Hotline

0963 801 047
Apex Global
ACADEMY FOR PROFESSIONAL EXCELLENCE

Cách Product Owner làm việc với các bên liên quan trong Scrum

2020-10-27  (990)

Là Product Owner của một dự án Scrum, bạn là cầu nối giữa doanh nghiệp và những người xây dựng. Công việc của bạn là đảm bảo cả các bên liên quan và Nhóm Scrum có được những gì họ cần để thành công. Tìm hiểu cách bạn có thể hợp tác với các bên liên quan trong Scrum để giúp Nhóm Scrum của bạn mang lại giá trị tối đa.

1.Các bên liên quan của bạn trong Scrum là ai?

Với tư cách là Product Owner, bạn có thể coi các bên liên quan như bất kỳ ai quan tâm hoặc có ảnh hưởng đến sản phẩm. Đây là những người sẽ giúp bạn khám phá, phát triển, phát hành, hỗ trợ và quảng bá sản phẩm. Chúng bao gồm:

  • Khách hàng
  • Những người ra quyết định chính trong tổ chức của bạn
  • Nhà tài trợ dự án
  • Những đồng nghiệp làm việc cùng và hiểu khách hàng của bạn
  • Những người từ từng bộ phận của doanh nghiệp cần thiết để cung cấp sản phẩm
  • Các bên bên ngoài như nhà tài trợ hoặc cơ quan quản lý.

2.Đặt kỳ vọng cho sản phẩm và quy trình Scrum

Nếu tổ chức của bạn chưa hiểu rõ về Agile và Scrum, hãy đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan hiểu lý do tại sao bạn làm việc theo cách đó và điều gì mang lại lợi ích cho họ. Cho họ biết:

  • Làm thế nào và những gì bạn sẽ giao tiếp
  • Những gì các sản phẩm và đồ tạo tác sẽ là
  • Những cuộc họp hoặc sự kiện họ có thể tham dự
  • Mức độ tương tác của họ, bao gồm: những gì bạn sẽ muốn từ họ, khi nào, trong bao lâu

Để các bên liên quan chính tham gia vào quá trình khám phá mang lại cho họ trải nghiệm trực tiếp về quá trình và đầu vào của sản phẩm.

3.Trao quyền – điều quan trọng bạn cần từ các bên liên quan

Sự khác biệt chính giữa các dự án Scrum thành công và không thành công nằm ở việc PO được trao quyền như thế nào.

Với sự trao quyền đi kèm:

  • Thời gian
  • Thẩm quyền
  • Tầm nhìn.

Bạn càng có nhiều thời gian dành cho nhóm Scrum, bạn có quyền đưa ra quyết định nhanh chóng và khả năng thúc đẩy Tầm nhìn của bạn, thì dự án càng có khả năng thành công. Bởi vì Scrum dựa vào sức mạnh của các nhóm tự tổ chức, nó hoạt động tốt nhất khi Product Owner cũng là người tự định hướng thay vì trở thành người dẫn dắt – và chờ đợi – các quyết định do người khác đưa ra.

Mặc dù điều quan trọng đối với PO là người quyết định, ngay cả khi bạn đã được trao quyền, điều đó không phải lúc nào cũng dễ dàng. Bạn thường sẽ có nhiều bên liên quan có nhiều ý tưởng hơn về sản phẩm của bạn. Nếu bạn không lắng nghe, bạn sẽ bỏ lỡ cơ hội và mất quyền mua. Nếu bạn lắng nghe mọi người, bạn sẽ tạo ra một sản phẩm cố gắng trở thành tất cả mọi thứ cho tất cả mọi người và như vậy sẽ làm hài lòng không ai cả.

Để giúp kiểm soát căng thẳng này:

  • Dành thời gian để nói chuyện với các bên liên quan của bạn
  • Ghi lại thông tin đầu vào của họ để họ thấy rằng họ đã được lắng nghe (ví dụ: thông qua Backlog)
  • Dựa trên quyết định của bạn về mức độ tốt của các đề xuất giúp cung cấp Tầm nhìn
  • Đưa ra quyết định nhanh chóng để bạn không làm chậm Nhóm Scrum.

4.Chuẩn bị cho Sự kiện Sprint

Là Product Owner, bạn thường muốn các bên liên quan cung cấp cho bạn thông tin đầu vào về Backlog. Việc đặt trước để thu thập thông tin đầu vào này trước khi bạn có các cuộc họp Lập kế hoạch và Sàng lọc Sprint với Nhóm Scrum sẽ rất hữu ích.

Một Sự kiện Scrum mà các bên liên quan có thể tham dự là Sơ kết Sprint. Đây là cơ hội để họ theo dõi tiến trình và cung cấp phản hồi. Đó cũng là cơ hội để bạn chứng minh giá trị mà bạn đang mang lại (không chỉ các tính năng bạn đã xây dựng mà còn là kết quả bạn đạt được). Vì mọi người, đặc biệt là Người chơi, có xu hướng bận rộn nên việc xem trước Bài đánh giá trong lịch của họ sẽ rất hữu ích.

5.Lập biểu đồ cho con đường phía trước với một Lộ trình Sản phẩm

Để giúp bạn dễ dàng hơn trong việc truyền đạt các kế hoạch tương lai về sản phẩm cho các bên liên quan và Nhóm Scrum, việc này sẽ giúp bạn vạch ra kế hoạch của mình.

Tập trung vào Lộ trình của bạn vào các mục tiêu mà mỗi bước trong kế hoạch của bạn nhằm đạt được giúp bạn dễ dàng cho các bên liên quan thấy lợi ích của việc đầu tư thời gian và tiền bạc. Nó cũng cung cấp cho Nhóm Scrum của bạn động lực cho từng giai đoạn và cơ hội để suy nghĩ trước.

6. Xây dựng lượt mua vào

Phần lớn công việc của Product Owner là xây dựng hoạt động mua vào với dự án. Điều tuyệt vời là Scrum và Agile giúp bạn điều này.

Bởi vì bạn tập trung vào việc thường xuyên cung cấp các giải pháp làm việc, bạn có thể thường xuyên chứng minh giá trị của sản phẩm và dự án. Mỗi Sprint bạn có một bản Đánh giá trong đó bạn không thể chỉ cho các bên liên quan biết những gì bạn đã đạt được mà bạn có thể cho họ thấy.

Scrum ủng hộ giao tiếp mặt đối mặt. Điều này giúp bạn trả lời các câu hỏi và đưa ra các hàm ý trong thời gian thực chứ không phải là thông qua những thứ như email hoặc báo cáo.

Trong công việc khám phá của mình, bạn tập trung vào kết quả chứ không phải tính năng, giúp bạn đưa ra Tầm nhìn đầy cảm hứng thúc đẩy tổ chức.

Hình ảnh lớp học tại Apex Global

Trên đây là một số hướng dẫn để Product Owner làm việc với các bên liên quan trong dự án Scrum. Ngoài ra, bạn có thể tham gia khóa học Professional Product Owner của Apex Global để có một bức tranh toàn diện và cụ thể hơn về những gì PO cần làm để hướng đến những giá trị mà tổ chức kỳ vọng.

Hạnh Phan – Team tư vấn đào tạo của Apex Global

(Nguồn tham khảo ở một số trang Product Owner trên thế giới)