Hotline

0963 801 047
APEX Global
ACADEMY FOR PROFESSIONAL EXCELLENCE

Trò chuyện cùng Nhà quản lý CNTT

2016-06-28  (1725)

Kỳ I: Kỹ năng giao tiếp cho IT – Không gì là không thể

Để bắt đầu câu chuyện, xin mượn một chủ đề mà anh Hải Phạm – Founder ITLC có đề cập gần đây trên Facebook group IT Leader Club là tại sao đề xuất áp dụng công nghệ từ phòng ban IT lại gặp khó khăn và không được chấp thuận, trong khi đề xuất đó từ phòng ban khác lại được chấp thuận một cách dễ dàng?

Tro chuyen cung nha quan ly CNTT

Trả lời cho câu hỏi này, anh Nguyễn Xuân Trí – Trưởng phòng phát triển ứng dụng, Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Thiên Long cho rằng, mặc dù IT là người làm chủ công nghệ nhưng lại khó thuyết phục lãnh đạo doanh nghiệp về lợi ích của việc áp dụng một công nghệ. Trong khi đó, Phòng Sales hay Phòng Marketing đề xuất việc cần công nghệ hỗ trợ quản lý dữ liệu khách hàng để giúp công việc chăm sóc khách hàng tốt hơn thì lại dễ dàng thuyết phục lãnh đạo doanh nghiệp hơn.

Vậy IT có vai trò gì trong việc xây dựng các ứng dụng trong doanh nghiệp?

Quay lại câu chuyện dẫn chứng ở trên, chúng ta thấy rằng các bộ phận khác họ không giỏi trong lĩnh vực công nghệ nên không thể biết được có những phần mềm nào sẽ giúp họ giảm tải quy trình, hiểu quả công việc. Do đó, ngoài những công việc vận hàng hệ thống CNTT thì ITers phải biết quan sát, tìm hiểu và phân tích các yêu cầu của những phòng ban khác trong công ty. Sau đó, cần thống kê và nghiên cứu nhu cầu thực sự của các bộ phận đó là gì và đi tìm các giải pháp công nghệ phù hợp. Từ đó, IT sẽ tư vấn cho họ sử dụng các giải pháp công nghệ để làm việc hiệu quả hơn và các bộ phận đó sẽ là người “lên tiếng” đề xuất việc đưa giải pháp công nghệ vào quản lý với lãnh đạo. Qua đó, chúng ta thấy được, IT sẽ đóng vai trò đứng sau hỗ trợ các phòng ban, có như vậy nó mới thật sự giải quyết bài toán làm sao để đưa công nghệ vào quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Nhưng thực tế là dù không có công nghệ nhưng doanh nghiệp vẫn đang phát triển, vậy tại sao phải cần đưa ứng dụng công nghệ vào doanh nghiệp?

Câu hỏi này là vấn đề vẫn luôn tồn tại ở nhiều doanh nghiệp hiện nay. Họ thường ngủ quên trên chiến thằng, tức là doanh số vẫn tăng do đó họ chủ quan là bình thường, nhưng nó sẽ là vấn đề và có khi là nghiêm trọng dẫn đến “trượt dốc không phanh” khi không đánh giá đúng tình hình. Điều này cũng dễ hiểu, bởi lẽ khi họ phát triển một cách nhanh chóng thì không thể kiểm soát hết các vấn đề như: nguồn hàng có đáp ứng không, công nợ đã thu hồi từ các đại lý chưa hay đang đang bị “ngâm” là bao nhiêu, đại lý nào có lượng tiêu thụ tăng liên tục… Nếu không giải quyết được các bài toán này, khách hàng sẽ chạy qua các công ty đối thủ hoặc có đánh giá không tốt về dịch vụ của công ty, hoặc nghiêm trọng hơn công ty sẽ khó khăn trong vấn đề tài chính bởi những khách hàng ngâm nợ quá nhiều.

Một trong những cách giải quyết là doanh nghiệp phải có phần mềm quản lý và ghi nhận được các vấn đề này và người phân tích yêu cầu của phần mềm phải nhìn ra được khi đưa vào áp dụng công nghệ. Một ví dụ là dựa trên phần mềm người quản lý có thể biết được đại lý nào đang ngâm hàng của mình và nhân viên nào không chịu làm việc. Việc này đòi hỏi phải có dữ liệu trải qua nhiều tháng cũng như việc chăm sóc khách hàng cũng thể hiện trên hệ thống thống kê.

IT là người tiếp cận với số liệu, hiểu biết về các giải pháp công nghệ chỉ cần học thêm về các khóa về nghiệp vụ và một chút về business thì có thể nắm bắt được cơ hội rất nhiều trong doanh nghiệp.

Nói đến hệ thống thống kê thì có rất nhiều vậy theo anh thì cái nào anh cho là tốt nhất?

Biểu đồ thống kê thì có biểu đồ Column, Bar, Line, Pie … và mới đây nhất là GMAP, tức là mình có thể nhìn thấy được chính xác các chi nhánh và lượng hàng đang phân bổ, tăng trưởng như thế nào, ở đâu trên các tỉnh thành của đất nước.

Theo anh thì mất thời gian bao lâu để một IT có những kỹ năng có thể tiếp cận và đưa ra được giải pháp công nghệ vào doanh nghiệp?

Việc này cũng tùy theo nhu cầu. Những nhu cầu nhỏ những phần mềm đơn lẻ có thể giải quyết được ngay, có thể thống kê trên excel chẳng hạn. Nhưng, cái quan trọng nhất là kỹ năng giao tiếp để có thể tiếp cận với các “Key person” trong các bộ phận khác, để có thể trình bày hoặc khai thác thông tin về các vấn đề khó khăn đang gặp phải. Đặc biệt, IT phải tạo được niềm tin và cho những “key person” đó thấy được hiệu quả thì họ mới dành nhiều thời gian hơn để trao đổi một cách thoải mái vì nó phục vụ nhu cầu cho công việc của họ.

Ngày nay với sự phát triển của các công nghệ thì về mặt nào đó nó có lợi về khả năng hỗ trợ sự cố cho người dùng cuối. Tuy nhiên, nó cũng làm cho khả năng giao tiếp của IT bị trói buộc và người dùng cũng cảm giác không an toàn với cách hỗ trợ như vậy. Bên cạnh đó, cũng không thể thấy được các nhu cầu thiết thật của các phòng ban khác.

Với kinh nghiệm hơn 10 năm trong nghề, anh Nguyễn Xuân Trí – IT Manager Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Thiên Long chia sẻ: “Các bạn trẻ IT phải năng động lên và không ngừng cải tiến khả năng giao tiếp của mình, làm sao để có thể tiếp cận nhanh nhất và đặc biệt phải bỏ qua ngôn ngữ IT mà hãy nói bằng ngôn ngữ của người nghe”.

by Long Nguyễn

Bài viết được sự đồng ý cho phép chia sẻ của anh Long Nguyễn và IT Leader Club (Nguồn: ITLC News)