Hotline

0963 801 047
APEX Global
ACADEMY FOR PROFESSIONAL EXCELLENCE

Cách Business Analyst áp dụng Kỹ thuật Phân tích Tài liệu hiệu quả

2016-10-27  (2973)

Business Analyst là một trong những nghề tiếp xúc với nhiều loại tài liệu khác nhau tài liệu kinh doanh tài liệu liên quan đến dự án, đến tài liệu hệ thống mà ở đó đòi hỏi một người BA chuyên nghiệp phải phân tích được đâu là những thông tin liên quan đến dự án của mình. Tất cả các thông tin mà các bên liên quan cung cấp cho bạn chưa hẵn là đầy đủ, thống nhất, đôi  khi sẽ bị trùng lặp với nhau.

ky-thuat-phan-tich-tai-lieu

Phân tích tài liệu là công việc đòi hỏi người Business Analyst phải đưa ra cách tiếp cận phù hợp để thu thập được nhiều thông tin có giá trị, đúng bối cảnh của dự án. Đó là một thách thức không nhỏ đối với các dự án CNTT lớn. Vậy ở vai trò Business Analyst thì bạn có thấy rằng mình đã áp dụng kỹ thuật phân tích tài liệu một cách hiệu quả nhất chưa?

Đọc thêm: Bạn có phải là một IT Business Analyst chuyên nghiệp?

Và theo đây là cách mà một Business Analyst chuyên nghiệp áp dụng các kỹ thuật chuyên nghiệp vào dự án.

Kỹ thuật phân tích tài liệu gồm có các bước như sau:

1. Chuẩn bị

Việc chuẩn bị luôn là bước cần thiết để đảm bảo sự thành công của bất kỳ công việc nào. Với Business Analyst trong dự án thì những công việc cần chuẩn bị là:

  • Xác định tài liệu nào đã có sẵn, đang lưu trữ ở đâu hoặc đang được lưu giữ bởi ai
  • Xác định tài liệu có sẵn nào là liên quan đến dự án hoặc có liên quan với nhau, tài liệu nào được cập nhật mới nhất, tài liệu nào đã được duyệt bởi những người chịu trách nhiệm và tài liệu nào đáng tin cậy.
  • Xác định nội dung tài liệu nào có thể hiểu được hoặc không hiểu được, có thể dễ dàng chuyển tải đến những bên liên quan khi cần thiết.

Công việc chuẩn bị tốt sẽ giúp Business Analyst hình dung được những thông tin nào là hiện hữu, ước lượng thời gian cần thiết để phân tích, hoặc tiếp tục liên hệ với các bên liên quan để thu thập thêm tài liệu và tiết kiệm thời gian cho công việc của mình, lẫn thời gian cho các bên liên quan.

2. Phân tích và đánh giá tài liệu

Sau khi Business Analyst thu thập được các tài liệu có sẵn liên quan đến dự án thì công việc phân tích và đánh giá các tài liệu là cần thiết. Thách thức lớn nhất là người làm nghiệp vụ hoặc người dùng cuối luôn nghĩ rằng tài liệu họ đang nắm giữ là cần thiết cho dự án của bạn, và đôi khi họ sẽ gởi nguyên một bộ tài liệu cho bạn và làm cho bạn tốn nhiều thời gian để phân loại chúng. Do đó các bước bạn cần phân tích và đánh giá tài liệu đang có một cách hiệu quả là:

  • Tiến hành đánh giá chi tiết và phân chia khu vực, hoặc phân loại thông tin cho mỗi chủ đề, hoặc khu vực nghiệp vụ liên quan đến dự án của bạn.
  • Thiết lập 1 file tổng hợp nghi lại thông tin bao gồm: chủ đề, nguồn, loại thông tin, đính kèm tài liệu gốc. Bước này giúp bạn có cái nhìn tổng thể về một bức tranh lớn với số tài liệu mà bạn đang cần phân tích và đánh giá.
  • Ghi nhận lại bất kỳ vấn đề nào cần phải theo dõi, hoặc có những hành động kế tiếp cho mỗi tài liệu cần được đánh giá.
  • Xác định và nghi nhận bất kỳ thông tin nào trùng lặp, hoặc mâu thuẫn với nhau. Bước này sẽ giúp bạn dễ dàng liên hệ với các bên liên quan để làm rõ thông tin.
  • Ghi nhận bất kỳ lỗ hỏng thông tin và những giới hạn liên quan đến từng chủ đề trong dự án.

Việc phân tích đánh giá tài liệu đang có giúp bạn có cái nhìn bức tranh tổng thể rõ ràng về thông tin đang có sẵn, thông tin chưa có sẵn để tìm kiếm sự hỗ trợ của các bên liên quan, hoặc giúp các bên liên quan đưa ra hành động cụ thể để làm rõ thông tin bị trùng lặp hoặc có mâu thuẫn. Bên cạnh đó bước phân tích đánh giá cần thiết sẽ giúp bạn có cơ sở tìm được các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề trong dự án lớn mà bạn đang giải quyết.

Đọc thêm: Những kỹ năng cần có cho Business Analyst mới vào nghề

3. Ghi nhận kết quả phân tích

Khi thông tin được gợi ra thông qua phân tích tài liệu thì Business Analyst cần phải xem xét:

  • Nội dung thông tin hoặc cấp độ chi tiết chỉ phù hợp với những đối tượng cụ thể.
  • Cần mô hình hoá thông tin thu thập được (nếu thấy cần thiết) chẳng hạn như: biểu đồ, luồng thông tin, mô hình,… để giúp các bên liên quan hiểu dự án dễ dàng và hỗ trợ xác nhận thông tin.

Việc ghi nhận và trình bày kết quả phân tích đòi hỏi người Business Analyst đưa ra được cách biểu diễn thông tin phù hợp với từng góc nhìn khác nhau của các bên liên quan. Mô hình hoá là cách mà các Business Analyst nhiều kinh nghiệm ưa dùng. Cách làm này sẽ giúp thông tin được rõ ràng, và xây dựng được sự chuyên nghiệp trong mắt của các bên liên quan.

Tuỳ theo cấp độ của dự án CNTT mà chuyên gia Business Analyst tiếp cận các loại tài liệu khác nhau.

  • Các loại tài liệu liên quan đến kinh doanh phổ biến là: Các tài liệu chính sách, tài liệu quy trình, tài liệu hướng dẫn sử dụng, sơ đồ tổ chức, mục tiêu của doanh nghiệp, quy trình nghiệp vụ, kế hoạch kinh doanh, phù hợp với các quy định về luật pháp,…
  • Các loại tài liệu liên quan đến dự án phổ biến là: Các tài liệu nghiệp vụ, bản đề xuất, bản phân tích chi phí, bản kế hoạch dự án, các kết quả đánh giá từ khách hàng về sản phẩm dịch vụ, tiêu chuẩn kỹ thuật,…
  • Các loại tài liệu liên quan đến hệ thống phổ biến là: Các tài liệu hướng dẫn thiết kế kỹ thuật, tài liệu ghi nhận lỗi của hệ thống, tài liệu hướng dẫn hệ thống, tiêu chuẩn kỹ thuật liên quan,…

Đọc thêm: Những lý do để bắt đầu với nghề Business Analyst

Việc áp dụng kỹ thuật hiệu quả sẽ giúp bạn tối ưu hoá thời gian và thu thập được thông tin cần thiết. Kỹ thuật này không chỉ áp dụng Business Analyst mà còn áp dụng hiệu quả cho các vài trò như Project Manager, IT Manager, PMO.

-Tuỳ Phong – APEX Global Corporation-