Hotline

0963 801 047
APEX Global
ACADEMY FOR PROFESSIONAL EXCELLENCE

Mẹo để tìm được hệ thống Help Desk trực tuyến

2016-10-10  (1434)

Bạn đang tìm kiếm một hệ thống Help Desk online phù hợp?. Với mục tiêu nâng cao hiệu suất làm việc, giảm các yêu cầu hỗ trợ và những lợi ích khác. Có rất nhiều hệ thống Help Desk trên thị trường, nhưng hệ thống nào phù hợp nhất với công ty của bạn?

meo-de-tim-duoc-he-thong-help-desk-truc-tuyen

Một số yếu tố mà bạn cần quan tâm để tìm được hệ thống Help Desk online phù hợp nhất.

1. Xem xét ngân sách thực tế cho hệ thống

Có một số công ty không đầu tư ngân sách cho phần mềm bởi vì họ nghĩ chi phí quá đắt. Thật may mắn là có nhiều giải pháp Help Desk với chi phí khác nhau, cho các loại công ty khác nhau. Trước khi đưa ra quyết đinh, bạn cần xem xét “sức khỏe” tài chính của công ty. Công ty bạn có thể trả bao nhiêu cho một hệ thống Help Desk hoàn hảo nhất? Sau khi biết ngân sách, bạn sẽ đi tìm giải pháp với chi phí trong phạm vi phù hợp.

2. Lập danh sách các tiêu chí lựa chọn ưu tiên

Help Desk có đang sử dụng excel hay bất kỳ giải pháp miễn phí nào không? Hãy suy nghĩ về nhu cầu hiện tại của Help Desk. Có phải Help Desk đang làm các công việc lặp lại nhất định? Hãy tìm các phần mềm cung cấp các tính năng tự động hoá đề bỏ bớt sự trùng lặp ngoài ý muốn. Bạn có muốn khích lệ nhân viên để nâng cao hiệu quả cung cấp dịch vụ tốt hơn? Hãy trang bị phần mềm cho phép khích lệ mang tính cạnh tranh. Nếu bạn muốn giảm số lượng yêu cầu của khách hàng? Có lẽ hệ thống Self-help là phù hợp nhất.

Một khi bạn đã biết chức năng nào là quan trọng thì bạn sẽ tìm các hệ thống có các chức năng đó, kế tiếp bạn sẽ so sánh để xem nó tác động thế nào đến công việc của Help Desk.

3. Xem xét khả năng tích hợp của hệ thống với các sản phẩm khác

Sau khi giới hạn pham vi lựa chọn dựa theo tính năng và giá cả, bạn cần kiểm tra xem nó có thể tích hợp với các sản phẩm khác không. Hãy suy nghĩ về khả năng tích hợp các hệ thống trong công ty và khả năng tích hợp các sản phẩm mà tương lai sẽ cần thiết.

4. Kiểm tra độ tin cậy

Dịch vụ khách hàng là một trong những dịch vụ quan trọng nhất của kinh doanh. Đó là lý do tại sao bạn cần bộ phận Help Desk phải trưởng hành và có đủ độ tin cậy. Dựa vào danh sách, bạn phải kiểm chứng độ tin tưởng của sản phẩm dự định mua.

Bạn có tìm kiếm được các nhận xét về sản phẩm? Đã có lời than phiền nào về sản phẩm/dịch vụ không? Công ty này thành lập lâu chưa?….Ngay khi bạn đánh giá được độ tin tưởng của sản phẩm, bạn sẽ xem xét đến các lựa chọn sản phẩm.

5. Hỏi câu hỏi tình huống

Bây giờ là lúc bạn sẽ đặt các câu hỏi tình huống. Họ có hỗ trợ các vấn đề về kỹ thuật? Họ có hoàn lại tiền nếu bạn không hài lòng với sản phẩm không? Hãy suy nghĩ về những vấn đề mà bạn có thể gặp phải và xem họ giải quyết như thế nào?

6. Cài đặt thương hiệu công ty vào hệ thống Help Desk

Một trong những yếu điểm của sản phẩm miễn phí và sản phẩm có tính phí thấp là họ sẽ cài đặt thương hiệu của họ vào sản phẩm thay vì thương hiệu của bạn. Điều này thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp và tạo ra ấn tượng không tốt cho khách hàng.

Hãy tìm kiếm sản phẩm cho phép bạn cài đặt thương hiệu công ty vào, sau đó chỉnh sửa và đưa biểu tượng, hình ảnh và thương hiệu của bạn vào để nâng cao sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

7. Hỏi về các chính sách bảo mật dữ liệu

Các yêu cầu lưu trên hệ thống Help Desk có thể chứa rất nhiều thông tin nhạy cảm như mật khẩu, tên, địa chỉ…Những thông tin này cần được bảo mật chặt chẽ. Hãy hỏi xem hệ thống có áp dụng mã hoá SSL, và các tính năng khác về bảo mật dữ liệu, chống lại các gián điệp…

8. Xem xét khả năng mở rộng

Vấn đề kế tiếp là xem xét về khả năng mở rộng của hệ thống. Bạn sẽ hối tiếc nếu không xem xét vấn đề này.  Hãy tưởng tượng khi công ty phát triển và mở rộng quy mô, nếu bạn phải chuyển từ hệ thống Help Desk này qua hệ thống Help Desk khác, nó sẽ làm giảm hiệu suất của việc vận hành. Hãy dành thời gian tìm hệ thống cho phép mở rộng khi cần, và tìm sự lựa chọn phù hợp.

9. Đưa ra sự lựa chọn sau khi dùng thử và đánh giá

Dùng thử là cách tốt nhất để xem hệ thống có phù hợp hay không. Đây cũng là cách để xem thử phản ứng của khách hàng về sản phẩm định triển khai. Hệ thống có dễ cho Help Desk và khách hàng sử dụng không? Khách hàng có bị nhầm lẫn giữa các tính năng đó? Có gặp vấn đề phát sinh về tích hợp không? …

Sau khi dùng thử, bạn sẽ chọn được hệ thống Help Desk phù hợp cho công ty và khách hàng của bạn một cách tốt nhất.

-APEX Global Content Development Team-

(Nguồn: visionhelpdesk.com)