Hotline

0963 801 047
APEX Global
ACADEMY FOR PROFESSIONAL EXCELLENCE

Quản lý dự án và tầm quan trọng của tư duy quy trình hệ thống

2016-11-11  (1431)

Tư duy quy trình hệ thống là một trong những yếu tố quan trọng để quản lý dự án, cũng như hoạt động quản lý hằng ngày. Nhưng tại sao quy trình lại quan trọng? Làm sao để phát triển và áp dụng quy trình hiệu quả trong hoạt động quản lý dự án?

tu-duy-quy-trinh-he-thong

Chúng ta hãy cùng thảo luận để làm rõ 2 câu hỏi trên.

Trước tiên, chúng ta cần làm rõ quy trình là gì?

“Quy trình là một tập hợp các hoạt động liên quan đến nhau tương tác để đạt được một kết quả” theo wikipedia.org.

Còn trong thực tế thì một process là một tập hợp các bước thực hiện để đạt được kết quả đầu ra. Quy trình có thể không được tài liệu hoá, không được chuẩn hoá. Mỗi kết quả đầu ra là kết quả của một quy trình với một tập hợp các điều kiện cụ thể. Một quy trình luôn tồn tại ngay cả khi bạn không nghĩ nó đang tồn tại.

Đọc thêm: Kỹ thuật phân tích quy trình nghiệp vụ

Tại sao tư duy quy trình lại quan trọng?

Các quy trình đang tạo ra gía trị cộng thêm, các quy trình có thể đi xuyên chức năng giữa các bộ phận nghiệp vụ trong tổ chức, hoặc đi xuyên chức năng trong dự án.

Các quy trình luôn hướng đến các kết quả đầu ra, và chúng là cơ sở nền tảng để quản lý hiệu quả. Cho dù bạn đang quản lý các mối quan hệ cá nhân, dự án hoặc bất kỳ hoạt động nào mà bạn muốn đạt được kết quả như mong đợi với chất lượng công việc tốt. Nếu bạn muốn nhìn về phía trước và tìm kiếm kết quản công việc tốt hơn thì kế hoạch quản lý dự án là cơ sở để xác định cách bạn tiến hành, kết hoạch luôn bao gồm nhiều processs khác nhau để giúp cho bạn đảm bảo công việc được hoàn thành với kết quả cao nhất.

Với các tổ chức có hệ thống quản lý chất lượng tốt thì họ luôn đưa ra hướng dẫn cụ thể về các quy trình cần thực hiện để đảm bảo kết quả đầu ra của dự án, nhưng các quy trình trong dự án cần được pilot sao cho phù hợp với đặc thù của dự án. Các quy trình chính là những hướng dẫn các bước thực hiện để giúp đội ngũ của bạn đạt được mục tiêu.

Quy tắc 8/15

Theo tiến sĩ Juran, một người tiên phong trong việc phát triển các hệ thống quản lý chất lượng, ông đã đưa ra khái niệm quy tắc 85/15. Ông cũng đưa ra nhiều dẫn chứng rằng con người là nguyên nhân tạo ta 15% lỗi, trong khi quy trình là nguyên nhân của phần còn lại.

Tư duy quy trình làm cho mọi người ít có khả năng phải tham gia cuộc chơi đổ lỗi cho nhau, hoặc anh hùng đáng kính. Thay vào đó, phân tích quá trình là để xác định nguyên nhân của vấn đề và thành công. Định hình khung quy trình giúp mọi người hoàn thành công việc của họ. Bỏ qua quy trình thì nguy cơ thất bại sẽ lặp lại rất cao. Nhưng ở vai trò nhà quản lý dự án, bạn cần đưa quy trình thành văn hoá của đội ngũ, nếu không quy trình sẽ trở thành rào cản cho đội ngũ.

Điều kiện quy trình

Các quy trình được thực hiên với các điều kiện. Cùng một quy trình nhưng có thể tạo ra những kết quả công việc khách nhau, nếu chúng được thực hiện bởi những con người có năng lực khác nhau, văn hoá làm việc khác nhau, hoặc các nguồn lực khác nhau.

Đó là lý do tại sao hoạt động quản lý dự án theo quy trình cần cho phép áp dụng quy trình một cách linh hoạt, phù hợp với những điều kiện cụ thể tuỳ theo quy mô, cơ sở vật chất hiện có của dự án. Áp dụng quy trình một cách cứng nhắc có thể tạo ra công thức cho sự thất bại.

Đọc thêm: Xác định rủi ro cho dự án

Chuẩn hoá và tài liệu hoá các quy trình

Hầu hết các quy trình trong dự án thường bỏ quên công việc tài liệu hoá và chuẩn hoá. Tài liệu hoá quy trình là một trong những bước quan trọng để mô tả bằng đồ hoạ hoặc viết dưới dạng văn bản. Tài liệu được chuẩn hoá ghi lại những bước công việc thực hiên phổ biến với văn hoá đội ngũ đang có và mang lại những kết quả cụ thể.

Phân tích quy trình và cải tiến

Quy trình chính là những hướng dẫn để đảm bảo các thành viên đội dư án tuân thủ và tạo kết quả đầu ra tốt nhất. Nhưng quy trình sẽ bị lỗi thời khi năng lực đội ngũ tăng lên và nguồi lực cho dự án được hỗ trợ nhiều hơn. Do đó, ở giai đoạn hoàn tất dự án, các đội dự án cần đóng góp vào những phản hồi để đội dự án có thể đảm bảo chất lượng, có thể phân tích và cải thiện quy trình chuẩn của tổ chức và kế thừa cho các dư án trong tương lai.

Phân tích và cải tiến các process là bước quan trọng để hướng tới sự thành công trong tương lai của tổ chức.

Đọc thêm: Những công việc cần chuẩn bị trước khi kick-off dự án

-APEX Global Content Development Team-