế nào là phù hợp; các công cụ hỗ trợ để tương tác là gì;…

Bên cạnh đó bạn cần trả lời các câu hỏi khác như:

  • Cái gì thật sự cần để giao tiếp?
  • Phương thức nào là phù hợp với từng đối tượng?
  • Ai thật sự cần giao tiếp?
  • Khi nào việc giao tiếp cần diễn ra?
  • Tần suất giao tiếp như thế nào là phù hợp?
  • Vị trí địa lý của stakeholder như thế nào?
  • Mức độ chi tiết thích hợp cho việc giao tiếp nên như thế nào?

Bài viết cùng chủ đề: Làm thế nào để xây dựng mối quan hệ với Stakeholders?

Để engage với stakeholder một cách hiệu quả thì đòi hỏi cả một cách tiếp cận rõ ràng để thực hành. Bạn không thể quản lý họ, bạn chỉ có thể phân tích tầm ảnh hưởng của họ đến dự án của bạn, bạn cần thiết lập mối quan hệ chặt chẽ để lôi kéo sự hậu thuẫn của họ trong việc cung cấp yêu cầu, hỗ trợ cung cấp dữ liệu, đánh giá giải pháp và cùng bạn tạo ra dự án thành công.

Stakeholder Engagement là một công việc khó, nhưng những Business Analyst chuyên nghiệp luôn biết cách để engage với stakeholder một cách hiệu quản. Bạn đã có cách tiếp cận thực hành tốt cho mình chưa?

by Cao Trần