Hotline

0963 801 047
APEX Global
ACADEMY FOR PROFESSIONAL EXCELLENCE

Kinh nghiệm Business Analyst tiếp cận dự án ở lĩnh vực mới

2016-02-25  (3825)

Với vai trò chuyên viên Phân tích Nghiệp vụ (Business Analyst), bạn thường xuyên phải học để có thể giải các bài toán khác nhau trong các lĩnh vực khác nhau. Kiến thức về một mô hình kinh doanh/nghiệp vụ hoặc một ngành công nghiệp thường đòi hỏi phải có một khoảng thời gian nhất định để hiểu. Nhưng khi nhận yêu cầu, bạn thường không có nhiều thời gian, vậy làm sao để với khoảng thời gian ít ỏi đó, bạn có thể có được những thông tin và kiến thức vừa đủ để bắt đầu công việc?

Cach thuc tiep can du an o linh vuc moi can cho Business Analyst

Thu thp thông tin, kiến thc

Thông thường thì khi tiến hành công việc, bạn nên thu thập song song cả kiến thức về quy trình nghiệp vụ và hệ thống vận hành. Tuy nhiên, bạn cần phải ưu tiên tìm hiểu về quy trình nghiệp vụ. Quy trình nghiệp vụ sẽ quyết định bạn sẽ bắt đầu công việc từ đâu, vấn đề nằm ở chỗ nào và làm sao để chỉnh sửa hệ thống cho phù hợp với mục tiêu kinh doanh.

Bạn nên tìm hiểu trước các thông tin từ website, hoặc các phương tiện thông tin đại chúng, bạn cũng có thể tham khảo các hệ thống có sẵn về mô hình nghiệp vụ này. Đây là bước chuẩn bị rất quan trọng trước khi bạn tiến hành gặp và trao đổi trực tiếp với khách hàng các thành viên liên quan.

Thường thì bạn sẽ có cuộc gặp đầu tiên với khách hàng để tìm hiểu bức tranh tổng quát trước khi lên kế hoạch tìm hiểu chi tiết các nghiệp vụ chuyên sâu. Nhưng với những thông tin ít ỏi từ việc chuẩn bị, bạn sẽ hỏi những câu hỏi như thế nào để có thể có đủ thông tin mà không khiến cho người được hỏi cảm thấy bạn không biết gì nhiều về họ?

Có một số câu hỏi ở mức tổng quan bạn nên hỏi để có đủ thông tin về mô hình nghiệp vụ đó:

  1. Đối tượng khách hàng là ai?
  2. Các sản phẩm/dịch vụ cung cấp là gì?
  3. Hình thức bán sản/dịch vụ là gì? (online, shop, phone…)
  4. Hình thức thu tiền là gì?
  5. Cách thức sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ là gi?
  6. Chu trình xử lý đơn đặt hàng từ lúc có đơn đặt hàng cho đến lúc hoàn thành phiên giao dịch như thế nào?
  7. Hình thức hỗ trợ khách hàng như thế nào?
  8. Các đối tác chính là ai? Cách thức quản lý các đối tác như thế nào?
  9. Các thông tin nào cần quản lý? Cách thức quản lý hiện thời như thế nào và ai là người chịu trách nhiệm quản lý các thông tin đó?
  10. Danh sách các công cụ hỗ trợ vận hành đang dùng?
  11. Các vấn đề đang gặp phải hiện nay?

Những thông tin chung chung như vậy sẽ giúp bạn hình dung và mô phỏng lại bức tranh toàn cản của mô hình nghiệp vụ này. Đây sẽ là các thông tin quan trọng để bạn có thể tiến hành các công việc chi tiết hơn đối với các phòng ban chức năng tham gia vào các khâu khác nhau của mô hình nghiệp vụ.

Tài liệu hoá hình nghiệp v

Với kiến thức tổng quan về bức tranh của mô hình nghiệp vụ, bạn phải tiến hành tài liệu hoá để làm cơ sở cho các giai đoạn kế tiếp. Có thể có nhiều tài liệu khác nhau trong giai đoạn này, nhưng có hai tài liệu được xem là cần phải có tại thời điểm này cần có bao gồm:

1) Từ điển/Thuật ngữ – Tài liệu này mô tả các thuật ngữ được dùng cho ngành này hoặc dùng trong doanh nghiệp. Tài liệu này rất quan trọng, nó đảm bảo cho các bên liên quan có sự hiểu biết giống nhau về cùng một thuật ngữ, nó cũng giúp tránh các xung đột phát sinh do cách hiểu khác nhau về cùng một thuật ngữ.

2) Quy trình nghiệp vụ tổng thể – Tài liệu này có thể mô tả bằng lời nhưng thông thường thì là sơ đồ hình vẽ. Tài liệu này mô tả các quy trình và các bước xử lý tuần tự ở mức tổng quan về cách thức vận hành, phối hợp giữa các khâu để đạt được mục tiêu kinh doanh. Trên sơ đồ cũng thể hiện các bên liên quan cho từng khâu phối hợp.

Với việc hiểu các thuật ngữ, hiểu bức tranh toàn cảnh về quy trình nghiệp vụ và các chu trình xử lý công việc ở mức tổng quan sẽ là cơ sở vững chắc để một Business Analyst lên kế hoạch thực hiện các công việc chi tiết và đầy đủ cho từng khâu trong mô hình nghiệp vụ.

Bạch Vân – APEX Global Corporation

APEX Global thường xuyên tổ chức khoá đào tạo về Business Analysis Professional. Bạn có thể tham khảo lịch đào tạo ở link Public Training Schedule. Hoặc đọc thêm các bài viết về phân tích nghiệp vụ của chúng tôi ở tag Business Analysis, hoặc phát triển yêu cầu kỹ thuật ở tag Requirement Engineering. Để được tư vấn thêm về khoá đào tạo bạn hãy gọi vào số điện thoại (+84-8) 6271 8187 hoặc email đến info@apexglobal.com.vn