Hotline

0963 801 047
APEX Global
ACADEMY FOR PROFESSIONAL EXCELLENCE

Kỹ thuật làm Survey cho IT Manager, Business Analyst

2016-10-21  (1527)

Với vai trò IT Manager hay Business Analyst bạn sẽ nhận được yêu cầu làm Survey để thu thập ý kiến, sự thú vị, khó khăn trong việc sử dụng sản phẩm dịch vụ, thái độ của các bộ phận phòng ban, người dùng cuối, những chuyên gia trong mảng nghiệp vụ – subject metter expert (SME) cho một dự án mới hoặc lên chiến lược CNTT. Vậy làm sao để thiết kế ra một bảng khảo sát – Survey thu thập được những thông tin có giá trị?

ky_thuat_lam_surrvey_cho_it_manager_business_analysis

Đây là một câu hỏi khá thách thức không nhỏ khi nhu cầu cần hoàn thành công việc thu thập thông tin trong khoản thời gian ngắn.

Có hai loại câu hỏi được sử dụng cho Servey:

  • Câu hỏi đóng: là câu hỏi đi kèm với một danh sách các câu trả lời được xác định trước, ví dụ như câu trả lời ‘’Yes/No’’, hoặc một danh sách với nhiều sự chọn lựa câu trả lời, hoặc một yêu cầu đòi hỏi một mức độ thoả thuận. Điều này rất hữu ích khi phạm vi của phản ứng cũng được xác định và hiểu rõ. Các câu trả lời đóng dễ phân tích hơn so với các câu hỏi mở, vì chúng có thể gắn với hệ số.
  • Câu hỏi mở: Người tham gia được yêu cầu trả lời các câu hỏi trong một hình thức tự do mà không phải chọn một câu trả lời có sẵn trong danh sách các câu trả lời được xác định trước. Câu hỏi mở rất hữu ích với các vấn đề được biết trước hoặc không biết trước. Các câu hỏi mở có thể dẫn đến các câu trả lời chi tiết hơn và phạm vi rộng hơn của các câu trả lời so với câu hỏi đóng. Kết quả của câu trả lời với câu hỏi mở gây ra nhiều khó khăn, tối nhiều thời gian để phân loại, định lượng, tổng quan chung là cấu trúc không rõ ràng và thường bao gồm luận điệu chủ quan của người trả lời với nội dụng không đầy đủ hoặc không cần thiết. Các câu hỏi phải thể hiện được bằng ngôn ngữ tập trung và không nên được cấu trúc hoặc trình tự với điều kiện để nhận được các câu trả lời rõ ràng với sự nhận thức đúng về câu hỏi.

Các bước để thực hiện Survey

1. Chuẩn bị

Một cuộc khảo sát hiệu quả đòi hỏi một kế hoạch chi tiết để đảm bảo thông tin thu thập được chuẩn xác. Khi chuẩn bị cho bảng khảo sát thì các IT Manager hoặc Business Analyst cần thực hiện các bước sau:

  • Xác định mục tiêu của khảo sát:

Một mục tiêu cụ thể và rõ ràng sẽ giúp mô tả rõ mục đích của việc thực hiện khảo sát. Các câu hỏi được viết ra để thu thập thông tin theo mục tiêu

Đây là bước quan trọng nhất của việc thực hiện bất kỳ khảo sát nào. Nhưng thông thường các IT Manager hoặc Business Analyst chưa có nhiều kinh nghiệm thường xem nhẹ bước này và đây cũng chính là nguyên nhân khiến nhiều cuộc khảo sát không thu thập được thông tin không chuẩn xác.

  • Xác định nhóm khảo sát mục tiêu:

Cần xác định các nhóm đối tượng thực hiện khảo sát. Mỗi đối tượng thì có nhận thức khác nhau, văn hoá khác nhau, ngôn ngữ khác nhau, vị trí khác nhau.  Việc xác định rõ được đối tượng khảo sát sẽ giúp cho việc thiết kế bảngg câu hỏi của survey  phù hợp hơn.

  • Chọn mẫu survey thích hợp:

Mục tiêu của khảo sát là xác định sự thích hợp giữa câu hỏi mở và câu hỏi đóng để thu thập thông tin cần thiết.

  • Chọn nhóm mẫu:

Cần chọn ra nhóm mẫu để xem xét tính khả thi trước khi khảo sát trên toàn bộ các nhóm đối tượng. Đây là bước quan trọng để tiến hành khảo sát tất cả các thành viên, ngay cả một nhóm lớn nếu họ phân bổ rộng trên nhiều vị trí địa lý, khác biệt về quy định, hoặc thiếu sự chuẩn hoá trong chức năng công việc, hoặc sự khác biệt trong chiến lược kinh doanh. Nếu phạm vi người thực hiện khảo sát rộng thì nên sử dụng câu hỏi mở, nó có thể là cần thiết để xác định một tập hợp con của người sử dụng tham gia vào quá trình khảo sát.

Sử dụng phương pháp lấy mẫu thống kê sẽ đảm bảo rằng các mẫu được chọn lựa là đại diện cho nhóm khảo sát để kết quả  được khái quát hoá với thông tin thu thập đáng tin cậy.

  • Chọn phương thức phân phối và thu thập:

Xác định cách thức truyền thông phù hợp cho từng nhóm mẫu. Bạn cần đảm bảo người tham gia thực hiện khảo sát trong nhóm mẫu phải hiểu rõ ràng về mục đích của khảo sát để tránh tình huống nảy sinh sự biểu hiện tiêu cực và thông tin thu thập được không được chuẩn xác.

  • Đặt mức độ mục tiêu và lộ trình thời gian trả lời:

Xác định tỷ lệ trả lời nào là chấp nhận được và khi nào cuộc khảo sát phải kết thúc hoặc được coi là hoàn chỉnh. Nếu tỷ lệ đáp ứng thực tế thấp hơn ngưỡng chấp nhận được thì việc sử dụng các kết quản điều tra có thể được hạn chế.

  • Xác định nếu cuộc khảo sát được hỗ trợ với các cuộc phỏng vấn cá nhân:

Với những khảo sát không cần độ sâu của dữ liệu thì có thể thu thập thông tin qua việc phỏng vấn cá nhân, xem xét trước hoặc sau việc điều tra khảo sát.

  • Thiết kế câu hỏi khảo sát:

Các câu hỏi của bảng khảo sát cần đảm bảo tất cả các mục tiêu được đề ra và dùng ngôn ngữ phù hợp với đối tượng mục tiêu tham gia việc khảo sát.

  • Kiểm tra bảng khảo sát:

Cần kiểm tra bảng khảo sát cẩn thận về tính khả dụng của danh sách các câu hỏi để tránh những lỗi không đáng có, phát hiện và sửa chữa kịp thời trước khi thực hiện khảo sát.

2. Phân phối bảng khảo sát

Trong quá trình phân phối bảng khảo sát thì việc truyền thông về mục tiêu của cuộc khảo sát là rất quan trọng, cần cho đối tượng được khảo sát biết về kết quả được sử dụng cho mục đích gì, tính bảo mật thông tin cá nhân.

Khi chọn lựa phương thức phân phối bảng khảo sát ví dụ như thông qua đối tượng người phân phối, email, hoặc công cụ khảo sát online,… với vai trò IT Manager hoặc Business Analyst nên xem xét các yếu tố:

  • Tính cấp bách của việc thu thập kết quả khảo sát
  • Mức độ bảo mật thông tin cần thiết.
  • Phân bố địa lý của các đối tượng tham gia trả lời bảng khảo sát

3. Tài liệu hoá kết quả khảo sát

Khi tài liệu hoá các kết quả của khảo sát, và trò IT Manager hoặc Business Analyst cần làm:

  • Đối chiếu các câu trả lời
  • Tổng hợp kết quả
  • Đánh giá chi tiết và xác đinh bất kỳ vấn đề đang nổi lên
  • Cấu trúc các nhóm thông tin và mã hoá dữ liệu
  • Phân rã dữ liệu vào các gia số có thể đo lường được

Kỹ thuật khảo sát có ưu điểm thực hiện nhanh với chi phí thấp, dễ dàng thu thập thông tin với một tập đối tượng lớn người tham gia thực hiện khảo sát hơn là kỹ thuật phỏng vấn trực tiếp. Nó cũng rất hiệu quả trong trường hợp người tham gia thực hiện khảo sát liên quan đến sự phân tán về mặt địa lý. Với câu hỏi đóng thì cuộc điều tra có thể dễ dàng trong việc thống kê, định lượng để sử dụng cho việc phân tích. Trong khi câu hỏi mở thường mang lại những hiểu biết sâu về nhu câu cầu hay vấn đề mà không dễ dàng thu thập được thông qua các kỹ thuật khơi gợi khác.

Nhưng để đạt được kết quả khách quan thì đòi hỏi kỹ năng chuyên môn trong phương pháp lấy mẫu. Với câu hỏi mở thì đòi hỏi phải phân tích thêm. Nếu câu hỏi mơ hồ có thể dẫn đến câu trả lời bị sai lệch.

Tuỳ Phong – APEX Global Corporation