Hotline

0963 801 047
APEX Global
ACADEMY FOR PROFESSIONAL EXCELLENCE

Business Analyst: Những điều nên biết khi bắt đầu dự án kỹ thuật

2016-11-15  (2475)

Business Analyst có nhiều kinh nghiệm về kỹ thuật thường đóng một vai trò quan trọng trong dự án, là cầu nối giữa Project Manager và các thành viên trong đội dự án. Không những thế, Business Analyst còn là cầu nối quan trọng giữa đội dự án với khách hàng. Đó là lý do vì sao Business Analyst cần phải luôn sẵn sàng tại thời điểm bắt đầu để hoàn thành hai công việc quan trọng và đa dạng trong dự án. Trong khuôn khổ bài viết này sẽ nêu lên những điều nên biết khi bắt đầu dự án kỹ thuật …

khi-bat-dau-du-an

Tôi đang liệt kê ra đây 4 điều được xem là quan trọng nhất mà người đảm nhận vai trò Business Analyst cần phải biết hoặc tìm ra tại thời điểm bắt đầu một dự án kỹ thuật. Chúng ta hãy cùng khám phá và thảo luận.

Team kỹ thuật đã sẵn sàng bắt đầu dự án?

Đây là câu hỏi đa dạng, nhưng những gì tôi đang tập trung vào câu hỏi này là tổ chức đã phân bổ đủ các thành viên vào dự án theo yêu cầu của quản lý dự án chưa và họ đã sẵn sàng để chạy dự án khi cần thiết?

Tôi nhận ra rằng đây là công việc cụ thể của Project Manager và trách nhiệm của họ là xem xét nguồn lực được phân bổ vào dự án đã đầy đủ và đánh giá tính sẵn sàng của team. Nhưng theo tôi Business Analyst là vai trò quan trọng để tạo ra sự gắn kết với team, và sau đó họ cũng cần tham gia vào tiến trình thực thi dự án.

Business Analyst cần hỗ trợ Project Manager trong việc đảm bảo tất cả các thành viên của đội dự án đã được phân bổ đầy đủ và sẵn sàng khi cần cho dự án. Tốt nhất là không quá sớm, nhưng chắc chắn cũng không được quá muộn.

Liệu tất cả các thành viên đã được trang bị kỹ thuật cần thiết để gắn kết với dự án?

Sự thành công của đội dự án kỹ thuật là sự kết hợp đặc biệt giữa tài năng, kỹ năng, kỹ thuật, và công nghệ để làm sao công việc trong dự án được hoàn thành thuận lợi. Ở vai trò quan trọng của mình, nhà quản lý dự án cần một sự hỗ trợ đắc lực, một sự đánh giá đúng đắn của Business Analyst về năng lực của đội ngũ kỹ thuật được phân bổ vào dự án như thế nào. Đội dự án đã được phân bổ những con người làm kỹ thuật có tài năng chưa? Họ có hiểu được công nghệ, kỹ thuật đã chọn lựa cho dự án chưa? Business Analyst cần đánh giá điều này và hỗ trợ Project Manager trong việc đưa ra các kết quả đánh giá cần thiết để dự án có thể thuận lợi tiến về phía trước.

Những phát biểu yêu câu nào đã rõ ràng tại thời điểm này?

Làm thế nào để xác định các quy trình nghiệp vụ và các yêu cầu của dự án được viết ra để tạo sự gắn kết? Rất nhiều khách hàng sẽ tuyên bố sự gắn kết với dự án rằng họ đã đưa ra các yêu cầu nghiệp vụ và hy vọng rằng dự án có thể hoàn thành với chi phí thấp. Tuy nhiên, 99% thời gian trong dự án bạn sẽ thấy rằng công việc đánh giá của họ chỉ mang tính sơ sài về yêu cầu nghiệp vụ được họ gọi là “đầy đủ”. Yêu cầu cần được viết ra thật chi tiết, làm rõ và đánh giá tính đầy đủ một cách cẩn thận ngay từ đầu. Đó là cơ sở cho tất cả các công việc trong tương lai của dự án. Người quản lý dự án cần đánh giá hiện trạng của yêu cầu và đưa ra kế hoạch để kiểm soát tiến độ của dự án sao cho phù hợp, các chuyên viên phân tích nghiệp vụ cần phải tham gia hỗ trợ trong việc đánh giá tính sẵn sàng của yêu cầu và tính toán xem cần thêm những nỗ lực gì để có thể thu thập đầy đủ yêu cầu cần thiết, tài liệu hoá chúng và tiến hành ký xác nhận.

Đọc thêm: Kinh nghiệm của Business Analyst chuyên nghiệp khi lấy yêu cầu của khách hàng

Khách hàng có nhu cầu đào tạo hay không?

Đó là kỹ thuật để triển khai giải pháp và các yêu cầu nghiệp vụ cần phải hoàn thành với dữ liệu đầu vào của khách hàng và cuối cùng khách hàng là người dẫn đầu trong việc thực hiện nghiệm thu chấp nhận người dùng. Đã có bất kỳ phiên đào tạo trong việc làm quen với công nghệ trước khi chúng được triển khai, hoặc sản phẩm cần được cấu hình trước và được triển khai chưa? Đội dự án của khách hàng cần phải tham gia review và định nghĩa quy trình nghiệp vụ để đảm bảo dự án sẽ đi đến thành công. Sau tất cả, sẽ không có khách hàng nào sẵn sàng để giúp chuyển giao thêm cho đội dự án thông tin nghiệp vụ nếu họ không hiểu được giải pháp.

Theo tôi thì việc đào tạo các giải pháp, hướng dẫn cấu hình hoặc giúp họ làm chủ những công nghệ quan trọng trong dự án là cần thiết, điều này thật sự sẽ giúp tối ưu ngân sách và thời gian triển khai dự án. Chúng ta nên tập trung làm tốt công việc ngay từ đầu thì sẽ tốt hơn là thực hiện chúng ở giai đoạn cuối của dự án.

Tôi không nói rằng các Business Analyst cần phải biết hết mọi thứ, giống như không có cách nào một Project Manager có thể chắc chắn tất cả mọi thứ trong dự án sẽ được diễn ra đúng như kế hoạch. Tuy nhiên danh sách 4 yếu tố quan trọng ở bên trong dự án thường nằm trong kiến thức của các Business Analyst chuyên về kỹ thuật nghiệp vụ.

APEX Global Content Development Team-