Hotline

0963 801 047
APEX Global
ACADEMY FOR PROFESSIONAL EXCELLENCE

Những Business Analyst thành công: Làm thế nào để họ tránh 5 sai lầm thường gặp nhất?

2015-12-07  (2779)

Giới thiệu

Trong nhiều năm qua, vị trí Business Analyst (hay thường gọi là BA) ngày càng trở nên phổ biến hơn. Hiện nay, Viện Quốc tế về Phân tích Nghiệp vụ (IIBA) định nghĩa phân tích nghiệp vụ là “tập hợp các nhiệm vụ, kiến ​​thức, và kỹ thuật cần thiết để xác định nhu cầu doanh nghiệp và đưa ra các giải pháp cho các vấn đề của doanh nghiệp. Các giải pháp thường bao gồm phát triển hệ thống, nhưng cũng có thể là cải tiến quy trình hoặc thậm chỉ thay đổi cơ cấu tổ chức.”.

Nhung BA thanh cong_Lam the nao ho tranh duoc 5 sai lam thuong gap nhat

Vì vậy, BA thường là đầu mối của sự kết nối giữa nghiệp vụ và phát triển giải pháp (thường là  IT), tiếp xúc nhiều với doanh nghiệp để tìm hiểu các nhu cầu nghiệp vụ, các vấn đề, các cơ hội kinh doanh và đề xuất các giải pháp giải quyết các nhu cầu trên một cách hiệu quả nhất.

Trong vai trò trung gian này, BA phải có khả năng giao tiếp với chủ doanh nghiệp, quản lý cấp cao, người dùng, phòng CNTT và tất cả những người liên quan từ các phòng ban trong tổ chức một cách hiệu quả trong suốt quá trình xác định các vấn đề và xác định độ ưu tiên cần xử lý khác nhau của mỗi nhóm chức năng nghiệp vụ. Để có được kết quả như mong đợi ấy thì công việc của người BA thật không dễ chút nào. Tuy nhiên, những người đã thành công trong vai trò BA đã học được cách tránh năm sai lầm đặc biệt phổ biến và cạm bẫy nguy hiểm.

Sai lầm thứ nhất: Không làm rõ vai trò của Business Analyst trong dự án

Hầu hết chúng ta quen nghĩ rằng chúng ta biết việc mình làm. Cho nên khi được giao một dự án mới, BA thường vội vàng bắt tay ngay vào “việc” ngay. Nghe có vẻ hợp lý, nhưng đáng ngạc nhiên là khách hàng thường xuyên thất vọng, BA thường bị khiển trách, bởi vì “việc” đó chưa bao giờ được xác định rõ ràng ngay từ ban đầu. Cụ thể hơn, người làm BA cần xác định rõ phạm vi của vai trò của mình trong dự án.

Mặc dù vị trí BA đã được sử dụng trong nhiều thập kỷ, nhưng nó chỉ mới được định nghĩa rõ hơn và được công nhận rộng rãi hơn kể từ khi IIBA ra đời. Dù vậy, vai trò của BA vẫn có sự khác biệt đáng kể giữa công ty này với công ty khác, giữa người quản lý dự án này đến người quản lý dự án khác, giữa dự án này đến dự án khác. Vì vậy, BA cần phải làm rõ ranh giới bằng cách phân biệt trách nhiệm của mình với quản lý dự án, quản lý sản phẩm, phân tích hệ thống và những người khác. Thật vậy, nhiều BA quá e ngại trong việc làm rõ vai trò của mình trước khi bắt đầu công việc, cuối cùng phải trả giá là khách hàng không hài lòng, đội dự án thất vọng và kết quả nghèo nàn.

Lời khuyên: Người BA phải xác định rõ vai trò và trách nhiệm của mình càng sớm càng tốt bằng cách làm việc với quản lý hoặc “sponsor” để làm rõ các vấn đề sau đây:

  • Vai trò của tôi trong việc này là gì? Mức độ trách nhiệm của tôi đến đâu?
  • Những nguồn lực khác sẽ có sẵn mà tôi được phép sử dụng?
  • Tôi sẽ báo cáo cho ai?
  • “Mục tiêu” quan trọng nào chúng ta đang hướng đến là gì?
  • Tài liệu hay kết quả đầu ra của công việc mong đợi là gì?
  • Những nhiệm vụ liên quan khác tôi cần phải biết là gì?
  • Công việc sẽ hoàn thành trong bao lâu?
  • Những rủi ro được biết tại thời điểm này?

Sai lầm thứ hai: Vội vã thực hiện phát triển phát triển các yêu cầu chi tiết

Công việc quan trọng của nhiều BA là tài liệu hóa các yêu cầu nghiệp vụ, yêu cầu người dùng và yêu cầu hệ thống. Nhưng nhiều BA thường vội vã thực hiện công việc của mình bằng cách thiết lập lịch biểu phỏng vấn khách hàng của mình ngay, mà phủ nhận tầm quan trọng của việc lập kế hoạch phát triển yêu cầu. Nhiều BA cũng tạo ra sai lầm là chỉ phát triển quy trình quản lý sự thay đổi yêu cầu sau khi công việc tài liệu hoá kết thúc.

Lời khuyên: Những BA thành công thường danh thời gian để thiết lập một kế hoạch rõ ràng, phù hợp với kế hoạch tổng thể của dự án, bao gồm:

  • Thiết lập hệ thống biểu mẫu sử dụng cho hoạt động phân tích nghiệp vụ
  • Tiến hành phân tích các đối tượng liên quan (stakeholders) ảnh hưởng đến dự án: Trước khi khi bắt đầu công việc thu thập yêu câu người BA cần xem xét phân tích, sắp xếp độ ưu tiên phỏng vấn các đối tượng liên quan theo một số tiêu chí như: mức độ ảnh hưởng của họ trong tổ chức, sự ảnh hưởng của họ liên quan đến quy trình nghiệp vụ, sự sẵn sàng của họ cho các cuộc phỏng vấn,…
  • Triển khai quy trình quản lý sự thay đổi: Đáng tiếc, sự thay đổi yêu cầu và tài liệu thường khá phổ biến, do vậy trong quá trình lên kế hoạch phát triển yêu cầu người làm BA nên xem xét: Khi nào tài liệu được duyệt và ban hành (baseline), nếu có thay đổi yêu cầu thì xử lý như thế nào, ai là người duyệt cho yêu cầu thay đổi, điều kiện gì để quyết định thay đổi được thông qua,…

Sai lầm thứ ba: Không cân bằng được công việc và mối quan hệ

Các BA thường được giao nhiệm vụ sửa chữa các căn bệnh của tổ chức và đòi hỏi BA phải có phương pháp, óc tổ chức và rất tập trung vào công việc. Tuy nhiên, nhiều BA quá tập trung

vào công việc mà quên xây dựng các mối quan hệ trọng yếu. Là trung gian giữa các phòng ban khác nhau, mỗi phòng ban có chức năng với quyền lợi và mức độ ưu tiên khác nhau trong quy trình hoạt động, sự thành công của BA phần lớn phụ thuộc vào khả năng xây dựng và duy trì mối quan hệ hòa nhã, vững chắc trong toàn doanh nghiệp. BA sẽ rất khó thu thập được những thông tin cần thiết không xây dựng sự tin tưởng và tôn trọng từ những người liên quan (stakeholders) quan trọng, những người rất am hiểu hệ thống quy trình của doanh nghiệp, các vấn đề cũng như những cơ hội của tổ chức, của doanh nghiệp.

Lời khuyên: Những BA thành công liên tục trau dồi kỹ năng xây dựng mối quan hệ của họ. Hầu hết công việc phân tích nghiệp vụ được thực hiện trong môi trường đội nhóm, các BA hiệu quả luôn ý thức được sự kết hợp các hoạt động thiết lập các mối quan hệ vào việc tương tác công việc thông thường. Việc thu thập yêu cầu sẽ rất khó khăn nếu không thiết lập được mối quan hệ bạn bè, có sự tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau. Những BA khôn ngoan luôn biết cách thu thập nhiều thông tin từ một bữa ăn thông thường thay vì thực hiện một cuộc phỏng vấn 2-3 tiếng đồng hồ với những người liên quan luôn trong trạng thái lo lắng, không tin tưởng đôi khi còn sợ hãi.

Sai lầm thứ tư: Nhầm lẫn giữa nhu cầu thật sự và những gì người dùng nói ra

Các BA dành rất nhiều thời gian thu thập yêu cầu của người sử dụng thông qua các cuộc phỏng vấn đơn lẻ, phỏng vấn nhóm, khảo sát,… Mặc dù người dùng là nguồn cung cấp thông tin tuyệt vời về nhu cầu của họ, các BA phải nhận ra rằng những nhu cầu người dùng nói ra không phải lúc nào cũng là nhu cầu thực sự. Người dùng có thể không biết họ thực sự cần gì, nên họ chỉ yêu cầu những gì họ nghĩ là họ cần. Người dùng có thể yêu cầu nhiều hơn những gì họ thật sự cần và người dùng cũng có thể chỉ tập trung vào giải pháp họ muốn, thay vì những nhu cầu thực sự của họ.

Lời khuyên: Một BA hiệu quả phải là một điều tra viên cừ khôi. Khi trao đổi với người dùng, BA phải phân biệt rõ giữa yêu cầu và giải pháp, phải tập trung người dùng vào nhu cầu, thay vì giải pháp. BA phải bắt đầu bằng những câu hỏi rộng, hỏi cả câu hỏi mở và câu hỏi đóng, sử dụng 5W-1H,…

Sai lầm thứ năm: Không lượng hóa được lợi ích của giải pháp

Việc của BA là đi bán các khuyến nghị của họ, vì vậy làm nổi bật lợi ích và chi phí của các dự án tiềm năng là điều rất quan trọng. Các BA thành công nhận tầm quan trọng của việc định lượng những lợi ích càng nhiều càng tốt. Nhận ra những lợi ích định tính như nâng cao tinh thần nhân viên và sự hài lòng của khách hàng và tăng vốn chủ sở hữu thương hiệu cũng quan trọng, nhưng những người ra quyết định vẫn xem những lợi ích được định lượng quan trong hơn rất nhiều. Vì vậy các BA nhất thiết phải lượng hóa được những lợi ích thành đơn vị mà khách hàng có cảm nhận rõ ràng nhất, đôi khi là tiền tệ.

Lời khuyên: BA thành công luôn chỉ rõ được những dự đoán về lợi ích và chi phí cho các khuyến nghị của họ. Trong khi rất nhiều những lợi ích có thể chỉ định tính, BA vẫn có thể trình bày chúng dưới dạng định lượng một cách tương đối. Điều này đòi hỏi các BA định vị các lợi ích liên quan đến thời gian, chi phí và chất lượng mang lại những quan điểm rõ ràng hơn về tác động của các khuyến nghị đến doanh nghiệp, tổ chức, và người đưa ra quyết định.

Ví dụ: thay vì nói “nâng cao sự hài lòng của khách hàng”, thì nói “giảm 30% lượng phàn nàn của khách hàng”, hay thay vì nói “tăng hiệu quả công việc”, thì nói “giảm vòng đời sản xuất sản phẩm 20%”

Kết luận

Các nhà phân tích nghiệp vụ đóng vai trò rất quan trọng trong việc đại diện các quyền lợi tốt nhất của tổ chức, biện minh cho các khoản đầu tư tài chính. Khi người BA điều hướng môi trường kinh doanh đôi khi phức tạp, họ nên chủ động tránh năm cạm bẩy đã thảo luận ở trên. Cách thực hành trên không chỉ khuyến khích thành công trong một dự án cụ thể, mà giúp người BA phát triển kỹ năng và cung cấp những nền tảng cho những thành công lâu dài.

nguồn Learning Tree